Nadie quiere trabajar hoy en día. Y es fácil ver por qué. Correos electrónicos interminables, archivos adjuntos en todos los formatos posibles y formularios que necesitan comprobación manual pueden hacer que hasta el empleado más motivado se pregunte si tiene sentido.
En la otra cara de la moneda está la seductora promesa de los Agentes de IA. Proponen un mundo en el que las tareas repetitivas y monótonas se gestionan automáticamente, y los humanos intervienen sólo para las decisiones que requieren un verdadero juicio. Pero, ¿es esta visión realista o sólo un sueño brillante?
Resulta que ya está ocurriendo. Los Agentes de IA pueden leer facturas, extraer datos clave de los contratos, señalar incoherencias e incluso hacer un seguimiento con colegas o proveedores cuando falta algo. No se cansan, ni pierden archivos, ni se olvidan de volver a comprobar los totales. Los humanos siguen supervisando el proceso, pero su papel pasa de estar enterrados en papeleo a tomar decisiones que realmente necesitan inteligencia humana.
Contenido
- Funciones básicas de los agentes de IA para la automatización del tratamiento de documentos
- Agentes Graip.AI: Tipos y funciones
- Enfoque de implementación: Escalado gradual de los agentes de IA
- Taller de IA: Co-creando tu Plan de Automatización
- El siguiente paso en el tratamiento inteligente de documentos
Funciones básicas de los agentes de IA para la automatización del tratamiento de documentos
La magia de los Agentes de IA proviene de que hacen algo más que leer documentos. Leen, comprenden, actúan y mejoran con el tiempo. Graip.AI organiza la automatización en Tareas Fundamentales, Asistentes de IA Preconstruidos (paquetes de agentes para funciones de extremo a extremo) y Agentes de IA Personalizados, ofreciendo soluciones prácticas de IA para procesos con gran carga de documentos, al tiempo que deja que los humanos definan los objetivos que completa cada agente.
Estas funciones básicas representan las tareas fundamentales que realizan los agentes de IA y por qué son importantes:
1. Lee
Los Agentes Graip.AI están diseñados para gestionar documentos empresariales. Pueden procesar PDF, documentos de Word, hojas de Excel e incluso correos electrónicos con archivos adjuntos dentro de un único flujo de trabajo, entendiendo cómo se conectan. El agente identifica la información clave en estos formatos, la extrae y la prepara para el siguiente paso.
Ejemplo: Un agente de incorporación, por ejemplo, puede consolidar los datos de un contrato firmado en PDF, una lista de precios adjunta en Excel y el historial de negociaciones de un correo electrónico de apoyo. Captura automáticamente los datos correctos del cliente, los niveles de precios y las condiciones especiales sin necesidad de copiarlos manualmente.
2. Clasifica
La clasificación garantiza que cada documento se clasifique instantáneamente y se envíe al flujo de trabajo adecuado. El agente puede identificar y dirigir automáticamente diversos documentos (facturas, pedidos de compra, presupuestos y ofertas) a su destino adecuado, ya sea contabilidad, ventas o compras. También gestiona situaciones complejas, como dividir una sola factura entre varios centros de costes (uno a muchos) o agregar varios formularios para la incorporación de un nuevo empleado (muchos a uno).
Ejemplo: En un proceso de cuentas a pagar con varios proveedores, el agente de IA puede distinguir si un PDF entrante es una factura de un proveedor, una nota de crédito o un informe de gastos, asegurándose de que se encamina automáticamente al flujo de trabajo de aprobación y contabilidad correcto.
3. Extraer y validar
Los Agentes Graip.AI utilizan modelos propios de aprendizaje automático para extraer de forma fiable detalles como números de factura, nombres de proveedores, partidas y totales, incluso de diseños desordenados o poco convencionales. A continuación, la validación coteja esta información, asegurándose de que los números cuadran, los totales coinciden y cualquier discrepancia se detecta antes de que pueda causar un problema.
Ejemplo: Al procesar una factura, el agente de IA puede extraer con precisión el nombre del proveedor y las partidas independientemente de la plantilla única del proveedor. A continuación, valida automáticamente que el subtotal, los impuestos y el total general sean matemáticamente correctos, marcando cualquier incoherencia para su revisión.
4. Busca en
Los Agentes de IA pueden consultar tus repositorios de documentos para encontrar registros relevantes y realizar tareas complejas de recopilación de información. Entienden el contexto y pueden extraer documentos de apoyo de múltiples ubicaciones de almacenamiento o aplicaciones en la nube para compilar un paquete completo. Si falta información, el Agente puede incluso enviar una solicitud cortés y automatizada a la persona adecuada y actualizar los registros cuando llegue.
Ejemplo: Una consulta de “Mostrar todos los contratos firmados desde el 1er trimestre de 2025 para el proveedor X” devuelve los documentos exactos. El agente también proporciona un contexto crucial (como firmantes y aprobaciones) y reúne toda la correspondencia relacionada en un único paquete auditable.
5. Recoge
La Recogida automatiza la recopilación de documentos de una amplia gama de fuentes, como almacenamiento en la nube, correos electrónicos, API y sistemas de terceros. El agente garantiza la integridad identificando y solicitando proactivamente cualquier elemento que falte.
Ejemplo: El agente de incorporación extrae todos los documentos necesarios del correo electrónico y del sistema de carpetas de un cliente, comprueba que todo esté presente y envía automáticamente una solicitud de los elementos que falten.
6. Confirma
Para la mayoría de los procesos, los Agentes de IA funcionan de forma totalmente autónoma, proporcionando resultados directamente a los sistemas conectados. La función de Confirmación se reserva para las decisiones de alto riesgo en las que el juicio humano es esencial, como las acciones que podrían implicar pérdidas financieras, riesgo normativo o impacto en la reputación.
Ejemplo: Antes de contabilizar una factura en el ERP, el Agente AP hará una pausa y solicitará la confirmación del gestor si el valor total supera un umbral de aprobación predefinido.
7. Responde
Los agentes cierran el bucle comunicando los resultados directamente a tu flujo de trabajo. Pueden enviar correos electrónicos de notificación, generar informes detallados o actualizar registros en sistemas conectados como tu ERP o CRM.
Ejemplo: Tras procesar un lote de facturas, el Agente de RA notifica automáticamente al equipo financiero los pagos pendientes y genera un resumen visual de los importes pendientes para la revisión semanal.
8. Crear salida / Transformar
Para garantizar la compatibilidad con cualquier proceso posterior, los agentes pueden transformar y estructurar los datos extraídos en diversos formatos estándar.
Ejemplo: Los datos contractuales extraídos pueden exportarse instantáneamente como un CSV limpio para un análisis de hoja de cálculo, un informe Excel formateado para las partes interesadas, o como JSON/XML para alimentar otra aplicación empresarial.
9. Conciliar / Comparar
Los agentes realizan una supervisión crítica comparando múltiples fuentes de datos para identificar discrepancias, incoherencias o errores. Ayudan a resolver problemas proponiendo resoluciones y haciendo un seguimiento del resultado.
Ejemplo: Un agente interventor identifica automáticamente desajustes entre los pedidos de compra y las facturas recibidas, redacta correos electrónicos de aclaración a los proveedores y hace un seguimiento de las respuestas para sugerir acciones correctivas.
Agentes Graip.AI: Tipos y funciones
Graip.AI ofrece un ecosistema de más de 50 agentes inteligentes diseñados para automatizar procesos con gran carga documental en todos los sectores y departamentos. Para que la implantación sea rápida y escalable, estos agentes se agrupan en tres tipos de soluciones, cada una de las cuales aborda la automatización desde una perspectiva diferente.
Packs industriales
Colección preconfigurada de agentes de IA diseñados para hacer frente a los retos y normativas específicos de cada sector. Cada paquete incluye agentes que comprenden los flujos de trabajo, las normas de
Paquetes de departamentos
Conjunto específico de agentes de IA creados para ayudar a los equipos de finanzas, ventas, jurídico y compras. Cada paquete se centra en los flujos de trabajo diarios y en los puntos débiles recurrentes de una función empresarial específica, ayudando a los equipos a automatizar la gestión rutinaria de documentos, las aprobaciones y los informes, manteniendo al mismo tiempo procesos coherentes en toda la organización.
Paquetes de procesos
Ecosistema de agentes de IA de extremo a extremo diseñado para flujos de trabajo complejos que abarcan varios departamentos. Paquetes de procesos como Cuentas a Pagar, Cotización a Caja y Gestión de Cumplimiento y Contratos conectan cada paso del proceso, desde la admisión de documentos hasta la aprobación final, garantizando una ejecución transparente y precisa.
Cada paquete puede implementarse utilizando dos tipos de agentes Graip.AI: preconstruidos y personalizados. Los agentes preconstruidos están listos para desplegarse y se adaptan fácilmente a tus reglas y estructuras de datos, mientras que los agentes personalizados se desarrollan junto con tu equipo para flujos de trabajo únicos o altamente especializados. En ambos casos, tu automatización se adapta a tu negocio, no al revés.
Enfoque de implementación: Escalado gradual de los agentes de IA
Para garantizar una integración fluida y satisfactoria, los expertos de Graip.AI abogan por una estrategia de despliegue por fases, perfeccionada mediante implantaciones probadas en el mundo real.
- Mes 1: Despliega el primer agente en un entorno controlado para probar los tipos de documentos y las reglas de negocio.
- Mes 2: Lleva al agente a la plena producción con supervisión humana.
- Mes 3-6: Despliega gradualmente agentes adicionales para otros flujos de trabajo basándote en el éxito demostrado.
- Optimización continua: Mantén a los agentes al máximo rendimiento mediante el aprendizaje y la adaptación continuos.
Este enfoque garantiza resultados mensurables sin abrumar a los equipos, fomentando la confianza en la IA y creando una capacidad organizativa sostenible.
Taller de IA: Co-creando tu Plan de Automatización
El plan de implantación por fases plantea la pregunta: ¿cómo identificar el flujo de trabajo adecuado para pilotar y diseñar un agente que ofrezca un ROI tangible?
Este es el propósito exacto de los Talleres de IA de Graip.AI. Más que una simple sesión introductoria, este taller es un sprint estratégico de colaboración. Trabajamos con tu personal clave para mapear tus flujos de trabajo documentales específicos, identificar los puntos débiles de mayor impacto y cuantificar las posibles ganancias de eficiencia.
El resultado es un anteproyecto de automatización a medida. Se trata de un plan claro y priorizado que define el primer agente piloto, sus métricas de éxito y sus puntos de integración. Esto garantiza que tu camino hacia la automatización de la IA se construya sobre una base de claridad y alineación estratégica, no sólo tecnológica.
Para convertir este proyecto en realidad, los agentes de Graip.AI están diseñados para integrarse con tu pila tecnológica existente, incluidas las principales plataformas como SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce y Google Workspace. El resultado es un agente adaptado a tus necesidades que se integra directamente en tu pila tecnológica actual, aportando valor desde el primer día sin necesidad de un gran proyecto informático.
El siguiente paso en el tratamiento inteligente de documentos
Dentro de diez años, procesar documentos manualmente se parecerá a lo que es hoy utilizar un fax: una reliquia estrafalaria e ineficiente. Por eso la cuestión no es si los Agentes de IA se convertirán en la norma, sino cuán por delante de tus competidores estarás si los adoptas ahora mismo.
Integrando los agentes Graip.AI, tu equipo evita quedar enterrado en papeleo mientras los demás se esfuerzan. Liberados de tareas repetitivas, tus empleados pueden centrarse en impulsar el crecimiento: analizar las tendencias de ventas para detectar nuevas oportunidades, negociar mejores condiciones con los proveedores y cultivar relaciones con los clientes que generen una fidelidad duradera.
Aunque todavía se desconoce mucho sobre el futuro, una verdad ya está clara: el futuro pertenece a los automatizados.