Przetwarzanie faktur z automatyzacją. Improving Accuracy and Speed

Czy czujesz się przytłoczony papierkową robotą lub ograniczeniami czasowymi?

Jeśli tak, to nie jesteś jedyny. Wielu ekspertów zgadza się, że ręczne zarządzanie dokumentami jest żmudnym i czasochłonnym procesem. Biorąc pod uwagę dowody;

• Średnie roczne zużycie papieru w Ameryce Północnej wynosi 504,84 funtów.
• Opłata za złożenie dokumentu wynosi 20 USD, za zlokalizowanie brakującego pliku 120 USD, a za odtworzenie dokumentu 220 USD.

Jednak w dzisiejszej szybko zmieniającej się erze musi istnieć lepszy sposób robienia rzeczy. Na szczęście istnieje oprogramowanie do automatyzacji dokumentów, takie jak Graip.AI, które może ułatwić proces obsługi dokumentów.

Automatyzacja przetwarzania faktur to rozwiązanie, które eliminuje stres związany z wystawianiem faktur, ponieważ jest w 99% wolne od błędów.

Dzięki automatyzacji faktur można śledzić płatności i zarządzać przepływem gotówki. Możesz nawet zautomatyzować inne części swojej firmy, aby poprawić jej ogólną wydajność!

Zalety przyspieszenia przetwarzania faktur

Przedsiębiorstwa z dużą liczbą dostawców ryzykują utratę ulg z tytułu wcześniejszych płatności i popełniają błędy, płacąc rachunki hurtowo. Opóźnienia w terminach przetwarzania również obciążają relacje z dostawcami, szkodzą reputacji organizacji i powodują zakłócenia w łańcuchu dostaw.

Inwestycje w technologie usprawniające procedury przetwarzania faktur w dużych przedsiębiorstwach są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej.

• Stabilność łańcucha dostaw,
• usprawnione procesy i
• Zmniejszenie kosztów można osiągnąć dzięki zautomatyzowanemu przetwarzaniu AP.

Narzędzia samoobsługowe dla dostawców

Duże ilości czasu są tracone przez działy rozliczeń, które próbują zebrać i poprawić błędne dane dostawców oraz odpowiedzieć na pytania dostawców.

Konieczność ręcznego kontaktowania się z dostawcami w celu uzyskania brakujących danych jest niewygodna dla obu stron.

Rozwiązania samoobsługowe są niezbędne dla działów zobowiązań, ponieważ umożliwiają dostawcom przesyłanie niezbędnych danych kontaktowych, historii transakcji, W9 i informacji bankowych bez konieczności bezpośredniego kontaktu z firmą.

Cyfrowe połączenie wszystkich dostawców pozwala zaoszczędzić czas i wzmocnić relacje z nimi.

Działy AP mogą być na bieżąco przy znacznie mniejszym nakładzie pracy, jeśli zapewnią dostawcom intuicyjny interfejs, w którym mogą wprowadzać zmiany w swoich informacjach i sprawdzać status transakcji.

Aby płatności mogły być dokonywane bez zakłóceń, pracownicy AP mogą kontaktować się z dostawcami w przyjemny sposób.

Automatyzacja rozwiązywania wyjątków

Błędy we wprowadzaniu danych, nieprawidłowe informacje o dostawcy i brakujące informacje o zamówieniu to tylko kilka z najczęstszych przyczyn wyjątków na fakturze.

Wyjątki zajmują dużo czasu i wysiłku działom AP, ponieważ muszą być rozpatrywane pojedynczo. Rozbieżności w fakturach są znaczącym kosztem dla działów AP w przedsiębiorstwach.

Wykorzystując sztuczną inteligencję, zaawansowaną analitykę i zaawansowane algorytmy, nowoczesne systemy technologiczne pozwalają działom AP pozbyć się wyjątków od faktur. Nieprawidłowe lub niedopasowane faktury są automatycznie “korygowane” lub zwracane dostawcy przez platformę.

Nawet jeśli problemu nie da się rozwiązać za pomocą samej technologii, platforma może pomóc, automatyzując proces znajdowania rozwiązania za pomocą inteligentnych procesów, odciążając zespół ds. zobowiązań.

W wyniku wdrożenia 100% STP, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze i przydzielić zasoby gdzie indziej.

Cyfrowe połączenie z dostawcami

Większość dużych organizacji współpracuje z wieloma różnymi dostawcami, z których każdy przesyła faktury w swoim własnym, unikalnym formacie do określonych osób w firmie. Aby czerpać korzyści z automatyzacji AP, zespoły finansowe w przedsiębiorstwach muszą pozyskiwać faktury w standardowym formacie cyfrowym.

Firmy, które nalegają, aby ich dostawcy korzystali tylko z jednego rodzaju rozliczeń, mają trudności z przyjęciem go przez wszystkich.

Bez względu na wielkość, złożoność lub metodę rozliczeń dostawcy, nowoczesna platforma procure-to-pay z siecią dostawców może nawiązać bezpośrednią relację cyfrową. Szybkie i dokładne fakturowanie i płatności są możliwe bez kłopotów i kosztów związanych z elektroniczną wymianą danych (EDI).

Partnerzy łańcucha dostaw mogą nadal robić to, co zawsze, jednocześnie mając dostęp do swoich danych w czasie rzeczywistym za pomocą globalnego tłumaczenia dokumentów lub bezpośredniej łączności API. Pozwala to utrzymać zadowolonych dostawców i sprzyja trwałym relacjom z nimi, co jest korzystne dla rozwoju firmy.

Analiza predykcyjna

Niektóre firmy obsługują setki tysięcy, jeśli nie miliony faktur rocznie.

To niewiarygodne, jak wiele pracy wymaga koordynowanie odpowiedzi wszystkich osób na różne indywidualne transakcje, a także zapewnienie, że wszystko zostanie zatwierdzone i przetworzone na czas.

Większość nowoczesnych zespołów ds. zobowiązań wykorzystuje algorytmy predykcyjne do analizowania gór przychodzących faktur i danych magazynowych w poszukiwaniu wcześniej niewykrywalnych trendów.

Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym śledzą czas trwania cyklu transakcji i wyjątki, skategoryzowane według dostawcy, aby zapewnić wgląd w każdy element łańcucha dostaw.

Kierownicy działów AP i zaopatrzenia mogą znaleźć potencjalne problemy w łańcuchu dostaw, a także możliwości rozwoju dzięki wykorzystaniu technologii do analizy dużych ilości danych.

Dlaczego warto usprawnić strategię przetwarzania faktur?

Zmniejszenie kosztów administracyjnych, zwiększenie przepływów pieniężnych i zwiększenie marży zysku to tylko niektóre z korzyści, jakie mogą wynikać z usprawnienia procedur fakturowania i płatności.

Podstawowe kroki automatyzacji faktur

Na przestrzeni lat procedura obsługi faktur ewoluowała wraz z rozwojem nowych technologii.

Automatyzację przetwarzania faktur można osiągnąć poprzez wdrożenie następujących etapów:

1. Analiza bieżących procesów fakturowania

Bardzo ważne jest, aby mieć jasny obraz procesu fakturowania w firmie. Jak długo zazwyczaj trwa przetwarzanie faktury?

Jaki jest typowy czas przetwarzania faktury? Gdzie otrzymuje się fakturę? Jak jest wysyłany do AP? Jak to jest weryfikowane? Jaki jest właściwy sposób obsługi faktury?

Zrozumienie przyczyn ograniczeń i wąskich gardeł, a także związanych z nimi wydatków, jest niezbędne do ich wyeliminowania.

Prawdopodobnie odkryjesz pole do rozwoju w swoich obecnych praktykach, gdy je przeanalizujesz.

2. Zorganizowane zarządzanie fakturami

Aby lepiej zarządzać fakturami, możesz skonfigurować rozwiązanie współdzielone lub scentralizowane. Upewnij się, że Twoi dostawcy wiedzą, że powinni wysyłać swoje faktury do działu zobowiązań.

W badaniu przeprowadzonym wśród swoich członków, International Association of Accounts Payable Professionals (IAPP) wykazało, że 64,7% respondentów oceniło centralizację jako niezwykle ważną (5 w skali od 1 do 5).

Faktury powinny być rejestrowane w standardowym, elektronicznym formacie. Skanowanie i indeksowanie dokumentów może być pierwszym krokiem.

Użyj ustandaryzowanej metody i centralnego elektronicznego systemu plików, aby przyspieszyć proces ręcznego zatwierdzania, jeśli musisz zbierać faktury z wielu lokalizacji. Twoim natychmiastowym priorytetem powinno być rozpoczęcie zbierania faktur, abyś mógł przygotować się na automatyzację w przyszłości.

3. Uregulowanie praktyk i zasad

Standardowe procedury i zasady przetwarzania zamówień zakupu (PO) i faktur innych niż PO powinny zostać zdefiniowane i udokumentowane, w tym kontrole duplikatów i integralności matematycznej, odpowiednie warunki i tolerancje, przepływy pracy w celu rozwiązywania rozbieżności i zatwierdzania płatności itp.

Należy również udokumentować strategie optymalizacji kapitału obrotowego, takie jak korzystanie z rabatów za wcześniejsze płatności.

Głównym celem jest wyjaśnienie działowi księgowości organizacji, w jaki sposób należy obsługiwać faktury. Posłuży to jako mapa drogowa dla procesów ręcznych, z których obecnie korzystasz, i przygotuje Cię na zautomatyzowane zasady i procedury, które pojawią się na horyzoncie.

4. Automatyzacja

Automatyzację można rozpocząć po zdefiniowaniu zasad, procedur i kontroli. Kiedy będziesz gotowy, możesz wybrać i zainstalować rozwiązanie technologiczne, które zawiera wszystkie funkcje automatyzacji.

Po pierwsze, należy wdrożyć pojedynczy “mechanizm przetwarzania” w celu zautomatyzowania walidacji, kodowania, dopasowywania, rozstrzygania sporów, autoryzacji płatności, raportowania i analizy.

Bez względu na to, ile różnych sposobów zbierania faktur wybierzesz, na początku chcesz usprawnić ten proces w jeden, ujednolicony, zautomatyzowany przepływ pracy.

Skanery, oprogramowanie do optycznego rozpoznawania znaków i ręczne wprowadzanie danych mogą być używane do konwersji rachunków papierowych do postaci cyfrowej.

Chcesz maksymalnie ograniczyć liczbę faktur, które wymagają interwencji człowieka, a jednocześnie maksymalnie usprawnić proces rozwiązywania rozbieżności.

Po ustanowieniu takiej zdolności, procedura front-end capture może być udoskonalana w małych krokach.

5. Ułatwienie samoobsługi dostawców

Ponieważ faktury są obsługiwane w ten sam elektroniczny sposób, łatwo jest zapewnić dostawcom dostęp do aktualizacji statusu za pośrednictwem chronionej, samoobsługowej witryny internetowej.

Celem jest zmniejszenie ilości czasu spędzanego przez pracowników zajmujących się zobowiązaniami (AP) na odbieraniu telefonów od dostawców z pytaniami o status ich faktur i kiedy mogą spodziewać się zapłaty.

6. Wnioskowanie o zniżki za wcześniejszą płatność

Przyspieszając proces fakturowania, można skorzystać z rabatów za wcześniejsze płatności oferowanych przez dostawców.

Poza wykorzystywaniem nadarzających się okazji, można również rozważyć wystąpienie z wnioskiem o obniżenie cen podczas negocjacji przyszłych kontraktów.

Z biegiem czasu może to przynieść znaczne oszczędności po solidnym opanowaniu przetwarzania faktur.

7. Wykorzystanie informacji w celu poprawy zaopatrzenia

Istnieje kilka sposobów, w jakie automatyzacja przetwarzania faktur może pomóc działowi zaopatrzenia firmy w usprawnieniu działań związanych z zaopatrzeniem.

• Po pierwsze, będą mieli dokładniejsze dane do analizy wydatków, co może pomóc im skonsolidować bazę dostawców i pozyskać inne zadania.
• Po drugie, jeśli Twoja firma ma solidne osiągnięcia w zakresie terminowych płatności i ułatwia dostawcom obsługę ich należności, dostawcy ci mogą być bardziej skłonni do współpracy z Tobą w celu wynegocjowania lepszych cen i warunków.

8. Zacznij od automatyzacji dokumentów

Po zautomatyzowaniu przetwarzania faktur na zapleczu, możesz skupić się na opracowaniu bardziej efektywnych metod fakturowania na froncie.

Można to osiągnąć małymi krokami, przechodząc na elektroniczne fakturowanie z największymi klientami i sieciami handlowymi i/lub włączając funkcje takie jak przesyłanie faktur i “PO Flip” do witryny dostawcy.

Wydajność każdej z tych technik będzie rosła w miarę przechodzenia na zautomatyzowane przetwarzanie faktur.

Korzyści z automatyzacji faktur

Przetwarzanie rachunków, zarówno przychodzących, jak i wychodzących, jest jedną z najbardziej męczących, powtarzalnych i mało wartościowych czynności zespołu finansowego.

Podobnie jak w przypadku wielu podobnych zadań, ich automatyzacja pozwala uwolnić pracowników od powtarzalnych zadań i lepiej wykorzystać ich gdzie indziej.

1. Oszczędność kosztów

Koszty pracy ręcznej, papieru i opłat pocztowych oraz podatków i opóźnień w płatnościach można zminimalizować, przechodząc na fakturowanie elektroniczne.

W szczególności, faktury bez rozwiązań do automatyzacji zobowiązań kosztują 7,03 USD za sztukę, podczas gdy faktury z rozwiązaniami do automatyzacji pozwalają zaoszczędzić 35,60 USD za sztukę.

2. Efektywne zarządzanie czasem

Oszczędność czasu to podstawowa korzyść płynąca z automatyzacji procesów fakturowania. Ręczne przygotowanie faktur może zająć do 30 dni.

Zautomatyzowane rozwiązanie umożliwia zatwierdzanie faktur w ciągu kilku minut bez udziału człowieka.

Co więcej, badanie wykazało, że 87,6% przedsiębiorstw w Europie Zachodniej i ponad 90% przedsiębiorstw w Stanach Zjednoczonych często doświadcza opóźnień w płatnościach, przy czym Wielka Brytania ma największy odsetek przeterminowanych rachunków w swoim regionie – około 50%.

Badanie przeprowadzone przez Institute for Finance & Management wykazało, że terminowe fakturowanie elektroniczne może wyeliminować 39% opóźnień w płatnościach.

3. Mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia błędów

Błędom ludzkim nie da się zapobiec; według Billentis, 20-30% wszystkich rachunków “należy uznać za przypadki szczególne w takiej czy innej formie”, a błędne faktury są odpowiedzialne za około 16% zaległych płatności w USA i 15% w Europie Zachodniej.

Zautomatyzowane przetwarzanie faktur pomaga poprawić ich dokładność, jednolitość, kontrolę, raportowanie, odpowiedzialność, przejrzystość i archiwizację.

4. Bezbłędna zgodność

Wiele krajów polega w dużej mierze na fakturach jako dowodzie płatności podatku, mimo że kontrole podatkowe mogą mieć miejsce wiele lat po transakcjach handlowych, do których się odnoszą. Gdy faktury są wypisywane na papierze, istnieje znacznie większe prawdopodobieństwo ich zagubienia.

Z drugiej strony, fakturowanie elektroniczne (lub “e-fakturowanie”) obejmuje natychmiastowe przesyłanie faktur i dokumentów uzupełniających do organów podatkowych drogą elektroniczną.

Bezpośrednie wysyłanie zamówień zakupu do dostawców oznacza, że mogą oni natychmiast rozpocząć przetwarzanie danych i sprawdzanie dokładności swoich faktur.

Fakturę prawną można wygenerować z zamówienia zakupu za pomocą jednego kliknięcia, eliminując potrzebę ręcznego sprawdzania rozbieżności.

Dwukierunkowe dopasowanie faktury do zamówienia zakupu i inne walidacje kraju mogą być wykorzystane do dalszego zagwarantowania, że nie istnieją żadne wyjątki.

Zautomatyzowane fakturowanie nie tylko zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i bezpieczeństwo prawne, ale także pozwala zaoszczędzić od 37% do 39% na powiązanych wydatkach.

5. Zmniejszona pewność zatrudnienia i niezawodność

Automatyzacja faktur nie tylko zwiększa produktywność, ale także pozwala organizacjom zmniejszyć liczbę osób, które muszą poświęcić na zobowiązania, bez obawy o jakość ich pracy.

W miarę jak zespół staje się mądrzejszy i bardziej produktywny, spada również zależność od szybkiej rekrutacji. Firmy mogą wybierać najbardziej wykwalifikowanych kandydatów na wolne stanowiska i rozwijać się we własnym tempie.

Jeśli chodzi o zwiększenie wydajności i wyników finansowych, jest to mądre posunięcie.

6. Przejrzystość

Z pomocą elektronicznego rozwiązania do fakturowania, kontrolowanie zaległych faktur nigdy nie było łatwiejsze. Atrybut ten przypisuje się poprawie przejrzystości i odpowiedzialności na wszystkich poziomach.

Większość platform do automatyzacji faktur wymaga również wyraźnych autoryzacji od upoważnionego personelu przed rozpoczęciem ważnych działań, takich jak płatności faktur, zapewniając firmie większą przejrzystość bez konieczności jej bezpośredniego udziału.

Najlepsze sposoby na lepsze fakturowanie

Obecnie każdy właściciel firmy patrzy w kierunku transformacji cyfrowej, aby w pełni wykorzystać jej potencjał do obniżenia kosztów, poprawy rentowności i usprawnienia operacji.

Rentowność i zwrot z inwestycji (ROI) są silnie powiązane ze zdolnością firmy do cięcia kosztów i maksymalizacji wydajności.

Dzisiejsze zasoby ludzkie nie posiadają umiejętności gwarantujących dokładność tradycyjnych procedur fakturowania. Dlatego oprogramowanie do automatyzacji dokumentów jest tym, czego potrzebujesz!

Poniżej przedstawiamy kilka najlepszych sposobów na lepsze fakturowanie:

Przypomnienia o zaległych fakturach

Cykl operacyjny firmy może mieć negatywny wpływ, jeśli zaległe faktury nie są śledzone, a oficjalne przypomnienia o zaległych płatnościach i tworzeniu faktur nie są wysyłane.

Skoncentrowane oprogramowanie do automatyzacji może być bardzo przydatne do automatyzacji przypomnień o fakturach, co może znacznie pomóc firmie.

Jeśli dostarczysz oprogramowaniu informacje o swoich dostawcach, a także harmonogram tworzenia faktur i dokonywania płatności, będzie ono w stanie śledzić wszystko za Ciebie i wysyłać terminowe przypomnienia do dostawców.

Planowanie faktur cyklicznych

Regularne fakturowanie można skonfigurować w taki sam sposób, jak cykliczne płatności klientów. Faktury mogą być automatycznie wysyłane do stałych klientów, oszczędzając czas i wysiłek.

Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz konsumentów, którzy często korzystają z Twoich produktów lub usług.

Zaplanuj wysyłanie tych faktur co miesiąc (lub w innych odstępach czasu, które uznasz za stosowne), a następnie zignoruj je. Program będzie wysyłał faktury do klientów drogą elektroniczną, bez udziału użytkownika.

Automatyczne sprawdzanie salda konta

Działy księgowości, niezależnie od wielkości, muszą zapewnić terminowe i dokładne uzgadnianie kont ze wszystkimi partnerami biznesowymi i dostawcami.

Aby otrzymać pełną zapłatę, dostawcy muszą upewnić się, że ich faktury i zamówienia zakupu są ze sobą zsynchronizowane.

Korzystając z oprogramowania do automatyzacji faktur i dokumentów, można zaoszczędzić czasochłonnego zadania ręcznego uzgadniania każdej faktury, ponieważ program zajmie się tym automatycznie.

Utwórz portal płatności

Umieszczenie przycisku “Zapłać teraz” na fakturach elektronicznych firmy może znacznie usprawnić proces rozliczeniowy.

Jeśli konsument otrzyma fakturę elektroniczną zawierającą przycisk “Zapłać teraz”, może szybko i łatwo zapłacić rachunek kartą kredytową za pomocą portalu płatności online.

Możesz przyspieszyć płatności, udostępniając link do firmowej bramki płatniczej, która zapewnia klientom szybki i łatwy sposób zapłaty.

Bardziej usprawnioną procedurę można uzyskać, łącząc fakturę bezpośrednio z firmowym portalem płatności.

Ostateczne studium przypadku automatyzacji

Prestiżowa firma motoryzacyjna

Sektor przemysłowy ma duży wpływ na gospodarkę na całym świecie. Sektor ten odpowiada za 15% światowego PKB, choć 72% jego procesów jest nadal wykonywanych ręcznie.

Wraz z nadejściem Przemysłu 5.0 pojawia się większa potrzeba wypełnienia luki między informacją, technologią i usługami w celu zwiększenia skuteczności operacyjnej przedsiębiorstw produkcyjnych oraz ich zdolności do przywództwa i zarządzania.

Sektor ten będzie się więc rozwijał dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych technologii, takich jak zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA), sztuczna inteligencja (AI) i uczenie maszynowe (ML).

O firmie

Renomowany indyjski producent samochodów. Od 1980 roku firma produkuje i sprzedaje lekkie i średnie pojazdy użytkowe w Indiach. Produkują i dostarczają najnowocześniejsze autobusy, sanitariaty, cysterny itp. oraz pojazdy dostosowane do potrzeb klienta.

Są eksporterami samochodów, obecnymi w takich miejscach jak Nepal, Afryka, Europa i Ameryka Północna.

Problem

Klient miał problemy z zaległościami na fakturach, co spowalniało przetwarzanie płatności. Każdego dnia musieli ręcznie przetwarzać faktury o wartości tysięcy dolarów od pięćdziesięciu lub więcej dostawców.

Firma potrzebowała rozwiązania RPA, aby zrestrukturyzować swoje procesy rozliczeniowe w celu wyeliminowania wąskich gardeł i przyspieszenia czasu przetwarzania.

Rozwiązanie

Firma motoryzacyjna przyjrzała się obecnemu procesowi i włączyła RPA tam, gdzie miało to sens. Inwazyjność nie była problemem w przypadku rozwiązania RPA, które zostało dostarczone klientowi. W ten sposób zautomatyzowaliśmy proces płacenia rachunków:

• Oprogramowanie uzyskuje dostęp do programu Outlook i zapisuje faktury w kilku formatach.
• Następnie system wykorzystuje rozwiązania ABBY do skanowania wszystkich faktur i wyodrębniania niezbędnych informacji.
• Informacje te są następnie przesyłane do działów Interior Buyer i Retail w celu ich dokładnego sprawdzenia.
• Następnie bot loguje się do systemu SAP i generuje faktury na podstawie potwierdzonych informacji otrzymanych z odpowiednich działów.
• Bot przetwarza faktury i powiadamia właściwą osobę za pośrednictwem wiadomości e-mail po zakończeniu.
• Bot wyśle wiadomość e-mail z informacją o wyjątku do odpowiedniego użytkownika, jeśli wystąpi problem z przetwarzaniem faktury.

Znaczenie zintegrowanej automatyzacji dokumentów

Wraz z rozwojem firmy rośnie ilość dokumentacji, którą musi ona tworzyć, organizować i przechowywać. Jeśli nadal korzystasz z nieefektywnych ręcznych metod generowania i śledzenia dokumentacji, może to wkrótce stać się górą do zdobycia.

Automatyzacja dokumentów może ułatwić te procedury oraz produkcję i zarządzanie ogromnymi ilościami treści.

Automatyzacja dokumentów może również pomóc w tworzeniu pracy o wyższej jakości. Im więcej możesz zautomatyzować, tym więcej czasu będziesz musiał poświęcić na inne obszary przygotowywania dokumentów, takie jak generowanie treści lub projektowanie.

Ponadto stosowanie ustalonych procedur i szablonów pomoże zagwarantować, że dokumenty są jednolite i zgodne z kodem.

Dlaczego potrzebna jest zintegrowana automatyzacja dokumentów?

Oszczędność pieniędzy i czasu przy jednoczesnej poprawie jakości dokumentów jest możliwa dzięki automatyzacji dokumentów. Jeśli nadal korzystasz z procesów ręcznych, powinieneś poważnie rozważyć przejście na zautomatyzowany system zarządzania dokumentami.

Oto kilka sposobów, w jakie zintegrowana automatyzacja dokumentów może być przydatna. Obejmują one:

• Łatwe tworzenie dokumentów i zarządzanie nimi.
• W rezultacie wzrośnie jakość dokumentów.
• W rezultacie czas poświęcony na tworzenie dokumentów ulegnie skróceniu.
• Może to pomóc zaoszczędzić pieniądze na wydatkach administracyjnych związanych z produkcją i utrzymaniem dokumentów.
• Jest to przydatne narzędzie do upewnienia się, że firma jest zgodna ze wszystkimi obowiązującymi zasadami i przepisami.

Najlepsze oprogramowanie do automatyzacji dokumentów

Wybór odpowiedniego oprogramowania do automatyzacji dokumentów ma znaczący wpływ na zdolność organizacji do skutecznej automatyzacji procesów we wszystkich obszarach. Ważne jest, aby wybrać system, który można łatwo dostosować do konkretnych potrzeb.

Aby zapewnić najlepsze sugestie, odrobiliśmy naszą pracę domową. Przyjrzyjmy się zatem najlepszemu oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów!

Graip.AI – najlepsze oprogramowanie do automatyzacji dokumentów

Gdy dokumenty są przetwarzane ręcznie, jest to nie tylko długotrwała i podatna na błędy procedura, ale także marnuje dużo czasu.

Graip.AI to platforma sztucznej inteligencji, która konsekwentnie automatyzuje ręczne, powtarzalne procesy, zapewniając jednocześnie organizacji większą swobodę.

Usprawnia procesy biznesowe, pozwalając spędzać mniej czasu na wykonywaniu powtarzalnych zadań. Oprogramowanie tego typu pozwala użytkownikom tworzyć, modyfikować, aktualizować i zarządzać dokumentami w zależności od szerokiego zakresu danych wejściowych.

Jak działa Graip.AI?

Automatyzacja zadań wymagających podejmowania skomplikowanych decyzji jest teraz możliwa z pomocą Graip.AI, które łączy w sobie mocne strony Robotic Process Automation i sztucznej inteligencji.

Graip.AI wykonuje następujące funkcje:

• Tworzenie dokumentów.
• Załączniki do korespondencji.
• Przesyłanie dokumentów.
• Wyodrębnianie danych.
• Przesyłanie danych do systemu strony trzeciej.

Inne funkcje obejmują:

• Odczyt (rozpoznawanie dokumentów)
• Proces (inteligentne przetwarzanie)
• Create (biblioteka integracji)

Graip.AI – Wszystko o automatyzacji procesów

• Lead-to-Cash
• Source-to-Pay
• Rekrutacja na emeryturę
• Od projektu do eksploatacji

Jakie są korzyści z Graip.AI?

Graip.AI zapewnia następujące korzyści:

• Zwiększenie wydajności procesu.
• Redukcja błędów ludzkich.
• Wzrost produktywności pracowników.
• Poprawa dokładności procesu.
• Redukcja kosztów przetwarzania.

Dlaczego warto wybrać oprogramowanie do automatyzacji dokumentów Graip.AI?

Powinieneś wybrać Graip.AI, ponieważ jest to najlepsze oprogramowanie do automatyzacji dokumentów zaprojektowane specjalnie dla procesu sprzedaży i najlepiej nadaje się do tworzenia dokumentów, które można podpisać elektronicznie.

Zespoły sprzedażowe mogą poprawić wydajność transakcji poprzez usprawnienie procesów tworzenia, weryfikacji i podpisywania propozycji, ofert i umów.

Ponadto oferuje funkcje takie jak przechwytywanie faktur, rozpoznawanie faktur, eksport danych i dopasowywanie danych.

Jak automatyzacja dokumentów może pomóc firmom?

Firmy w dużym stopniu polegają na dokumentach, ponieważ są one podstawą ich codziennej działalności. Korzystając z oprogramowania do automatyzacji umów, Ty i Twój dział możecie ograniczyć czasochłonne i niepotrzebne zadania, takie jak certyfikacje i rutynowe przeglądy.

Automatyzacja dokumentów może pomóc w rozwoju firmy na następujące sposoby:

Natychmiastowa współpraca i negocjacje

Oprogramowanie do automatyzacji dokumentów umożliwia również natychmiastową współpracę i negocjacje. Na przykład, bez żadnych pośrednich opóźnień, każda ze stron może zaakceptować lub odrzucić poprawki do dowolnej umowy.

Zmniejszona liczba błędów

Ponadto automatyzacja zmniejsza liczbę błędów. Niezamierzone błędy gramatyczne w umowie mogą mieć poważne konsekwencje finansowe.

Automatyzacja przepływu pracy zapewnia, że wszystkie warianty są rejestrowane w jednym scentralizowanym miejscu, a wszystkie umowy są automatycznie aktualizowane i łatwo dostępne dla wszystkich stron.

W rezultacie nie ma możliwości wykorzystania starej umowy lub wysłania niewłaściwego dokumentu pocztą elektroniczną.

Zarządzanie umowami

Ton każdego procesu biznesowego można prześledzić wstecz do początkowego dokumentu utworzonego lub wygenerowanego w ramach cyklu życia zarządzania umowami. Poszukiwanie czegoś więcej niż tylko automatyzacji dokumentów jest niezbędne dla rozwoju firmy.

Zwiększona stabilność przepływów pracy związanych z umowami jest opisana w poniższych dodatkowych korzyściach, gdy kompletny system zarządzania umowami wspiera te operacje.

Podpisanie lepszej umowy w przyszłości

Wykorzystanie informacji z wcześniejszych umów i kontraktów w celu ulepszenia przyszłych transakcji. Dokumentując przepływ pracy nad umowami, można sprawdzić, który etap procedury zajął najwięcej czasu, co spowodowało opóźnienia i co należy zmienić lub dostosować w kolejnych umowach.

Spostrzeżenia analityczne

System DOCX ułatwia łączenie z dokumentami Word podczas przechowywania umów, porozumień i powiązanych dokumentów w chmurze. Za pomocą tego systemu nadal można eksportować wyniki do programu Excel.

Możesz śledzić wszystkie przepływy pracy za pomocą tych narzędzi analitycznych do zarządzania umowami, które dostarczają istotnych informacji o tym, ile czasu zajmuje wykonanie poszczególnych umów i jakie są dokładne przyczyny wszelkich opóźnień.

Wnioski

Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji dokumentów wbudowanemu w kompleksowe rozwiązanie CLM, firmy mogą zarządzać i usprawniać swoje warunki w sposób zapewniający pełną zgodność za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Dzięki automatycznemu wypełnianiu nowych dokumentów i optymalizacji obiegu dokumentów, oprogramowanie do automatyzacji dokumentów znacznie skraca czas i ogranicza liczbę błędów. Wybierz więc swój, aby zwiększyć szybkość i dokładność swojej firmy.