Guía para principiantes sobre el tratamiento inteligente de documentos

Entrar en la era de la transformación digital ya no es un detalle, sino una necesidad de primer nivel. La evolución se extiende a todos los aspectos del trabajo, y el procesamiento inteligente de documentos es el hecho que realmente da que hablar.

En 2021, una oleada de interés por el procesamiento inteligente de documentos inundó el mundo, y parece que esta oleada no va a desaparecer. Según la investigación de una empresa de asesoramiento e impacto en los ingresos, MarketsandMarkets, se prevé que el tamaño del mercado mundial de IDP crezca de 800 millones de USD en 2021 a 3.700 millones de USD en 2026, con una importante tasa de crecimiento anual compuesto (CAGR) del 36,8%.

Este impulso identifica la necesidad de que las empresas actualicen sus flujos de trabajo, y las soluciones de AI y RPA están a la vanguardia de este cambio. Para ayudarte a hacerte una mejor idea de cómo puedes beneficiarte de la IDP, hemos redactado este artículo sobre el papel de la IDP en los procesos “Lead to Cash”.

¿Qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos?

El procesamiento o tratamiento inteligente de documentos (también conocido como IDP) es una tecnología que utiliza la potencia combinada de la AI y el aprendizaje automático para automatizar el procesamiento manual de datos. En pocas palabras, la solución es capaz de reconocer texto y cifras, extraer los datos de los recursos no estructurados y, a continuación, procesarlos según sea necesario.

Ron Cameron, director general de KnowledgeLake, se refirió en una ocasión a la IDP como “una combinación de herramientas, procesos y experiencia” en su artículo para Forbes. Adoptando este término al tratamiento inteligente de documentos, se puede describir como una mezcla de estas cinco disciplinas:

• Herramientas clásicas de captura
• Automatización robótica de procesos
• Inteligencia artificial
• Tecnologías en la nube
• Arquitectura de procesos de negocio

Así pues, el tratamiento inteligente de documentos es una mezcla de los componentes anteriores: un arte complejo creado para simplificar nuestra vida laboral.

¿Por qué las empresas se pasan al tratamiento inteligente de documentos?

Ya hemos resuelto que el objetivo principal del tratamiento inteligente de documentos es poner en marcha el procesamiento de datos. Veamos cómo se refleja su aplicación en las empresas.

Todas las empresas generan toneladas de datos. Esta información puede dividirse en dos categorías principales:

• Datos estructurados. Es información impecablemente organizada y almacenada en formatos predefinidos. Por ejemplo, los datos de un archivo Excel están estructurados.
• Datos no estructurados. Este tipo de datos se almacena en su formato nativo y suele ser generado por humanos. Las imágenes, el audio, los vídeos, las cartas y los documentos impresos son ejemplos de datos no estructurados.

Examinar los datos estructurados es pan comido, sobre todo si eres aficionado a las herramientas de análisis empresarial. Con los datos no estructurados, todo es diferente. Son increíblemente difíciles de gestionar. A menudo, los empleados tienen que procesar manualmente grandes volúmenes de esta información, y ésta es una actividad que consume mucho tiempo y afecta a toda la organización. Esta situación se agrava por el hecho de que los datos no estructurados representan el 90% de los datos empresariales, dice Wired.

El tratamiento inteligente de datos aborda este problema eliminando las tareas repetitivas dentro de una empresa. Agiliza la información mediante la gestión, capturando instantáneamente los datos y convirtiéndolos en formatos deseables. Por ejemplo, la plataforma Graip.AI puede convertir documentos en PDF, XLC, XML, textos manuscritos y otros.

La captura y el procesamiento automatizados de datos ayudan a tu empresa a centrarse en las tareas importantes, en lugar de en las rutinarias. Al integrar IDP en tu proceso interno, tú:

• Puedes procesar grandes volúmenes de datos a un ritmo más rápido;
• Reduces el riesgo de posibles errores y erratas;
• Digitalizas tu empresa recopilando todos los datos necesarios;
• Ayudas a tu equipo a concentrar sus esfuerzos en tareas de alto nivel;
• Adelantas a tus competidores simplemente siendo más rápido.

Veamos más de cerca de lo que es capaz la IDP.

Capacidades de las soluciones de procesamiento inteligente de documentos

Como hemos dicho antes, el tratamiento inteligente de documentos no sería posible sin la fusión de varias disciplinas en un solo producto. Además, cada plataforma IDP tiene sus propias funciones útiles, y algunas pueden ser más sofisticadas que otras.

Las soluciones estándar de procesamiento inteligente de documentos suelen ser incapaces de escanear la escritura a mano y a menudo se limitan a reconocer sólo textos/imágenes.

Las plataformas más avanzadas, como Graip.AI, pueden alternar entre varios modelos de aprendizaje automático para procesar los datos con mayor precisión, independientemente del idioma utilizado. Otra característica interesante es que la AI puede entrenarse para detectar diferentes casos de uso (por ejemplo, una orden de compra) de inmediato, lo que te permite perfeccionar los flujos de trabajo, por ejemplo, en los procesos “Lead to Cash”.

Lo esencial

El procesamiento inteligente de documentos pretende ayudar a las empresas y a las startups de rápido crecimiento a dar el siguiente paso en la era de la transformación digital. Muchos procesos internos pueden experimentar mejoras gracias a estos sistemas. En este artículo, hemos aprovechado los flujos “Lead to Cash” específicamente para demostrar las formas en que IDP puede mejorarlos.

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