De lento a rápido: El impacto de la AI en la eficiencia del ciclo de ventas

El reloj avanza, los acuerdos penden de un hilo y tu equipo de ventas corre contra la arena que se desliza por el reloj de arena. Un ciclo de ventas largo puede ser tan frustrante como costoso. Mientras navegan entre productos complejos, múltiples partes interesadas y ciclos presupuestarios, los profesionales de las ventas se encuentran a menudo enredados en una red de negociaciones interminables. El clima económico en constante evolución y el panorama competitivo no facilitan este viaje. Además, la gestión del cambio dentro de una organización puede parecer a veces como intentar dirigir un barco a través de un mar turbulento.

Pero, ¿y si te dijéramos que hay un faro de esperanza que atraviesa los procelosos mares de las ventas? Viene en forma de tecnología de AI. Promete no sólo ciclos de venta más cortos, sino más eficaces y eficientes.

Para demostrar cómo las herramientas de AI pueden agilizar el ciclo de ventas, Graip.AI organizó recientemente un seminario web en el que participaron expertos del sector, Sergey Jermakov (Director de Operaciones) y Karyna Mihalevich (Directora de Producto), procedentes tanto del ámbito empresarial como del informático. En este blog, destacaremos los puntos clave de este seminario web, proporcionándote información valiosa sobre cómo aprovechar las herramientas de AI existentes para mejorar tus procesos de ventas, impulsar la eficiencia y aumentar la rentabilidad de tu empresa.

¿Qué frena tus ventas?

En ventas, uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas es la duración de sus ciclos de venta. Estos ciclos pueden ser bastante complejos y estar llenos de diversos detalles, que pueden afectar al rendimiento global de una empresa. Para afrontar este reto, es vital examinar más de cerca los factores responsables de estos ciclos prolongados. Podemos dividir estos factores en tres categorías principales: externos, internos y tecnológicos.

Factores externos

1. Complejidaddel producto: La complejidad de un producto desempeña un papel importante en el alargamiento del ciclo de ventas. Cuando a los clientes se les presentan ofertas complejas, naturalmente les lleva más tiempo evaluar y comprender los productos. Esta fase de evaluación a menudo puede ralentizar la toma de decisiones.

2. Múltiples partes interesadas: En muchos escenarios empresariales, las decisiones se ven influidas por numerosas partes interesadas dentro de una organización. Alinear las opiniones y decisiones de estas partes interesadas internas puede ser un proceso que lleve mucho tiempo, ya que implica coordinar diversas perspectivas y prioridades.

3. Ciclos Presupuestarios: Los clientes suelen ajustarse a ciclos presupuestarios, y estos ciclos pueden convertirse en obstáculos en el proceso de venta. En muchos casos, los clientes deben justificar sus inversiones dentro de ciclos presupuestarios predefinidos, lo que provoca retrasos en las decisiones de compra.

4. Clima económico: El siempre cambiante panorama económico también influye. Las incertidumbres y fluctuaciones económicas pueden hacer que los clientes tarden más en asumir compromisos financieros.

5. Panorama competitivo: En un entorno competitivo, evaluar las propuestas de múltiples proveedores se convierte en un asunto que lleva mucho tiempo. Los clientes tienen que comparar cuidadosamente varias ofertas, lo que naturalmente puede alargar el ciclo de ventas.

6. Gestión del cambio: La resistencia al cambio es inherente a la mayoría de las personas. El proceso de implantación de un nuevo producto o servicio suele requerir una gestión del cambio que, si no se gestiona con eficacia, puede prolongar el ciclo de ventas.

Factores internos

1. Conocimiento del producto: Los equipos de ventas deben poseer un conocimiento exhaustivo del producto. Es esencial comprender las necesidades del cliente y ser capaz de posicionar el producto en consecuencia. Sin esta comprensión, los ciclos de venta pueden alargarse.

2. Proceso de ventas: Los procesos de venta eficientes, con criterios claros de entrada y salida para cada etapa, son fundamentales. Cuando los vendedores se desvían de estos procesos, pueden producirse retrasos en el avance del acuerdo de una fase a otra.

3. Alineación con Marketing: La coherencia en los mensajes transmitidos a través de los canales de marketing y ventas es fundamental. Cuando estos mensajes no están alineados, pueden crear confusión y alargar los ciclos de venta.

4. Formación continua: Mantener la competitividad en el mercado requiere formación continua. No impartir formación periódica a los equipos de ventas puede obstaculizar su capacidad para rendir con eficacia.

Factores tecnológicos

1. Complejidad del producto: Utilizar la tecnología para apoyar los ciclos de venta es esencial. Por ejemplo, los sistemas que ayudan a los vendedores con las configuraciones de los productos son inestimables para reducir los retrasos en las propuestas.

2. Falta de colaboración: Las herramientas y prácticas de colaboración eficaces son cruciales, especialmente cuando las configuraciones complejas requieren validación con otros departamentos, como el de fabricación.

3. Tareas repetitivas: Las tareas repetitivas dentro del proceso de venta pueden ralentizarlo sustancialmente, sobre todo cuando no hay tecnología o ésta está infrautilizada. Por ejemplo, los equipos de ventas deben recolectar manualmente las propuestas a partir de varias fuentes y diversos documentos, como consolidar el catálogo de productos y los precios a partir de hojas de cálculo y recopilar información de productos dispersa en varios PDF.

4. Datos y análisis: Tener acceso a datos históricos y análisis perspicaces es una piedra angular para la eficacia de las ventas. Comprender el historial de compras y las preferencias de un cliente ayuda a agilizar el proceso de venta.

5. Problemas de integración: Los problemas de integración suelen dar lugar a la introducción de datos redundantes y molestos en varios sistemas, lo que contribuye a retrasar el ciclo de ventas.

6. Tasa de adopción de herramientas: Aunque se disponga de herramientas tecnológicas, la eficacia del ciclo de ventas puede verse mermada si el equipo de ventas no adopta y utiliza plenamente las herramientas disponibles.

Ahora y después: El impacto de la AI en los ciclos de ventas

“Según Forbes, los representantes de ventas dedican sólo el 34% de su tiempo a vender. Por ejemplo, si tenemos en cuenta el proceso específico de preparación de una propuesta, suelen tardar entre 17 y 33 horas en completarla”, explica Sergey Jermakov, COO de Graip.AI. Esto significa que los representantes de ventas a menudo se enredan en tareas repetitivas, y con herramientas de automatización, su rendimiento puede mejorar significativamente.

Ahora, exploremos varias fases críticas que desempeñan un papel fundamental en la configuración del resultado final y cómo la AI puede automatizar este proceso específico dentro del ciclo de ventas integral.

1. Solicitud del cliente

El proceso comienza con la solicitud de un cliente de productos o servicios específicos. Los clientes pueden expresar sus requisitos a través de diversos medios, que van desde simples correos electrónicos en los que se enumeran los productos deseados hasta documentos más complejos, como solicitudes de propuestas (RFP) o solicitudes de presupuesto (RFQ), que contienen especificaciones detalladas.

Con la ayuda de la AI, esta fase de iniciación es mucho más eficaz. Las herramientas de AI son expertas en la ingesta de documentos, en la que leen e interpretan los distintos formatos de las solicitudes de los clientes. Identifican las partidas cruciales, que representan esencialmente los productos que desea el cliente. A continuación, la AI conecta estas partidas con el catálogo de productos y los datos históricos para una comprensión global.

2. Selección y configuración del producto

Tras la recepción e interpretación de las solicitudes de los clientes, el siguiente paso consiste en configurar la oferta de productos. Este paso es crucial para alinear el producto o servicio con las necesidades específicas del cliente. Determinar estrategias de precios relevantes que puedan aumentar las posibilidades de ganar el trato es también un componente vital en esta fase.

La AI desempeña un papel sustancial en esta fase. Mapea las partidas identificadas con el catálogo de productos disponible, los datos históricos y otra información pertinente. Una vez creada la lista de productos y validada por el equipo de ventas, la AI ayuda a aplicar los precios adecuados. Tiene en cuenta múltiples parámetros, como el análisis de precios de la competencia, la información logística y los descuentos ofrecidos al cliente.

3. Fijación de precios y presupuestos

La fijación de precios y presupuestos son pasos complicados en el ciclo de ventas. En esta fase se establecen las estrategias de precios, los descuentos y otros detalles financieros. Se genera un presupuesto bien estructurado para presentarlo al cliente.

La AI simplifica este paso agilizando la creación de presupuestos y facilitando el proceso de negociación. La información adicional sobre productos o servicios y los posibles descuentos se incorporan sin problemas al presupuesto para satisfacer las expectativas del cliente.

4. Negociación de propuestas

La negociación de la propuesta es la fase en la que los equipos de ventas interactúan con los clientes para afinar los detalles, negociar las condiciones y llegar a un consenso. Esta fase suele implicar una comunicación de ida y vuelta para responder a las preguntas y preocupaciones de los clientes.

La AI no negocia directamente con los clientes, pero desempeña un papel fundamental al proporcionar a los equipos de ventas los datos y la información necesarios para facilitar unas negociaciones eficaces. Garantiza que los equipos de ventas estén bien informados y equipados para satisfacer las expectativas de los clientes.

5. Cumplimiento

Una vez que el cliente aprueba el presupuesto, el siguiente paso es crear un pedido de venta e iniciar el cumplimiento. Se procesa el pedido del cliente y se le entrega el producto o servicio.

La AI contribuye significativamente al proceso de cumplimiento agilizando la extracción, clasificación y validación de datos. Garantiza que la información se traslade sin problemas a los sistemas backend, como ERP, CRM o CPQ, que gestionan los procedimientos de creación y cumplimiento de pedidos.

El papel de la AI en la mejora del ciclo de ventas

Graip.AI, como ejemplo de inteligencia artificial, posee la capacidad de identificar y manejar una amplia gama de formatos de datos de documentos. No importa si los datos son estructurados, semiestructurados o completamente desestructurados, la AI puede manejarlos con eficacia. Tanto si los datos llegan en PDF, hojas de cálculo de Excel u otros formatos, la AI puede capturarlos e interpretarlos.

La AI facilita la lectura y clasificación de estos datos, para posteriormente extraerlos, validarlos y enriquecerlos según sea necesario. También puede realizar una verificación humana cuando sea necesario, garantizando la exactitud y calidad de los datos.

Además, la AI garantiza que los datos generados durante el proceso puedan utilizarse en los sistemas backend de la empresa, como ERP, CRM o CPQ. La facilidad de uso de la API del sistema permite que los datos se integren a la perfección con diversos sistemas de terceros. Esta flexibilidad en el tratamiento de los datos garantiza una transición más fluida de la información para las operaciones empresariales.

Como puedes ver por todo lo anterior, la automatización impulsada por la AI está cambiando los ciclos de ventas, revolucionando la forma en que las empresas gestionan las solicitudes de los clientes, la configuración de los productos, la fijación de precios, los presupuestos, la negociación y el cumplimiento. Agiliza estos procesos, acelera la toma de decisiones y mejora las interacciones con los clientes, lo que en última instancia conduce a una mayor eficacia y competitividad en el panorama empresarial.

Cómo transformar las ventas con el procesamiento inteligente de documentos impulsado por la AI

“En ventas, cada momento cuenta, y la capacidad de agilizar los procesos puede ser la diferencia entre cerrar un trato o perderlo. Estamos aquí para demostrar cómo una herramienta de Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) potenciada por IA, Graip.AI, puede transformar la forma de trabajar de los departamentos de ventas”, afirma Karyna Mihalevich, Directora de Producto de Graip.AI.

Ahora, exploremos ejemplos reales de cómo las herramientas cotidianas pueden funcionar con mayor eficacia y precisión una vez que se implanta en la organización una herramienta de PDI potenciada por AI.

Reconocimiento del correo electrónico: Transformar la comunicación

Los equipos de ventas se ven bombardeados cada día con un sinfín de correos electrónicos, desde consultas sobre precios y solicitudes de presupuesto hasta pedidos de compra. Graip.AI interviene para ayudar a categorizar y leer estos correos electrónicos, permitiendo una rápida extracción de información. Echemos un vistazo más de cerca a un ejemplo de Solicitud de Presupuesto (RFQ).

Dentro del cuerpo del correo electrónico, podemos detectar las características vitales, sus valores correspondientes y los productos solicitados. Graip.AI procesa esta información, produciendo resultados que pueden estructurarse para adaptarse a los requisitos de tu empresa. En este caso, vemos materiales, cantidades, dimensiones y tipos de producto.

Otro ejemplo es una orden de compra. Proporciona referencias a los pedidos y detalles sobre los productos, incluidos los precios. Con las capacidades de extracción de datos de Graip.AI, se revela la información, que abarca la cuenta, la dirección, el número de referencia, los detalles del producto, las cantidades, los precios y la divisa. Estas demostraciones muestran la destreza de Graip.AI en el reconocimiento de correos electrónicos y cómo simplifica la clasificación de datos de ventas vitales.

Reconocimiento de peticiones de oferta y automatización de la entrada de pedidos de venta: Un flujo de trabajo sin costuras

Ahora echemos un vistazo al reconocimiento de peticiones de oferta y a la automatización de la entrada de pedidos de venta. Aquí, un comercial puede importar eficazmente la solicitud de presupuesto de un cliente en formato PDF, gracias a Graip.AI. Este documento puede contener una carta de presentación, especificaciones comerciales y condiciones de pago.

Para validar los resultados reconocidos, se revisan minuciosamente los elementos del documento, incluidos los productos configurables con características y valores. Gracias a la integración de Graip.AI con sistemas ERP como S4HANA, los socios comerciales pueden seleccionarse de una lista desplegable. La dirección y la función de socio comercial se pueden ajustar cómodamente. Los detalles del producto están perfectamente organizados en columnas, que cubren aspectos como el nombre del producto, la norma, el almacén, el grado del material, el grosor, la anchura, la longitud, la cantidad y el precio.

Una vez validada la información y cotejados los registros de materiales con el sistema ERP, se inicia un proceso de creación de pedidos de venta sin costuras, que facilita eficazmente la transferencia de datos al sistema ERP.

Aclaración automatizada de requisitos: Racionalizar la comunicación

Ahora echemos un vistazo a la aclaración automatizada de requisitos, una función vital que simplifica la comunicación entre los departamentos de ventas y los clientes. A menudo, falta información crucial en las solicitudes de propuestas, peticiones de oferta u órdenes de compra, lo que requiere intercambios de ida y vuelta que llevan mucho tiempo. Graip.AI introduce un canal de comunicación directamente desde la solución para agilizar este proceso.

Volviendo a nuestro ejemplo de la petición de oferta, se puede redactar un nuevo mensaje para especificar la información que falta relacionada con el documento PDF. Los destinatarios se identifican fácilmente, y el cuerpo del correo electrónico puede personalizarse o seleccionarse entre plantillas predefinidas. Graip.AI permite incluso la creación de nuevas plantillas, ahorrando un tiempo valioso. Se incluye información sobre los detalles de los artículos que faltan, y se pueden añadir archivos adjuntos como referencia. Una vez que el correo electrónico está listo, se envía al cliente, y todo el hilo de comunicación se documenta dentro del documento para una transparencia total.

La función automatizada de aclaración de requisitos de Graip.AI simplifica el proceso, garantizando que nada se pierda en la traducción durante las negociaciones críticas.

Maximizar el ROI con AI en Ventas: Perspectivas del mundo real

A medida que las empresas tratan de optimizar sus ciclos de ventas, la AI ha surgido como una poderosa herramienta para acelerar varias fases del proceso. Aunque los beneficios teóricos de la AI son prometedores, el valor real se mide a través de resultados tangibles. Presentamos un análisis más detallado del ROI derivado de proyectos reales que aprovechan el Procesamiento Inteligente de Documentos potenciado por AI.

Aceleración 5X y más allá: Ganancias en el mundo real

Nuestro estudio sobre el ROI está firmemente basado en proyectos reales que están actualmente en marcha, y los resultados lo dicen todo. El aspecto más convincente de este estudio es la importante aceleración de las fases del ciclo de ventas.

En algunos casos, nuestros clientes fabricantes experimentaron una impresionante quintuplicación de la velocidad de los procesos. Pero la historia no acaba ahí. Para los clientes que manejan documentos extensos con miles de partidas, la aceleración se dispara aún más. En el ámbito de las peticiones de los clientes, se han registrado mejoras de hasta la asombrosa cifra de 100 veces.

Puedes pensar que la AI es un gasto más, pero en realidad es una inversión que te devuelve más de lo que pones. Nuestros proyectos reales han demostrado que por cada dólar gastado en AI, puedes esperar rendimientos de más del 300%. Pero no se trata sólo de ahorrar dinero, sino también de ser eficiente. La AI ha reducido los costes de las ventas en un 75%, permitiendo a las empresas conseguir más con menos recursos.

El tiempo es un recurso valioso, especialmente en las ventas. Nuestros proyectos han conseguido sistemáticamente un 80% de ahorro de tiempo. Esto significa que tu equipo de ventas puede centrarse en lo que mejor sabe hacer: cerrar tratos.

Lo más importante es que estos resultados dependen del contexto. El impacto en la cuenta de resultados de tu empresa depende de tus circunstancias particulares, tu estructura de costes y el volumen de documentos que procesas.

Perspectiva final

Hoy en día, es evidente que la AI ya está remodelando el mundo de las ventas. Es optimizar el ciclo de ventas, reducir los costes y acelerar los procesos. Desde las peticiones de los clientes hasta la configuración de los productos, los precios, los presupuestos, la negociación y la entrega, la AI está agilizando las operaciones, ahorrando tiempo y reduciendo costes. Con cifras de ROI superiores al 300% y una reducción de costes del 75%, la AI está demostrando su valía.

Gracias a la realización de numerosos proyectos de IDP, nos hemos dado cuenta de que aprovechar el potencial de la AI es mucho menos intimidante de lo que parece. Sólo requiere determinación y compromiso con el camino de la transformación digital. Cuanto antes asumas este compromiso, antes experimentará tu empresa un crecimiento sin precedentes.