Du manuel à l’automatisé : Comment Graip.AI transforme le traitement des documents grâce à des intégrations flexibles

Le traitement manuel des documents peut être une perte de temps pour les entreprises et peut souvent conduire à des erreurs humaines, ce qui coûte du temps et des ressources. Graip.AI s’attaque à ces problèmes grâce à sa plateforme innovante de traitement des documents. L’une de ses forces réside dans l’intégration flexible avec les systèmes d’entreprise existants, s’adaptant à toutes les situations, des politiques de sécurité strictes aux formats d’exportation personnalisés.

Cet article explore comment les capacités d’intégration de Graip.AI simplifient les flux de documents, garantissant une automatisation fluide sans perturber vos systèmes existants.

Intégration de données entrantes : Alimenter Graip.AI en données

L’un des aspects fondamentaux de la plateforme de Graip.AI est sa capacité à ingérer de manière flexible des données provenant d’une variété de sources. Qu’il s’agisse de téléchargements manuels, de soumissions par courriel ou d’intégrations API, Graip.AI s’assure que les données entrantes sont facilement accessibles pour le traitement.

1. Téléchargement : Pour les entreprises qui préfèrent éviter les intégrations complexes, Graip.AI offre une fonction de téléchargement manuel simple. Les utilisateurs peuvent télécharger des documents directement dans la plateforme pour les traiter, ce qui en fait une solution rapide et facile.
   
2. Intégration du courrier électronique : Une option plus automatisée est l’intégration des courriels, où les documents envoyés par courriel sont automatiquement intégrés dans la plateforme. Cette méthode est particulièrement utile dans les cas où vous recevez des demandes de devis (RFQ) ou des bons de commande (PO) par courrier électronique.
   
3. Accès à l’API : Pour les entreprises à la recherche de solutions plus avancées et évolutives, Graip.AI propose une API publique qui permet une intégration transparente avec d’autres systèmes. Cette option est parfaite pour les entreprises qui ont besoin de synchroniser de grandes quantités de données de manière cohérente.
   
4. Zapier et autres intégrations natives: Graip.AI prend également en charge des plateformes d’automatisation populaires telles que Zapier, permettant aux utilisateurs de connecter la plateforme à une grande variété d’applications sans avoir besoin de développement personnalisé.

Intégration de données sortantes : Envoi de données traitées par Graip.AI

Une fois les documents traités, Graip.AI prend en charge une série d’intégrations sortantes pour garantir que les données traitées s’intègrent sans effort dans les flux de travail existants de l’entreprise.

1. Formats multiples : Graip.AI peut exporter des données dans différents formats tels que PDF, XLS, JSON, XML et autres, ce qui le rend compatible avec un large éventail de systèmes. Pour les entreprises qui utilisent des logiciels de comptabilité spécifiques comme QuickBooks ou des plateformes sectorielles, les capacités d’exportation de Graip.AI s’intègrent parfaitement.
   
2. Webhooks : Graip.AI peut envoyer des données traitées en temps réel à des systèmes externes via des webhooks. Cela permet de garantir que les systèmes d’entreprise sont toujours à jour sans aucune intervention manuelle. Les webhooks sont particulièrement utiles pour déclencher d’autres flux de travail automatisés dès que le traitement des documents est terminé.
   
3. Exportations personnalisées : Même si votre organisation a besoin de formats d’exportation non standard, les outils intégrés de Graip.AI permettent de créer des modèles d’exportation personnalisés. Cette flexibilité garantit que Graip.AI peut répondre à vos besoins d’exportation, aussi uniques soient-ils.
   
4. Options d’exportation manuelle : Dans les scénarios où les politiques de sécurité limitent l’intégration directe des systèmes, Graip.AI permet l’exportation manuelle. Les utilisateurs peuvent télécharger manuellement les données traitées au format requis, ce qui garantit la compatibilité avec les systèmes internes tout en respectant les politiques de sécurité.

Intégration native avec SAP

Graip.AI va au-delà de l’intégration de base grâce à sa compatibilité native avec les principaux ERP tels que SAP S/4HANA ou SAP CPQ. Ces intégrations approfondies permettent aux organisations utilisant SAP de gérer de manière transparente leurs tâches de traitement de documents sans avoir à mettre en œuvre des solutions supplémentaires.

1. Synchronisation des données avec SAP S/4HANA et SAP CPQ : Graip.AI utilise les protocoles iDocs ou OData pour synchroniser les données avec SAP S/4HANA, garantissant ainsi un échange de données rapide et sécurisé. Il peut répliquer des données commerciales essentielles telles que les partenaires commerciaux, les données de base des produits et les données des commandes clients, garantissant ainsi que toutes les informations traitées par Graip.AI sont immédiatement disponibles dans votre système SAP.
   
2. Automatiser les processus de vente : Par exemple, une fois qu’un devis a été traité par Graip.AI, les entreprises peuvent automatiquement valider les produits dans SAP et créer des commandes. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir la précision, en éliminant les erreurs humaines potentielles.

Intégration avec Zapier

Pour les entreprises qui cherchent à automatiser au-delà de SAP et à intégrer Graip.AI à diverses applications tierces, la compatibilité de la plateforme avec Zapier change la donne. Zapier connecte Graip.AI à plus de 2 000 applications, rendant l’automatisation simple et accessible sans besoin d’expertise technique.

1. Automatisation de la réception des documents : Grâce à Zapier, les entreprises peuvent extraire des documents de Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Dropbox directement dans Graip.AI pour qu’elles y soient traitées. Une fois configuré, l’ensemble du processus se fait mains libres.
   
2. Traitement des résultats à travers les applications : De même, les résultats traités par Graip.AI peuvent être automatiquement téléchargés sur des plateformes telles que Google Drive, envoyés par e-mail ou même postés sur des outils de communication tels que Slack ou Microsoft Teams. Cette polyvalence permet aux entreprises de maintenir des flux de travail transparents entre différents départements et plateformes.

Fonctionnalités avancées pour des besoins personnalisés

La flexibilité de Graip.AI ne s’arrête pas aux intégrations standard. Pour les entreprises ayant des besoins très spécialisés, la plateforme offre des fonctionnalités avancées qui répondent à des scénarios uniques.

Hooks personnalisés : Certaines organisations peuvent ne pas disposer de l’infrastructure d’hébergement nécessaire pour exécuter les processus de transformation, de validation et d’enrichissement des données sur leurs propres serveurs. Graip.AI résout ce problème en offrant des crochets personnalisés, qui permettent aux utilisateurs d’exécuter leur code directement sur les serveurs de Graip.AI. Cette fonctionnalité élimine le besoin d’un hébergement externe, ce qui permet de réduire les coûts et la complexité de l’infrastructure.

Conclusion : Comment les intégrations flexibles favorisent la réussite

Graip.AI se distingue sur le marché encombré du traitement des documents par sa flexibilité d’intégration inégalée. Que vous ayez besoin d’alimenter un système en données via une API ou e-mail, ou de les exporter dans des formats personnalisés pour les utiliser dans des systèmes ERP tels que SAP, Graip.AI est votre allié. Ses intégrations natives avec SAP, sa prise en charge de plateformes comme Zapier et ses fonctions de personnalisation avancées lui permettent de s’adapter à tout environnement professionnel, quelles que soient sa taille ou sa complexité.

Pour les entreprises qui cherchent à automatiser leurs processus, à gagner du temps et à réduire les erreurs manuelles, Graip.AI fournit les outils et la flexibilité nécessaires pour optimiser les flux de traitement des documents. En s’intégrant parfaitement à l’infrastructure existante et en proposant des solutions innovantes pour des besoins personnalisés, Graip.AI transforme les tâches fastidieuses en processus efficaces et automatisés qui conduisent au succès.