Große Logistikunternehmen, die täglich Tausende von Transportdokumenten verarbeiten, stehen vor großen Herausforderungen, da es keine standardisierten Vorlagen für wichtige Dokumente gibt. Diese Vorlagen variieren je nach Transportmethode – wie Seefrachtbrief, multimodaler Frachtbrief oder Luftfrachtbrief – und geografischer Region. Die Vielfalt an unstrukturierten Daten und Dokumentenformaten (einschließlich PDF, PNG und XLS) erfordert eine manuelle Nachbearbeitung, um sie in ein einheitliches Format zu konsolidieren, was zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet.
Darüber hinaus müssen erstaunliche 13% der Transportdokumente aufgrund von menschlichen Fehlern manuell nachbearbeitet werden, wie eine Studie von Shipamax.com zeigt. So kann beispielsweise ein einfacher Tippfehler in der Dokumentennummer zu erheblichen Verzögerungen bei der Abholung der Sendungen führen, was die Herausforderungen für die Logistikunternehmen noch vergrößert.
Zusätzlich zu den Herausforderungen bei der Formatierung erschweren unterschiedliche Terminologien (z.B. Menge, QTY, Pcs) die Verarbeitung zusätzlich. Die manuelle Überprüfung und Datenextraktion aus diesen Dokumenten führt häufig zu Zahlungsverzögerungen, Anspruchsverweigerungen und möglichen Strafen und Bußgeldern. Klingt nach zu viel, oder?
In Anbetracht dessen sollten Transportunternehmen die Automatisierung und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) in Betracht ziehen, die den Grad der Genauigkeit beim Dokumentenumschlag und damit die Gesamteffizienz der täglichen Arbeit erheblich verbessern kann.
Was ist ein Konnossement?
Das Konnossement (Bill of Lading, BoL) ist eines der wichtigsten Transportdokumente. Es ist wichtig, seine Bedeutung zu verstehen, bevor Sie erkunden, wie die Automatisierung von Frachtbriefen Logistikprozesse rationalisieren kann. Das Erkennen der Bedeutung der BoL unterstreicht die Notwendigkeit der Fehlervermeidung, denn schon ein einziger Fehler kann die komplizierten Abläufe der Logistikkette stören.
Der Frachtbrief (Bill of Lading, BoL) ist der König der Dokumente in der Welt der Logistik. Es dient als Quittung, Vertrag und Eigentumsnachweis, in dem die Art, die Menge und der Bestimmungsort der versendeten Waren aufgeführt sind. Es ist sowohl für rechtliche als auch für betriebliche Zwecke unerlässlich und stellt sicher, dass die Sendungen korrekt abgewickelt und wie vereinbart zugestellt werden. Je nach Transportart und Region kann es auch als Luftfrachtbrief, Seefrachtbrief oder multimodales Konnossement bezeichnet werden.
Zu den wichtigsten Aufgaben in der Logistik gehören die ordnungsgemäße Handhabung und Auslieferung von Fracht, die Rechnungsstellung und die Einhaltung von Gesetzen. Für die ordnungsgemäße Handhabung und Zustellung von Fracht ist es entscheidend, dass die Waren genau gemäß dem Frachtbrief abgeholt und zugestellt werden. Die Fakturierung umfasst die Erstellung genauer Rechnungen auf der Grundlage der Frachtdetails und der Versandbedingungen. Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften erfordert, dass alle Sendungen ordnungsgemäß dokumentiert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Da der Frachtbrief eine zentrale Rolle in der Logistik spielt, ist eine Frachtbriefsoftware von entscheidender Bedeutung. Diese Software automatisiert Prozesse und eliminiert menschliche Fehler.
Lektionen aus der US-Trucking-Industrie zur Effizienz von Frachtbriefen
In der Logistikbranche spielen fortschrittliche Technologielösungen wie KI-gesteuerte IDP-Plattformen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung von Effizienz und Transparenz. Durch die Bewältigung der Herausforderungen ungeplanter Abholungen und die Sicherstellung der Datenverarbeitung in Echtzeit können Unternehmen ein hohes Serviceniveau aufrechterhalten, Fehler reduzieren und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Lassen Sie uns einen Blick auf die US-amerikanische Speditionsbranche werfen, um zu verstehen, mit welchen Schwierigkeiten Logistikunternehmen bei der Dokumentenverarbeitung zu kämpfen haben und wie Automatisierung und IDP-Lösungen die Situation drastisch verbessern können.
Die Logistikbranche in den USA, die aufgrund geografischer Beschränkungen und eines weniger robusten Schienennetzes stark auf den Lkw-Verkehr angewiesen ist, kann in drei Hauptsegmente unterteilt werden:
- Full Truck Load (FTL): In diesem Segment hat ein einzelner Versender genug Waren, um einen ganzen Lastwagen zu füllen und sie von A nach B zu transportieren. Der Prozess ist unkompliziert mit einem einzigen Versanddokument, was die Logistikabläufe vereinfacht.
- Less Than Truckload (LTL): Dieses Segment ist das größte und umfasst mehrere Versender, deren Waren zusammengenommen keinen Lkw füllen. Die Lkw fahren im Linienverkehr von A nach B und transportieren dabei oft 50-60 verschiedene Sendungen, für die jeweils ein eigener Frachtbrief ausgestellt werden muss. Diese Komplexität erfordert eine präzise Handhabung und Dokumentation.
- Fahrzeug-Leasing: Dieses Segment umfasst das Leasing von Lastkraftwagen für verschiedene Zwecke und bietet Verladern, die ihre Flotte nicht selbst besitzen, Flexibilität.
Der Logistikprozess beginnt in der Regel mit einem Antrag auf Abholung einer Sendung. In der Branche sind etwa 55-60% dieser Abholungen geplant, d.h. das Versandteam weiß im Voraus Bescheid und informiert die Fahrer entsprechend. Die restlichen 40 % sind jedoch ungeplante “Geistersendungen”, bei denen die Fahrer routinemäßig Sendungen abholen, ohne das Unternehmen vorher zu informieren.
Dieser Mangel an Sichtbarkeit schafft mehrere Herausforderungen:
- Unsichtbarkeit von Geistersendungen: Ohne Vorankündigung können Logistikunternehmen nicht in Echtzeit sehen, was abgeholt wird, was zu Schwierigkeiten bei der Planung führt.
- Ineffiziente Planung: Ohne die Gesamtzahl der Pakete und deren Gewicht zu kennen, haben Unternehmen Schwierigkeiten, die nächtlichen Transporte effektiv zu planen, sei es bei der Bestimmung der Anzahl der benötigten LKWs oder bei der Festlegung der Versandprioritäten.
Um diese Herausforderungen zu meistern, wenden sich Unternehmen fortschrittlichen technologischen Lösungen zu. Eine solche Lösung besteht darin, die Fahrer mit tragbaren Bildgebungsgeräten auszustatten, um die Frachtdokumente sofort bei der Abholung der Fracht zu erfassen und hochzuladen. In der Vergangenheit erfolgte die Bearbeitung manuell, nachdem die Fahrer Fotos von den Papieren gemacht hatten. Mit dem Aufkommen von Automatisierungstools hat sich dieser Prozess weiterentwickelt.
Einige Logistikunternehmen haben IDP-Lösungen und Frachtbriefsoftware eingeführt und damit eine Erkennungsrate von 70% erreicht. Die verbleibenden 30 % müssen jedoch immer noch manuell überprüft werden, was ein erheblicher Anteil ist. Trotzdem reduziert die Integration von IDP in den Prozess den gesamten Zeitaufwand und minimiert Fehler. Wenn Sie beispielsweise 40 Dokumente pro Tag bearbeiten, können Sie mit IDP eine Erkennungsrate von 70 % erreichen und damit die Zeit, die die Fahrer für den Papierkram aufwenden müssen, erheblich reduzieren. Mit ausgefeilteren IDP-Systemen könnte die Erkennungsrate 98% erreichen, was die Effizienz weiter steigern würde.
Dank dieses Fortschritts kann das System die Bedienterminals in Echtzeit aktualisieren und bietet so einen klaren Überblick über die eingehenden Sendungen, einschließlich ihrer Zielorte und Mengen.
Auswirkungen auf die Effizienz
- Fehlerreduzierung: Durch die Automatisierung der Datenerfassung und -verarbeitung reduziert die Lösung menschliche Fehler und gewährleistet die Genauigkeit der Dokumentation.
- Schnelligkeit und Verlässlichkeit: Das System bietet Echtzeittransparenz, ermöglicht zeitnahe Entscheidungen und sorgt für ein konstantes Serviceniveau.
- Einhaltung von Vorschriften: Stellt sicher, dass alle rechtlichen Unterlagen vorhanden und auf dem neuesten Stand sind, um das Risiko von Compliance-Problemen zu verringern.
Wie Graip.AI die Konnossement-Bearbeitung transformiert
Graip.AI ist eine KI-Plattform mit einer Reihe von vorgefertigten Anwendungsfällen, die darauf abzielen, manuelle, sich wiederholende Aufgaben in Unternehmen in intelligente, automatisierte Workflows zu verwandeln. Die Kernfunktionalität von Graip.AI ist die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die sich an Logistikunternehmen unterschiedlicher Größe richtet.
Graip.AI automatisiert die Klassifizierung eingehender Transport- und Logistikdokumente für die Überprüfung durch das Management und extrahiert wichtige Informationen, einschließlich der für Frachtbriefe und CMRs benötigten Informationen. Es verfügt über konfigurierte Benachrichtigungen, um Fahrer oder andere Beteiligte über fehlende Daten nach der Verarbeitung zu informieren. Außerdem unterstützt Graip.AI die Erstellung neuer Dokumente in Systemen von Drittanbietern unter Verwendung extrahierter Daten und vordefinierter Logik und Algorithmen.
Wie funktioniert das?
Wenn ein Fahrer oder ein Mitarbeiter des Unternehmens ein Dokument auf Graip.AI hochlädt, prüft die Plattform zunächst die visuelle Qualität des Dokuments mithilfe einer speziell für Fahrer entwickelten Benutzeroberfläche. Wenn die Qualität unter dem eingestellten Schwellenwert liegt, benachrichtigt Graip.AI den Fahrer sofort über diese Benutzeroberfläche und fordert ihn auf, ein schärferes Foto zu machen und hochzuladen.
Graip.AI verarbeitet das Dokument dann mit OCR– und ML-Technologien sowie einer Nachbearbeitungs-Engine. Die Benutzer können die Genauigkeit manuell überprüfen oder Graip.AI aktivieren, um automatisch Benachrichtigungen (per E-Mail) an die Absender der Dokumente über fehlende oder falsche Informationen zu senden.
Die Komplexität des Umgangs mit BoLs liegt in ihrer Qualität und der Vielschichtigkeit der Informationen, einschließlich der Extraktion von Daten aus Aufklebern und anderen Overlays. Das Graip.AI-Modell für die Logistikbranche ist das fortschrittlichste in diesem Bereich und in der Lage, Dokumente jeglicher Komplexität zu verarbeiten.
Wenn ein Unternehmen mehrere Genehmiger für die Bearbeitung von Frachtbriefen hat, kann Graip.AI so konfiguriert werden, dass die Genehmigungsregeln und -praktiken des Unternehmens übernommen werden. Wenn das Management einen Überblick über die aggregierten Daten eines bestimmten Zeitraums benötigt, können diese Daten in Echtzeit über verschiedene Formate wie Dashboards, Excel-Tabellen oder Datenvisualisierungstools angezeigt werden.
Schließlich können erkannte und extrahierte Daten aus dem BoL an CRM-, Finanz- oder ERP-Systeme übertragen werden, um damit verbundene Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen und Versicherungspolicen automatisch zu aktualisieren.
Hier erfahren Sie, wie die Graip.AI-Plattform die Transportbranche verändern kann:
- Reduziert die Bearbeitungszeit, erhöht die Datengenauigkeit und verbessert die Effizienz der Frachtabfertigung.
- Minimiert Fehler und erhöht das Vertrauen bei Partnern und Kunden.
- Übersetzt und transliteriert automatisch Daten aus Transportdokumenten von/nach 140 Sprachen.
- Bietet eine automatische Klassifizierung mehrerer Arten von Transport-/Logistikdokumenten mit konfigurierbarem Workflow für jede Art.
- Optimiert die Nutzung von Ressourcen.
Die Macht von Graip.AI: Verwandeln Sie Inkonsistenz in Konsistenz
Branchenexperten werden uns nicht erlauben, zu übertreiben: Im Transportwesen sind Variabilität und Inkonsistenz bis zu einem gewissen Grad unvermeidlich, es sei denn, die Unternehmen automatisieren ihre Prozesse stark. Und es gibt maßgeschneiderte Lösungen, die die Landschaft der Bill of Lading Software neu gestalten und einen Paradigmenwechsel in der Branche markieren. Sehen wir uns an, wie Graip.AI die Bearbeitung von Frachtbriefen vereinfachen kann.
Flexible Verifizierung
Graip.AI bietet Benutzern die Flexibilität, zwischen manueller Überprüfung und automatischer Fehlererkennung zu wählen. Die Benutzer können die extrahierten Daten manuell auf ihre Richtigkeit überprüfen oder sich darauf verlassen, dass Graip.AI automatisch E-Mail-Benachrichtigungen generiert, die den Absender des Dokuments auf fehlende oder falsche Informationen hinweisen. Dies gewährleistet eine akribische Liebe zum Detail, ohne Kompromisse bei der Effizienz einzugehen.
Erweiterte Bildbearbeitung
Graip.AI zeichnet sich durch seine fortschrittlichen Bildbearbeitungsfunktionen aus. Von der Erkennung von handgeschriebenem Text bis hin zur Entschlüsselung von nicht senkrechten Fotos und unscharfen Bildern bewältigt Graip.AI selbst die anspruchsvollsten Dokumente mit Leichtigkeit. Seine Fähigkeit, überlappende Textabschnitte zu dekodieren, verbessert seine Fähigkeiten noch weiter und gewährleistet eine genaue Datenextraktion aus verschiedenen Quellen.
Externer/Interner Datenabgleich
Graip.AI lässt sich nahtlos in interne Datenbanken wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) Systeme integrieren und ermöglicht so einen nahtlosen Abgleich der extrahierten Daten mit bestehenden Datensätzen. Darüber hinaus erweitert Graip.AI seine Fähigkeiten auf externe Datenquellen, erleichtert den Abgleich mit Zollbehörden oder Speditionsplattformen und gewährleistet eine umfassende Datenvalidierung.
Сontinuous Model Training
Eine häufige Frage ist, wie sich Graip.AI an neue Daten anpasst. Die Plattform trainiert ihr Modell ständig neu, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern. So bleibt sie die fortschrittlichste Lösung der Branche für die Verarbeitung komplexer Logistikdokumente.
Graip.AI Anfrage Version
Graip.AI enthält die Funktion Graip Request Version, mit der Benutzer verschiedene Dokumentversionen vergleichen können. Diese Funktion hilft bei der Verfolgung von Änderungen an Dokumenten und sorgt für Transparenz und Genauigkeit während des gesamten Bearbeitungszyklus.
Graip.AI Q&A Plattform
Graip.AI verfügt über eine Plattform für Fragen und Antworten, über die Benutzer sofortigen Zugang zu wichtigen Informationen erhalten. So können Sie sich beispielsweise über den aktuellen Standort einer Sendung erkundigen, indem Sie einfach eine Frage stellen. Graip.AI reagiert umgehend und nutzt die Erkenntnisse aus der Bill of Lading Automation, um genaue und zeitnahe Aktualisierungen zu liefern und so eine fundierte Entscheidungsfindung und ein proaktives Logistikmanagement zu fördern.
Anpassung von Graip.AI an Ihre logistischen Bedürfnisse: Anpassung und Integration
Die Integration mit Graip.AI wird durch robuste Funktionen erleichtert, die eine nahtlose Verbindung mit der bestehenden Unternehmenssoftware des Kunden ermöglichen. Mithilfe der API kann Graip.AI problemlos in Softwareanwendungen integriert werden, was eine reibungslose Datensynchronisation und optimierte Arbeitsabläufe gewährleistet.
Die native Integration mit führenden ERP-Systemen wie SAP und Salesforce gewährleistet Kompatibilität und vereinfacht die systemübergreifende Datenverwaltung. Darüber hinaus lässt sich Graip.AI nahtlos in führende RPA-Lösungen integrieren, so dass Logistikunternehmen KI-gestützte Funktionen nutzen können, ohne ihre aktuellen RPA-Tools ändern zu müssen.
Während die Integration von Graip.AI mit einer AS/400 für die Frachtbriefverarbeitung ein bedeutender Schritt nach vorn ist, gibt es drei weitere beliebte Lösungen von Drittanbietern, die das Graip.AI-Team integrieren könnte, um eine umfassendere Lösung für die Frachtbriefabwicklung anzubieten:
- Handelsmanagement-Systeme: Beispiele sind Oracle Transportation Management.
- Zollverwaltungssysteme: Lösungen wie GT Nexus.
- Plattformen für die Frachtbeförderung: Wie zum Beispiel Flexport.
Das Extrahieren von Adressen aus Dokumenten kann eine mühsame Aufgabe sein, die oft mit Unstimmigkeiten und Fehlern behaftet ist. Mit der Integration von Graip.AI in die Google Maps API wird dieser Prozess jedoch mühelos. Graip.AI nutzt die Leistungsfähigkeit von Google Maps und validiert extrahierte Adressen in Echtzeit, um Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten.
Eine Besonderheit von Graip.AI ist der niedrige Programmieraufwand, so dass der Endbenutzer über keine Programmierkenntnisse verfügen muss. Die Plattform ermöglicht eine einfache Anpassung des Anfragelayouts ohne jeglichen Code, so dass Benutzer mühelos Felder ändern, Standardwerte zuweisen und Dropdown-Optionen konfigurieren können.
Einpacken
Die Einführung der Automatisierung von Frachtbriefen, die durch KI-gesteuerte intelligente Dokumentenverarbeitung ermöglicht wird, markiert einen entscheidenden Moment in der Entwicklung der Logistik. Diese bahnbrechende Technologie verändert nicht nur den Betrieb – sie definiert die Möglichkeiten in der Welt des Transports neu.
Mit Graip.AI an der Spitze wird das Alltägliche außergewöhnlich, und das Gewöhnliche wird außergewöhnlich. Graip.AI bietet nicht nur Automatisierung, sondern verspricht eine Revolution. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme werden Prozesse gestrafft, Fehler reduziert und letztlich das Regelwerk für hervorragende Logistik neu geschrieben.
Durch die Automatisierung des zuvor manuellen Prozesses des Sammelns, Klassifizierens, Validierens, Abgleichens und Exportierens von Daten aus Logistikdokumenten mit Graip.AI brauchen die Mitarbeiter des Unternehmens nur noch den Fortschritt der Sendungen zu überwachen, nur bei wirklichen Problemen und Verzögerungen einzugreifen und sich auf operative Tätigkeiten zu konzentrieren.