Procesamiento de facturas con automatización. Mejorando la Precisión y la Velocidad

¿Te sientes abrumado por el papeleo o las limitaciones de tiempo?

Si es así, no eres el único. Muchos expertos coinciden en que la gestión de documentos es un proceso agotador y lento cuando se hace manualmente. Considerando las pruebas;

• El consumo medio anual de papel en Norteamérica es de 228.9 kilos.
• La tasa por presentar un documento es de 20 $, por localizar un expediente perdido es de 120 $ y por reproducir un documento es de 220 $.

Sin embargo, en la acelerada era actual, tiene que haber una forma mejor de hacer las cosas. Afortunadamente, existen programas de automatización de documentos como Graip.AI que pueden facilitar el proceso de gestión de documentos.

La automatización del procesamiento de facturas es una solución que elimina el estrés de emitir facturas, ya que está libre de errores en un 99%.

Con la automatización de facturas, puedes hacer un seguimiento de los pagos y gestionar el flujo de caja. Incluso puedes automatizar otras partes de tu empresa para mejorar su eficacia en general.

Ventajas para acelerar la tramitación de facturas

Las empresas con un gran número de proveedores, corren el riesgo de perder las reducciones por pronto pago y cometer errores al pagar sus facturas en bloque. Los retrasos en los plazos de tramitación también suponen una carga para las relaciones con los proveedores, perjudican la reputación de una organización y provocan interrupciones en la cadena de suministro.

La inversión en tecnología para agilizar los procedimientos de tramitación de facturas de las grandes empresas es más importante que nunca.

• Estabilidad de la cadena de suministro,
• procesos racionalizados, y
• la reducción de gastos puede lograrse con el uso del procesamiento automatizado de AP.

Herramientas de autoservicio para proveedores

Los departamentos de cuentas a pagar de las empresas pierden mucho tiempo intentando reconstruir y corregir datos erróneos de los proveedores y respondiendo a sus preguntas.

Es incómodo para ambas partes tener que ponerse en contacto manualmente con los proveedores para obtener los datos que faltan.

Las soluciones de autoservicio son esenciales para los departamentos de cuentas a pagar, porque permiten a los proveedores enviar los datos de contacto necesarios, el historial de transacciones, los W9 y la información bancaria sin tener que ponerse en contacto directamente con la empresa.

Conectando digitalmente a todos tus proveedores, puedes ahorrar tiempo y reforzar tus conexiones con ellos.

Los departamentos de AP pueden mantenerse al día con mucho menos trabajo si proporcionan a los proveedores una interfaz intuitiva donde puedan hacer cambios en su información y ver el estado de las transacciones.

Para que los pagos puedan realizarse sin interrupción, el personal de AP puede tratar con los proveedores de forma agradable y con pocas fricciones.

Automatizar la resolución de excepciones

Los errores en la introducción de datos, la información errónea sobre el proveedor y la falta de información sobre el pedido son sólo algunas de las causas habituales de las excepciones en las facturas.

Las excepciones consumen mucho tiempo y esfuerzo a los departamentos de AP, porque deben gestionarse una por una. Las discrepancias en las facturas suponen un gasto importante para los departamentos de AP de las empresas.

Mediante el uso de AI, análisis avanzados y algoritmos sofisticados, los sistemas tecnológicos modernos permiten a los departamentos de AP deshacerse de las excepciones en las facturas. Las facturas incorrectas o no coincidentes son automáticamente “corregidas” o devueltas al proveedor por la plataforma.

Incluso si el problema no puede solucionarse sólo con tecnología, la plataforma puede ayudar automatizando el proceso de búsqueda de una solución mediante procesos inteligentes, quitando presión al equipo de cuentas a pagar.

Como resultado de aplicar el 100% de STP, las empresas pueden ahorrar dinero y asignar recursos a otros fines.

Conexión digital con los proveedores

La mayoría de las grandes organizaciones trabajan con una gran variedad de proveedores, cada uno de los cuales presenta las facturas en su propio formato a determinadas personas de la empresa. Para aprovechar las ventajas de la automatización de las cuentas a pagar, los equipos financieros de las empresas deben adquirir las facturas en un formato digital estándar.

Las empresas que insisten en que sus proveedores utilicen un solo tipo de facturación tienen dificultades para conseguir que lo adopten todos.

Independientemente del tamaño, la complejidad o el método de facturación del proveedor, una plataforma moderna de adquisición a pago con una red de proveedores puede establecer una relación digital directa. La facturación y el pago rápidos y precisos son posibles sin las molestias y gastos del intercambio electrónico de datos (EDI).

Los socios de la cadena de suministro pueden seguir haciendo lo que siempre han hecho sin dejar de tener acceso a sus datos en tiempo real con la ayuda de la traducción global de documentos o la conectividad directa de API. Esto mantiene contentos a los proveedores y fomenta conexiones duraderas con ellos, ambas cosas beneficiosas para el crecimiento de la empresa.

Análisis Predictivo

Algunas empresas manejan cientos de miles, si no millones, de facturas al año.

Es increíble la cantidad de trabajo que supone coordinar las respuestas de todos a una serie de transacciones individuales, así como garantizar que todo se apruebe y procese a tiempo.

La mayoría de los equipos modernos de cuentas a pagar utilizan algoritmos predictivos para analizar montañas de facturas entrantes y datos de inventario en busca de tendencias antes indetectables.

Los cuadros de mando en tiempo real realizan un seguimiento de la duración del ciclo de las transacciones y de las excepciones, clasificadas por proveedor, para ofrecer una visión de cada elemento de la cadena de suministro.

Los directores de AP y Adquisición pueden encontrar posibles problemas en la cadena de suministro, así como oportunidades de desarrollo, dependiendo de la tecnología para analizar grandes cantidades de datos.

Racionaliza tu estrategia de procesamiento de facturas, ¿por qué?

Redución de los gastos administrativos, aumento del flujo de caja y una expansión de los márgenes de beneficio son sólo algunos de los beneficios que pueden derivarse de racionalizar los procedimientos de facturación y pago.

Pasos esenciales de la automatización de facturas

A lo largo de los años, el procedimiento de gestión de las facturas ha evolucionado al ritmo del desarrollo de las nuevas tecnologías.

La automatización del procesamiento de facturas puede lograrse aplicando las siguientes etapas:

1. Analizar los procesos actuales de facturación

Es fundamental tener una imagen clara del proceso de facturación en tu empresa. ¿Cuánto se tarda normalmente en procesar una factura?

¿Cuál es el tiempo típico de procesamiento de una factura? ¿Dónde se recibe la factura? ¿Cómo se envía a AP? ¿Cómo se valida? ¿Cuál es la forma correcta de gestionar una factura?

Comprender las causas de las limitaciones y obstáculos, así como los gastos que conllevan, es esencial para eliminarlos.

Es probable que descubras algún margen de desarrollo en tus prácticas actuales a medida que las examines.

2. Gestión organizada de facturas

Para gestionar mejor tus facturas, puedes optar por una solución compartida o centralizada. Asegúrate de que tus proveedores saben que deben enviar sus facturas a tu departamento de cuentas por pagar.

En un estudio realizado entre sus miembros, la Asociación Internacional de Profesionales de Cuentas a Pagar (IAPP) descubrió que el 64,7% de los encuestados calificaba la centralización de extremadamente importante (5 en una escala de 1 a 5).

Las facturas deben capturarse en un formato electrónico normalizado. Escanear e indexar documentos puede ser el primer paso.

Utiliza un método estandarizado y un sistema central de archivos electrónicos para agilizar el proceso de aprobación manual si tienes que cobrar facturas de varios lugares. Tu prioridad inmediata debe ser empezar a cobrar facturas, de modo que puedas prepararte para la automatización en el futuro.

3. Regular prácticas y políticas

Deben definirse y documentarse los procedimientos y políticas estándar para procesar los pedidos de compra (PO) y las facturas no PO, incluyendo comprobaciones de duplicados e integridad matemática, condiciones y tolerancias correspondientes, flujos de trabajo para resolver discrepancias y aprobar pagos, etc.

También deben documentarse las estrategias de optimización del capital circulante, como el uso de descuentos por pronto pago.

El objetivo principal es dejar muy claro al departamento de contabilidad de tu organización cómo deben gestionarse las facturas. Esto te servirá de hoja de ruta para los procesos manuales que utilizas ahora y te preparará para las políticas y procedimientos automatizados que están en el horizonte.

4. Automatiza

Puedes empezar a automatizar una vez que hayas definido tus políticas, procedimientos y controles. Cuando estés preparado, puedes elegir e instalar una solución tecnológica que incluya todas las funciones de automatización.

En primer lugar, implanta un único “motor de procesamiento ” para automatizar la validación, codificación, cotejo, resolución de disputas, autorización de pagos, elaboración de informes y análisis.

No importa cuántas formas distintas elijas para cobrar las facturas, al principio, querrás racionalizar ese proceso en un único flujo de trabajo automatizado y unificado.

Se pueden utilizar escáneres, software de reconocimiento óptico de caracteres y tecleado manual para convertir las facturas en papel a formato digital en la fase inicial.

Quieres reducir al máximo el número de facturas que requieren intervención humana, al tiempo que agilizas al máximo el proceso de resolución de discrepancias.

Una vez establecida dicha capacidad, el procedimiento de captura frontal puede perfeccionarse en pequeños pasos.

5. Facilitar el autoservicio del proveedor

Como las facturas se gestionan de la misma forma electrónica, es sencillo proporcionar a los proveedores acceso a las actualizaciones de estado a través de un sitio en línea protegido y de autoservicio.

El objetivo es reducir el tiempo que el personal de cuentas a pagar dedica a atender llamadas telefónicas de proveedores preguntando por el estado de sus facturas y cuándo pueden esperar que se les pague.

6. Solicita descuentos por pronto pago

Al acelerar el proceso de facturación, puedes aprovechar las condiciones de descuento por pronto pago que ofrecen tus proveedores.

Aparte de aprovechar las oportunidades cuando surjan, también puedes plantearte solicitar esos recortes de precios al negociar futuros contratos.

Con el tiempo, esto puede suponer un ahorro significativo, una vez que tengas un control firme sobre el procesamiento de facturas.

7. Utilizar la información para mejorar la contratación

Hay algunas formas en las que la automatización del procesamiento de facturas puede ayudar a la división de compras de tu empresa a mejorar sus esfuerzos de aprovisionamiento.

• En primer lugar, dispondrán de datos más precisos para el análisis del gasto, lo que puede ayudarles a consolidar su base de proveedores y a realizar otras tareas.
• En segundo lugar, si tu empresa tiene un sólido historial de pagos puntuales y facilita a los proveedores la gestión de sus cuentas por cobrar contigo, esos proveedores pueden estar más dispuestos a trabajar contigo para negociar mejores precios y condiciones.

8. Empieza por la Automatización de Documentos

Una vez que hayas automatizado el procesamiento de facturas en el back-end, podrás centrarte en desarrollar métodos más eficaces de facturación en el front-end.

En pequeños pasos, puedes conseguirlo cambiando a la facturación electrónica con tus mayores clientes y redes comerciales y/o incorporando funciones como la carga de facturas y el “PO Flip” en tu sitio web de proveedores.

La eficacia de cada una de estas técnicas aumentará a medida que avancemos hacia el procesamiento automatizado de las facturas.

Ventajas de la automatización de facturas

Procesar las facturas, tanto entrantes como salientes, es una de las actividades más tediosas, repetitivas y de poco valor de tu equipo financiero.

Como ocurre con muchas tareas similares, automatizarlas te permite liberar a los empleados de tareas repetitivas y darles un mejor uso en otros lugares.

1. Ahorro de costes

Los costes del trabajo manual, el papel y el franqueo, y los impuestos y retrasos en los pagos pueden reducirse al mínimo pasando a la facturación electrónica.

En concreto, las facturas sin soluciones de automatización de cuentas a pagar cuestan 7,03 $ cada una, mientras que las facturas con soluciones de automatización ahorran 35,60 $ cada una.

2. Gestión eficaz del tiempo

Ahorrar tiempo es la principal ventaja de automatizar los procesos de facturación. Preparar las facturas manualmente puede llevar hasta 30 días.

Las facturas pueden aprobarse en minutos sin intervención humana cuando utilizas una solución automatizada.

Además, un estudio descubrió que el 87,6% de las empresas de Europa Occidental y más del 90% de las empresas de Estados Unidos sufren a menudo retrasos en los pagos, siendo Gran Bretaña la que tiene la mayor proporción de facturas atrasadas de su región, con cerca del 50%.

Un estudio del Instituto de Finanzas y Gestión concluyó que la facturación electrónica puntual puede eliminar el 39% de los retrasos en los pagos.

3. Menos posibilidades de error

El error humano no puede evitarse; según Billentis, entre el 20 y el 30% de todas las facturas “deben considerarse casos especiales de una forma u otra”, y las facturas erróneas son responsables de aproximadamente el 16% de los pagos atrasados en EE.UU. y el 15% en Europa Occidental.

El procesamiento automatizado de facturas ayuda a mejorar la precisión, uniformidad, control, elaboración de informes, responsabilidad, transparencia y archivo de las facturas.

4. Cumplimiento impecable

Muchos países confían mucho en las facturas como prueba del pago de impuestos, aunque las auditorías fiscales pueden producirse años después de las transacciones comerciales a las que se refieren. Cuando las facturas se escriben en papel, es mucho más probable que se pierdan.

Por otra parte, la facturación electrónica (o “facturación electrónica”) incluye la transmisión inmediata de facturas y justificantes a las autoridades fiscales por medios electrónicos.

Enviar directamente los pedidos de compra a los proveedores significa que éstos pueden empezar inmediatamente a procesar los datos y comprobar la exactitud de sus facturas.

Se puede generar una factura legal a partir de una orden de compra con un solo clic, eliminando la necesidad de comprobaciones manuales de discrepancias.

Para garantizar aún más que no existen excepciones, se puede utilizar la correspondencia bidireccional factura-compra y otras validaciones de países.

Con la facturación automatizada, no sólo tienes garantizado el cumplimiento fiscal y la seguridad jurídica, sino que además ahorras entre un 37% y un 39% en gastos asociados.

5. Reducción de la seguridad laboral y la fiabilidad

La automatización de facturas no sólo aumenta la productividad, sino que también permite a las organizaciones reducir el número de personas que tienen que dedicar a las cuentas por pagar sin preocuparse por la calidad de su trabajo.

A medida que un equipo se vuelve más inteligente y productivo, la dependencia de una contratación rápida también disminuye. Las empresas pueden seleccionar a los candidatos más cualificados para los puestos vacantes y expandirse a su propio ritmo.

Cuando se trata de aumentar la producción y el resultado final, es una decisión inteligente.

6. Transparencia

Con la ayuda de una solución de facturación electrónica, controlar las facturas pendientes nunca ha sido tan fácil. A este atributo se le atribuye la mejora de la transparencia y la responsabilidad a todos los niveles.

La mayoría de las plataformas de automatización de facturas también necesitan autorizaciones explícitas del personal autorizado antes de iniciar acciones importantes, como el pago de facturas, proporcionando a la empresa más transparencia sin requerir su participación directa.

Las mejores formas de facturar mejor

Hoy en día, todos los empresarios miran hacia la transformación digital en todo su potencial para ahorrar costes, mejorar la rentabilidad y agilizar las operaciones.

La rentabilidad y el retorno de la inversión (ROI) están fuertemente ligados a la capacidad de una empresa para reducir costes y maximizar la eficiencia.

Los recursos humanos actuales no tienen las capacidades necesarias para garantizar la precisión de los procedimientos tradicionales de facturación. Por tanto, ¡el software de automatización de documentos es lo que necesitas!

A continuación te indicamos algunas de las formas de facturar mejor:

Recordatorios de facturas vencidas

El ciclo de operaciones de una empresa puede verse afectado negativamente si no se hace un seguimiento de las facturas vencidas y no se envían recordatorios oficiales de pagos vencidos y creación de facturas.

El software de automatización enfocada puede ser muy útil para automatizar los recordatorios de facturas, lo que puede ayudar significativamente a la cuenta de resultados de una empresa.

Si proporcionas al programa información sobre tus proveedores, así como un calendario para la creación de facturas y la realización de pagos, podrá realizar un seguimiento de todo por ti y enviar los recordatorios oportunos a tus proveedores.

Programar facturas periódicas

La facturación periódica puede configurarse del mismo modo que los pagos periódicos de los clientes. Las facturas pueden enviarse automáticamente a los clientes habituales, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Esto es especialmente útil si tienes consumidores que utilizan con frecuencia tus productos o servicios.

Planifica el envío de estas facturas mensualmente (o en cualquier otro intervalo que consideres oportuno) y luego ignóralas. El programa enviará las facturas a los clientes electrónicamente sin que tú tengas que hacer nada.

Comprobación automática del saldo de la cuenta

Los departamentos de contabilidad, por grandes o pequeños que sean, deben garantizar la conciliación puntual y precisa de las cuentas con todos sus socios comerciales y proveedores.

Para recibir el pago íntegro, los proveedores deben asegurarse de que sus facturas y pedidos de compra están sincronizados entre sí.

Al utilizar un software de automatización de facturas y documentos, puedes ahorrarte la laboriosa tarea de conciliar manualmente cada factura, ya que el programa se encargará de ello automáticamente.

Crear un Portal de Pagos

Incluyendo un botón “Pagar ahora” en las facturas electrónicas de tu empresa, puedes agilizar considerablemente el proceso de facturación.

Si un consumidor recibe una factura electrónica que incluye un botón “Pagar ahora”, puede pagar la factura de forma rápida y sencilla con una tarjeta de crédito utilizando un portal de pago online.

Puedes agilizar tus pagos proporcionando un enlace a la pasarela de pago de tu empresa, que ofrece a tus clientes una forma rápida y sencilla de pagarte.

Se puede conseguir un procedimiento más ágil conectando la factura directamente al portal de pagos de tu empresa.

Un caso definitivo de automatización

Prestigiosa empresa automovilística

El sector industrial tiene un gran impacto económico en todo el mundo. Este sector representa el 15% del PIB mundial, aunque el 72% de sus procesos siguen realizándose a mano.

Con la llegada de la industria 5.0 surge una mayor necesidad de tender puentes entre la información, la tecnología y los servicios para mejorar la eficacia operativa de las empresas manufactureras y su capacidad de liderazgo y gestión.

Así pues, el sector se expandirá gracias al uso de tecnologías de vanguardia como la automatización robótica de procesos (RPA), la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML).

Acerca de la empresa

Un reputado fabricante de automóviles indio. Desde 1980, la empresa produce y vende vehículos comerciales ligeros y medianos en India. Fabrican y suministran autobuses de última generación, paramédicos, cisternas, etc., y vehículos personalizados.

Son exportadores de automóviles con una presencia importante en lugares como Nepal, África, Europa y Norteamérica.

El problema

El cliente tenía problemas de acumulación de facturas, lo que ralentizaba la tramitación de los pagos. Cada día tenían que procesar manualmente miles de dólares en facturas de cincuenta o más proveedores.

Necesitaban una solución RPA para reestructurar sus procesos de facturación, eliminar cuellos de botella y acelerar los tiempos de procesamiento.

La solución

La empresa automovilística examinó el proceso actual e incorporó RPA donde tenía sentido. La invasividad no fue un problema con la solución RPA que se proporcionó al cliente. Así automatizamos el proceso de pago de facturas:

• El programa accede a Outlook y guarda las facturas en varios formatos.
• A continuación, el sistema utiliza soluciones ABBY para escanear todas las facturas y extraer la información necesaria.
• Posteriormente, la información se envía a los departamentos de Compras Interiores y Minoristas para que la comprueben.
• A continuación, el bot se conecta a SAP y genera facturas basándose en la información confirmada que ha recibido de los departamentos pertinentes.
• El bot procesa las facturas y notifica a la persona adecuada por correo electrónico una vez que está hecho.
• El bot enviará un correo electrónico de excepción al usuario correspondiente si hay algún problema procesando la factura.

Importancia de la Automatización Documental Integrada

Cuando una empresa se expande, también lo hace el volumen de papeleo que debe crear, organizar y archivar. Si sigues utilizando métodos manuales ineficaces para generar y realizar el seguimiento de tu documentación, esto pronto podría convertirse en una montaña que escalar.

La automatización de documentos puede facilitar estos procedimientos y facilitar la producción y gestión de cantidades masivas de contenido.

La automatización de documentos también puede ayudarte a producir un trabajo de mayor calidad. Cuanto más puedas automatizar, más tiempo tendrás para dedicar a otras áreas de la preparación de documentos, como la generación de contenidos o el diseño.

Además, emplear rutinas y plantillas establecidas te ayudará a garantizar que tus documentos sean uniformes y estén codificados.

¿Por qué necesitas la Automatización Documental Integrada?

Ahorrar dinero y tiempo al tiempo que se mejora la calidad de los documentos es posible con la automatización documental. Deberías plantearte seriamente la transición a un sistema automatizado de gestión de documentos si sigues utilizando procesos manuales.

Estas son algunas formas en las que la automatización integrada de documentos puede serte útil. Entre ellas están:

• Crea y gestiona documentos con facilidad.
• Como resultado, aumentará la calidad de los documentos.
• Como resultado, disminuirá el tiempo dedicado a la producción de documentos.
• Puede ayudarte a ahorrar dinero en gastos administrativos relacionados con la producción y el mantenimiento de documentos.
• Es una herramienta útil para asegurarte de que tu empresa cumple todas las normas y reglamentos aplicables.

Mejor software de automatización de documentos

Elegir el software de automatización de documentos adecuado tiene efectos significativos en la capacidad de la organización para automatizar con éxito los procesos en todos los ámbitos. Es vital que te decidas por un sistema que pueda adaptarse fácilmente a tus necesidades específicas.

Para ofrecerte la mejor sugerencia, hemos hecho nuestros deberes. Así que, ¡echemos un vistazo al mejor software de automatización de documentos!

Graip.AI – El Mejor Software de Automatización de Documentos

Cuando los documentos se procesan manualmente, no sólo es un procedimiento largo y propenso a errores, sino que además se pierde mucho tiempo.

Graip.AI es una plataforma de AI que automatiza sistemáticamente los procesos manuales y repetitivos, al tiempo que otorga mayor libertad a tu organización.

Agiliza los procesos empresariales, permitiéndote dedicar menos tiempo a tareas repetitivas. Los programas de este tipo permiten a los usuarios crear, modificar, actualizar y gestionar documentos en función de una amplia gama de entradas de datos.

¿Cómo funciona Graip.AI?

Automatizar tareas que requieren una toma de decisiones complicada es ahora posible con la ayuda de Graip.AI, que combina los puntos fuertes de la Automatización Robótica de Procesos y la Inteligencia Artificial.

Graip.AI realiza las siguientes funciones:

• Crear documentos.
• Adjuntos de correo.
• Cargar documentos.
• Extraer datos.
• Cargar datos en el sistema de un tercero.

Otras funciones son:

• Leer (reconocimiento de documentos)
• Procesar (procesamiento inteligente)
• Crear (Biblioteca de integración)

Graip.AI – Todo sobre la automatización de procesos

• El ciclo Lead-to-Cash
• De la fuente al pago
• De la contratación a la jubilación
• Diseño operativo

¿Cuáles son las ventajas de Graip.AI?

Graip.AI proporciona las siguientes ventajas:

• Aumento de la eficacia del proceso.
• Reducción de los errores humanos.
• Aumento de la productividad de los empleados.
• Mejora de la precisión del proceso.
• Reducción de los costes de procesamiento.

¿Por qué elegir el software de automatización de documentos Graip.AI?

Deberías elegir Graip.AI, ya que es el mejor software de automatización de documentos diseñado específicamente para el proceso de venta, y se utiliza mejor para crear documentos que puedan firmarse electrónicamente.

Los equipos de ventas pueden mejorar el rendimiento de las transacciones agilizando los procesos de creación, revisión y firma de propuestas, presupuestos y contratos.

Además, ofrece funciones como captura de facturas, reconocimiento de facturas, exportación de datos y cotejo de datos.

¿Cómo puede ayudar a las empresas la Automatización Documental?

Las empresas dependen mucho de los documentos porque son la base de sus operaciones diarias. Con el uso de software de automatización de contratos, tú y tu departamento podréis reducir tareas innecesarias y que llevan mucho tiempo, como las certificaciones y las revisiones rutinarias.

La automatización de documentos puede ayudar a tu empresa a crecer de las siguientes formas:

Cooperación y negociación instantáneas

El software para la automatización de documentos también permite la cooperación y negociación inmediatas. Por ejemplo, sin retrasos intermedios, cualquiera de las partes puede aceptar o rechazar modificaciones de cualquier contrato.

Errores reducidos

Además, la automatización reduce los errores. Los errores gramaticales involuntarios de un contrato pueden tener graves consecuencias económicas.

La automatización del flujo de trabajo garantiza que todas las variantes se capturen en un punto centralizado y que todos los contratos se actualicen automáticamente y estén disponibles para todas las partes.

Como resultado, no hay posibilidad de utilizar un contrato antiguo o de enviar el documento equivocado por correo electrónico.

Gestión de contratos

El tono de cualquier proceso empresarial puede remontarse al documento inicial creado o generado dentro del ciclo de vida de la gestión de contratos. Buscar algo más que la simple automatización de documentos es esencial para el crecimiento de tu empresa.

La mayor estabilidad de los flujos de trabajo de los contratos se describe en las siguientes ventajas adicionales cuando un sistema completo de gestión de contratos respalda esas operaciones.

Firmar un acuerdo mejor en el futuro

Utiliza la información de acuerdos y contratos anteriores para mejorar los acuerdos futuros. Cuando documentas el flujo de trabajo de tus contratos, puedes ver qué fase del procedimiento te llevó más tiempo, qué causó retrasos y qué hay que cambiar o ajustar para tus acuerdos posteriores.

Perspectivas analíticas

El sistema DOCX facilita la combinación con documentos de Word cuando almacenas tus contratos, acuerdos y documentos relacionados en un almacén en la nube. Puedes seguir exportando resultados a Excel utilizando este sistema.

Puedes hacer un seguimiento de todos tus flujos de trabajo con la ayuda de estos análisis de gestión de contratos, que te proporcionan información vital sobre el tiempo que tardas en ejecutar determinados contratos y las razones precisas de los retrasos.

Conclusión

Con la ayuda de un software de automatización de documentos integrado en una solución integral de CLM, las empresas pueden gestionar y racionalizar sus términos y condiciones de forma que se garantice su pleno cumplimiento con sólo unos clics.

Al rellenar automáticamente los nuevos documentos y optimizar los flujos de trabajo documentales, el software de automatización de documentos reduce significativamente el tiempo empleado y los errores. Así que elige el tuyo para mejorar la velocidad y precisión de tu negocio.