Sprechen Sie über Disney, DHL oder Gamestop – sie alle haben eine bemerkenswerte digitale Transformation durchlaufen.
Die meisten Verwaltungsaufgaben, die Unternehmen erledigen, wie z.B. die Kreditorenbuchhaltung, wurden von Computern übernommen.
Die Finanzabteilungen mussten mit diesen dramatischen Veränderungen Schritt halten, um schneller und effektiver denn je zu werden!
AP-Automatisierung, ein anderer Name für Software zur Rechnungsverwaltung, erleichtert und beschleunigt den Umgang mit Rechnungen für Unternehmen.
Inhalt
Was ist intelligente Rechnungsverarbeitung?
Intelligente Rechnungsverarbeitung ist eine Methode zur elektronischen Verarbeitung von Rechnungen und anderen Dokumenten mit dem Ziel, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
Es verwendet ein computergestütztes System, das eine große Anzahl von Dokumenten schnell und präzise verarbeiten kann, ohne dass dies von Hand geschehen muss.
Intelligente Systeme verwenden verschiedene Arten von künstlicher Intelligenz, um Daten zu prüfen und zu entscheiden, welche Rechnungen oder Dokumente als nächstes bearbeitet werden sollen.
Was sind die fünf Säulen der intelligenten Rechnungsverarbeitung?
1. ERP-Integration
Jede Software, die Sie verwenden, sollte gut mit Ihrem Enterprise Resource Planning (ERP)-System zusammenarbeiten können. Wenn Ihr ERP-Tool in Ihre Softwarelösung integriert ist, kann es alle Funktionen der Software nutzen und Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen.
Mit einer automatisierten Fakturierungslösung, die gut mit Ihrem ERP-System zusammenarbeitet, können Sie den Rechnungsstellungsprozess zu 70 % automatisieren.
2. Leicht zu bedienende Schnittstelle
Die Implementierung der Automatisierung kann schwierig sein. Um das Programm in vollem Umfang nutzen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie Ihr Team mit dem Programm vertraut machen.
Eine benutzerfreundliche Oberfläche macht es Ihnen leichter, Ihre Mitarbeiter davon zu überzeugen, die Automatisierung und den Wandel so zu akzeptieren, dass sie für Ihr Unternehmen von Vorteil sind.
3. Detaillierte Aufzeichnungen
Ihre Finanzdaten sollten in detaillierten Aufzeichnungen in einem AP-Automatisierungssystem gespeichert werden, auf das Sie bei Bedarf zugreifen können. damit Sie Ihre vergangenen Zahlungen und Rechnungen einsehen können.
4. Schneller Abgleich
Ein gutes Automatisierungsprogramm sollte in der Lage sein, die Zeilen auf der Rechnung mit den Zeilen auf der Bestellung abzugleichen und mit den Quittungen zu vergleichen, um sicherzustellen, dass der richtige Betrag eingegangen ist.
5. Skalierbarkeit
Intelligente Rechnungsbearbeitungssysteme können Tausende von Kunden gleichzeitig bearbeiten. Das bedeutet, dass Sie mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten können, was Ihnen Geld spart und Ihre Effizienz bei der Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens erhöht.
Letzte Erkenntnis
Mit intelligenter Software für die Rechnungsbearbeitung können Sie mühsame, zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die von Hand nur schwer zu erledigen sind. Es wird Ihr Leben verändern, weil Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.