Firmy odnosz\u0105 korzy\u015bci z wdro\u017cenia system\u00f3w automatyzacji zobowi\u0105za\u0144, poniewa\u017c r\u0119czne przetwarzanie faktur jest czasoch\u0142onne i nara\u017cone na b\u0142\u0119dy oraz kradzie\u017ce. Starsze metody AP zmniejszaj\u0105 produkcj\u0119, wydajno\u015b\u0107 i rentowno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n
W miar\u0119 rozwoju firmy procesy te staj\u0105 si\u0119 coraz bardziej z\u0142o\u017cone i uci\u0105\u017cliwe. Wiele firm zatrudnia dodatkowych pracownik\u00f3w finansowych, aby m\u00f3c sobie z tym poradzi\u0107. Jest to jednak kosztowne rozwi\u0105zanie, kt\u00f3rego mo\u017cna unikn\u0105\u0107 poprzez wdro\u017cenie automatyzacji AP.<\/p>\n\n\n\n
Graip.AI<\/a> mo\u017ce pom\u00f3c zautomatyzowa\u0107 rozliczenia zobowi\u0105za\u0144. Zobacz system w akcji.<\/p>\n\n\n\n Przejd\u017amy do sedna sprawy.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Proces rozliczania zobowi\u0105za\u0144 <\/a>(AP) rozpoczyna si\u0119 od wystawienia faktury, kt\u00f3ra musi zosta\u0107 zapisana w ksi\u0119dze rachunkowej. Po otrzymaniu p\u0142atno\u015bci od klienta, faktura musi zosta\u0107 wys\u0142ana ponownie – tym razem jako termin p\u0142atno\u015bci rachunku – aby inne faktury mog\u0142y zosta\u0107 utworzone dla ka\u017cdej nowej faktury otrzymanej w tym samym okresie czasu. Gdy wszystkie te rachunki zostan\u0105 zapisane na odpowiednich kontach, mo\u017cna je zsumowa\u0107, aby okre\u015bli\u0107 ca\u0142kowity przych\u00f3d zebrany w tym okresie.<\/p>\n\n\n\n Proces fakturowania jest cz\u0119sto prosty i nieskomplikowany. Faktura jest generowana przez firm\u0119, gdy klient dokonuje p\u0142atno\u015bci. Jako zapis transakcji, faktury mog\u0105 by\u0107 przywo\u0142ywane w dowolnym momencie, aby sprawdzi\u0107, co zosta\u0142o zakupione, kiedy zosta\u0142o zakupione, jaki by\u0142 koszt, kto sprzeda\u0142, komu zosta\u0142o sprzedane i jak skontaktowa\u0107 si\u0119 z ka\u017cd\u0105 ze stron.<\/p>\n\n\n\n Firmy musz\u0105 radzi\u0107 sobie z wieloma rodzajami faktur, z kt\u00f3rych ka\u017cda s\u0142u\u017cy unikalnemu celowi.<\/p>\n\n\n\n Nota kredytowa, znana r\u00f3wnie\u017c jako nota uznaniowa, to adnotacja, kt\u00f3ra pokazuje pieni\u0105dze, kt\u00f3re zosta\u0142y zaksi\u0119gowane z powrotem na pierwotnej fakturze. Najcz\u0119stszym przyk\u0142adem definicji noty kredytowej jest zwrot pieni\u0119dzy od klienta.<\/p>\n\n\n\n Noty kredytowe umo\u017cliwiaj\u0105 zmian\u0119 konta klienta i zmian\u0119 nale\u017cno\u015bci bez usuwania pierwotnej faktury z dokumentacji. Do czego dok\u0142adnie s\u0142u\u017cy nota kredytowa w \u015bwiecie ksi\u0119gowo\u015bci? Jest to nowy dokument, kt\u00f3ry zosta\u0142 wystawiony jako dodatek do pierwotnej faktury. Jest to korzystne zar\u00f3wno dla kupuj\u0105cych, jak i sprzedaj\u0105cych, poniewa\u017c zapewnia dok\u0142adno\u015b\u0107 zapis\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Istnieje wiele powod\u00f3w, dla kt\u00f3rych mo\u017ce by\u0107 konieczne zmodyfikowanie oryginalnej faktury w celu wskazania zwrotu pieni\u0119dzy na konto klienta. Zastanawiaj\u0105c si\u0119 nad tym, do czego wykorzystywana jest nota kredytowa, prawdopodobnie natkniesz si\u0119 na typowe przyczyny, takie jak nast\u0119puj\u0105ce:<\/p>\n\n\n\n Rabaty i promocje<\/strong> – sprzedawca chce nagrodzi\u0107 konsumenta za jego oddanie, udzielaj\u0105c mu rabatu. Mo\u017ce to zosta\u0107 zaksi\u0119gowane na ich koncie jako nota kredytowa na fakturze.<\/p>\n\n\n\n Zwroty konsumenckie<\/strong> – je\u015bli klient chce zwr\u00f3ci\u0107 rzeczy, kt\u00f3re ju\u017c kupi\u0142. W zamian sprzedawca musi wystawi\u0107 not\u0119 kredytow\u0105 w celu skorygowania pierwotnej kwoty faktury.<\/p>\n\n\n\n Nieporozumienie dotycz\u0105ce faktury<\/strong> – kupuj\u0105cy uwa\u017ca, \u017ce zosta\u0142 obci\u0105\u017cony zawy\u017con\u0105 op\u0142at\u0105 za pocz\u0105tkowe produkty, a sprzedawca zgadza si\u0119 obni\u017cy\u0107 cen\u0119. Nota kredytowa jest wystawiana w celu odzwierciedlenia obni\u017cki ceny.<\/p>\n\n\n\n Jakie korzy\u015bci si\u0119 z tym wi\u0105\u017c\u0105?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Je\u015bli m\u00f3wimy o korzy\u015bciach p\u0142yn\u0105cych z not kredytowych, jest ich wiele. Zapobieganie b\u0142\u0119dom klasyfikuje si\u0119 jako najbardziej powszechne i korzystne wykorzystanie not kredytowych. Nota obci\u0105\u017ceniowa, znana r\u00f3wnie\u017c jako nota ksi\u0119gowa, jest rodzajem powiadomienia o zad\u0142u\u017ceniu mi\u0119dzy sprzedawc\u0105 a kupuj\u0105cym. Noty obci\u0105\u017ceniowe s\u0105 cz\u0119sto wykorzystywane w transakcjach B2B, gdy jedna firma mo\u017ce dostarczy\u0107 innej firmie swoje towary lub us\u0142ugi przed wys\u0142aniem oficjalnej faktury. Transakcja jest dokumentowana w nocie obci\u0105\u017ceniowej, kt\u00f3ra j\u0105 “odnotowuje”.<\/p>\n\n\n\n Na przyk\u0142ad w przypadku wymiany mi\u0119dzy firmami a konsumentami, gdy klient zwraca towar, kt\u00f3ry zosta\u0142 pierwotnie zakupiony na kredyt, wykorzystywane s\u0105 noty obci\u0105\u017ceniowe. Kupuj\u0105cy w tej transakcji wystawia sprzedaj\u0105cemu not\u0119 obci\u0105\u017ceniow\u0105.<\/p>\n\n\n\n Faktura pro forma to faktura sprzeda\u017cy dostarczana klientom przed wys\u0142aniem produktu. Zazwyczaj zawiera szczeg\u00f3\u0142y dotycz\u0105ce zakupionych towar\u00f3w oraz inne istotne informacje, takie jak waga przesy\u0142ki i zwi\u0105zane koszty.<\/p>\n\n\n\n Import towar\u00f3w do kraju wymaga przed\u0142o\u017cenia faktur pro forma organom celnym. W przeciwie\u0144stwie do zwyk\u0142ej oferty cenowej, faktura pro forma stanowi prawnie egzekwowaln\u0105 umow\u0119, nawet je\u015bli podstawowe warunki sprzeda\u017cy s\u0105 elastyczne.<\/p>\n\n\n\n Faktury pro forma s\u0105 wykorzystywane do u\u0142atwienia wewn\u0119trznego procesu wydawania pozwole\u0144 na zakupy dla firm we wszystkich sektorach. Poniewa\u017c wszystkie warunki sprzeda\u017cy s\u0105 ustalane wcze\u015bniej w fakturze pro forma, nie ma potrzeby dalszych negocjacji po sfinalizowaniu sprzeda\u017cy.<\/p>\n\n\n\n Faktura po\u015brednia to \u015bwietny spos\u00f3b na roz\u0142o\u017cenie ca\u0142kowitego kosztu du\u017cego projektu na d\u0142u\u017cszy okres. Zamiast wystawia\u0107 jeden du\u017cy rachunek po zako\u0144czeniu projektu, wystawiasz seri\u0119 faktur na r\u00f3\u017cnych etapach.<\/p>\n\n\n\n Podczas pracy nad d\u0142ugoterminowym projektem korzystne mo\u017ce by\u0107 wystawianie faktur przej\u015bciowych, aby m\u00f3c nadal otrzymywa\u0107 p\u0142atno\u015bci w trakcie trwania projektu. Twoi klienci mog\u0105 czerpa\u0107 korzy\u015bci z rachunk\u00f3w okresowych, poniewa\u017c pozwalaj\u0105 im one na \u0142atwiejsze bud\u017cetowanie i \u015bledzenie post\u0119p\u00f3w w realizacji projektu.<\/p>\n\n\n\n R\u0119czne fakturowanie jest \u017cmudne i czasoch\u0142onne, co mo\u017ce powodowa\u0107 problemy z dok\u0142adno\u015bci\u0105 i terminowo\u015bci\u0105 dostarczania faktur do klient\u00f3w. To z kolei mo\u017ce op\u00f3\u017ani\u0107 p\u0142atno\u015bci i zaszkodzi\u0107 przep\u0142ywom pieni\u0119\u017cnym firmy. Poniewa\u017c niezap\u0142acone faktury nie s\u0105 \u0142atwo widoczne, trudno jest r\u00f3wnie\u017c \u015bledzi\u0107 zaleg\u0142e p\u0142atno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Co do zasady, r\u0119czna obs\u0142uga pojedynczej faktury b\u0119dzie kosztowa\u0107 wi\u0119cej. Wystarczy policzy\u0107, je\u015bli Twoja firma r\u0119cznie obs\u0142uguje dziesi\u0105tki tysi\u0119cy faktur przychodz\u0105cych. Nie warto ju\u017c polega\u0107 na pracy fizycznej.<\/p>\n\n\n\n W systemie r\u0119cznym prawdopodobie\u0144stwo wyst\u0105pienia b\u0142\u0119d\u00f3w jest wi\u0119ksze, poniewa\u017c s\u0105 one obs\u0142ugiwane przez ludzi. S\u0105 one strat\u0105 pieni\u0119dzy i czasu dla firmy, a nawet mog\u0105 powodowa\u0107 gorsze problemy. Poza tym, w przypadku r\u0119cznego fakturowania prawdopodobne jest, \u017ce firma b\u0119dzie musia\u0142a zatrudni\u0107 wi\u0119cej os\u00f3b.<\/p>\n\n\n\n Jednak r\u0119czne przetwarzanie faktur papierowych znacznie wyd\u0142u\u017ca ten proces. Wygl\u0105da na to, \u017ce pracownicy sp\u0119dzaj\u0105 wi\u0119cej czasu na mniej znacz\u0105cych zadaniach. Musia\u0142by\u015b p\u0142aci\u0107 wi\u0119kszej liczbie pracownik\u00f3w za wi\u0119ksz\u0105 liczb\u0119 godzin pracy, co zwi\u0119ksza i tak ju\u017c wysokie koszty operacyjne. Ale czy nie by\u0142oby lepiej osi\u0105gn\u0105\u0107 wi\u0119cej w kr\u00f3tszym czasie przy jak najmniejszej ingerencji cz\u0142owieka?<\/p>\n\n\n\n R\u0119czne fakturowanie to \u017cmudny proces, kt\u00f3ry wymaga siedzenia przy biurku przez wiele godzin ka\u017cdego dnia roboczego. Wydajno\u015b\u0107 zespo\u0142u cierpi z tego powodu, a dodatkowo jest to cz\u0119sto irytuj\u0105ce.<\/p>\n\n\n\n Co wi\u0119cej, jest to zazwyczaj trudne i niewygodne. Faktury wymagaj\u0105 wielu skomplikowanych czynno\u015bci, w tym ekstrakcji danych, dopasowywania, zatwierdzania przep\u0142yw\u00f3w pracy, przygotowywania czek\u00f3w i innych.<\/p>\n\n\n\n Systemy r\u0119czne cz\u0119sto obejmuj\u0105 papierowe kopie faktur przechowywane w jednym miejscu. Nie b\u0119dziesz m\u00f3g\u0142 z niego korzysta\u0107, gdy nie b\u0119dziesz w miejscu pracy. Zesp\u00f3\u0142 nie mo\u017ce efektywnie wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 w tak odleg\u0142ym \u015brodowisku. Twoi pracownicy utkn\u0105 przy tym samym biurku, wprowadzaj\u0105c dane lub wykonuj\u0105c inne powi\u0105zane obowi\u0105zki, uniemo\u017cliwiaj\u0105c im skupienie si\u0119 na innych, bardziej warto\u015bciowych lub zorientowanych na rozw\u00f3j obowi\u0105zkach.<\/p>\n\n\n\n Wynikaj\u0105ca z tego op\u00f3\u017aniona innowacyjno\u015b\u0107 i rozw\u00f3j utrudniaj\u0105 wprowadzanie nowych strategii i osi\u0105ganie post\u0119p\u00f3w w innych obszarach.<\/p>\n\n\n\n Kradzie\u017c danych, utrata danych i podobne kwestie bezpiecze\u0144stwa s\u0105 \u0142atwym celem w przypadku systemu r\u0119cznego. Dane zapisane lokalnie s\u0105 nara\u017cone na nieautoryzowany dost\u0119p i wykorzystanie. Transakcje finansowe s\u0105 odzwierciedlone w danych firmy, dlatego ich ochrona ma kluczowe znaczenie.<\/p>\n\n\n\n Faktury papierowe s\u0105 podatne na zagubienie zar\u00f3wno w drodze do biura, jak i po jego opuszczeniu. W rezultacie op\u00f3\u017anione p\u0142atno\u015bci b\u0119d\u0105 naliczane do momentu zlokalizowania wszystkich faktur. Pr\u00f3ba ich odnalezienia b\u0119dzie czasoch\u0142onnym i stresuj\u0105cym przedsi\u0119wzi\u0119ciem dla zespo\u0142u AP.<\/p>\n\n\n\n Nie tylko szkodzi to zdolno\u015bci dostawcy do p\u0142acenia rachunk\u00f3w, ale mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c negatywnie wp\u0142yn\u0105\u0107 na relacje z t\u0105 firm\u0105. Je\u015bli faktura papierowa i zam\u00f3wienie zakupu nie s\u0105 zgodne, mo\u017ce by\u0107 trudno zweryfikowa\u0107, czy uzgodniono prawid\u0142ow\u0105 kwot\u0119.<\/p>\n\n\n\n Istnieje wiele pozytywnych aspekt\u00f3w korzystania z automatycznego systemu fakturowania. W szczeg\u00f3lno\u015bci, czas potrzebny firmie na przej\u015bcie od przes\u0142ania faktury do wp\u0142aty pieni\u0119dzy na konto mo\u017ce zosta\u0107 wielokrotnie skr\u00f3cony. Zmniejsza liczb\u0119 b\u0142\u0119d\u00f3w przy mniejszej liczbie naci\u015bni\u0119\u0107 klawiszy, a b\u0142\u0119dy transkrypcji s\u0105 r\u00f3wnie\u017c zredukowane.<\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki fakturom online wprowadzanie nowych szablon\u00f3w faktur jest proste, szybkie i tanie. Oznacza to, \u017ce klient nie b\u0119dzie musia\u0142 zajmowa\u0107 si\u0119 g\u00f3r\u0105 niepotrzebnych faktur papierowych, poniewa\u017c zmiana musi zosta\u0107 wprowadzona tylko raz, aby zosta\u0142a odzwierciedlona na wszystkich kolejnych fakturach.<\/p>\n\n\n\n Automatyzacja przetwarzania faktur, m\u00f3wi\u0105c pro\u015bciej, to dzia\u0142anie polegaj\u0105ce na skonfigurowaniu procesu fakturowania tak, aby dzia\u0142a\u0142 mechanicznie. Bez jakiejkolwiek interwencji cz\u0142owieka,“automatyczne przetwarzanie faktur<\/a>” (lub “automatyzacja AP”) wykorzystuje dane zebrane z kont p\u0142atniczych do generowania \u017c\u0105da\u0144 p\u0142atno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Dzi\u0119ki zautomatyzowanym procesom fakturowania faktury s\u0105 tworzone cyfrowo, przesy\u0142ane i odbierane w ci\u0105gu kilku sekund oraz bezpiecznie przechowywane na serwerze lub w chmurze. W\u0142a\u015bciwe zastosowanie automatyzacji faktur, kt\u00f3ra jest pot\u0119\u017cnym narz\u0119dziem, mo\u017ce u\u0142atwi\u0107 usprawnienie procesu fakturowania. Ze wzgl\u0119du na oszcz\u0119dno\u015b\u0107 czasu i pieni\u0119dzy oraz wzrost przep\u0142yw\u00f3w pieni\u0119\u017cnych, firmy powinny rozwa\u017cy\u0107 wdro\u017cenie tej automatyzacji.<\/p>\n\n\n\n Firmy ka\u017cdej wielko\u015bci mog\u0105 czerpa\u0107 korzy\u015bci z automatycznego przetwarzania faktur, poniewa\u017c technologia ta obs\u0142uguje ca\u0142y proces fakturowania, od wystawienia faktury przez dostawc\u0119 po uzgodnienie p\u0142atno\u015bci, oszcz\u0119dzaj\u0105c czas i pieni\u0105dze. Bardziej konwencjonalne oprogramowanie do przetwarzania faktur wymaga fizycznego dostarczenia faktur przed zarejestrowaniem danych (elektronicznie lub r\u0119cznie) w systemie ksi\u0119gowym lub, w niekt\u00f3rych sytuacjach, w ksi\u0119gach rachunkowych.<\/p>\n\n\n\n Zautomatyzowane oprogramowanie do zarz\u0105dzania fakturami usprawnia procedury obs\u0142ugi zobowi\u0105za\u0144 i umo\u017cliwia szybkie przetwarzanie p\u0142atno\u015bci poprzez wyodr\u0119bnianie, weryfikacj\u0119 i przechowywanie danych faktur. Ze wzgl\u0119du na wysokie koszty operacyjne, ogromn\u0105 ilo\u015b\u0107 faktur i wzrost liczby b\u0142\u0119d\u00f3w r\u0119cznych, przetwarzanie faktur mo\u017ce stanowi\u0107 zagro\u017cenie dla niekt\u00f3rych firm B2B.<\/p>\n\n\n\n Przetwarzanie rachunk\u00f3w, potwierdzanie danych liczbowych i uzyskiwanie niezb\u0119dnych zezwole\u0144 mo\u017ce zaj\u0105\u0107 do dw\u00f3ch tygodni bez zautomatyzowanego systemu. Tworz\u0105c uproszczony przep\u0142yw pracy dla procedury, zautomatyzowany system mo\u017ce drastycznie skr\u00f3ci\u0107 ten czas.<\/p>\n\n\n\n Ze wzgl\u0119du na potrzebne dane wej\u015bciowe i liczne poziomy komunikacji mi\u0119dzy dzia\u0142ami, procedury r\u0119czne s\u0105 podatne na b\u0142\u0119dy. W ka\u017cdej chwili mo\u017ce doj\u015b\u0107 do zagubienia faktur, nieprawid\u0142owych oblicze\u0144 i problem\u00f3w z procesem. Dzi\u0119ki zautomatyzowanemu systemowi mo\u017cna wyeliminowa\u0107 b\u0142\u0119dy, unikn\u0105\u0107 powielania faktur i zwi\u0119kszy\u0107 dok\u0142adno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n Metoda r\u0119czna jest podatna na liczne b\u0142\u0119dy i pomy\u0142ki podczas obs\u0142ugi wielu faktur od dostawc\u00f3w i kontrahent\u00f3w. Umowy z dostawcami mog\u0105 obejmowa\u0107 op\u0142aty za op\u00f3\u017anienia i kary, co jeszcze bardziej podniesie ceny. Mo\u017cesz unikn\u0105\u0107 tych kar i szybciej przetwarza\u0107 rachunki, korzystaj\u0105c z automatycznego systemu przetwarzania faktur.<\/p>\n\n\n\n Brak przejrzysto\u015bci mo\u017ce skutkowa\u0107 nierozwi\u0105zanymi problemami, takimi jak m.in. nieskuteczne procedury, zani\u017cone koszty i niepe\u0142ne rozliczenia mi\u0119dzyokresowe. Automatyzacja zwi\u0119ksza widoczno\u015b\u0107 \u0142a\u0144cucha proces\u00f3w, zapewniaj\u0105c wszystkie dane potrzebne do rozwi\u0105zywania problem\u00f3w na bie\u017c\u0105co.<\/p>\n\n\n\n Automatyzacja zwi\u0119ksza przejrzysto\u015b\u0107, umo\u017cliwiaj\u0105c firmie \u0142atwiejsze \u015bledzenie koszt\u00f3w. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 platform do przetwarzania faktur jest wyposa\u017cona w solidne funkcje raportowania i analizy, kt\u00f3re zapewniaj\u0105 wizualn\u0105 reprezentacj\u0119 danych w czasie rzeczywistym, aby pom\u00f3c w podejmowaniu decyzji korporacyjnych.<\/p>\n\n\n\n Napi\u0119te relacje mog\u0105 by\u0107 konsekwencj\u0105 op\u00f3\u017anionych p\u0142atno\u015bci lub niedok\u0142adnego przetwarzania faktur, co ostatecznie negatywnie wp\u0142ywa na dzia\u0142alno\u015b\u0107 firmy. W zwi\u0105zku z tym, poprzez zagwarantowanie terminowych p\u0142atno\u015bci i wyeliminowanie rozm\u00f3w telefonicznych i k\u0142opot\u00f3w, na kt\u00f3re zwykle nara\u017ceni s\u0105 dostawcy, zautomatyzowany system mo\u017ce pom\u00f3c w nawi\u0105zaniu silnych relacji.<\/p>\n\n\n\n Robotic Process Automation<\/a> pomaga zwi\u0119kszy\u0107 produktywno\u015b\u0107 pracownik\u00f3w. Wi\u0119cej pracy mo\u017cna wykona\u0107 w kr\u00f3tszym czasie, wi\u0119c mo\u017cna od\u0142o\u017cy\u0107 na jaki\u015b czas dodawanie nowych zasob\u00f3w. Twoi pracownicy b\u0119d\u0105 znacznie lepiej radzi\u0107 sobie ze zwi\u0119kszon\u0105 ilo\u015bci\u0105 pracy.<\/p>\n\n\n\n We\u017a pod uwag\u0119 czas zaoszcz\u0119dzony na przetwarzaniu ka\u017cdej faktury i liczb\u0119 zasob\u00f3w wykorzystanych do tego zadania. Co wi\u0119cej, nie ponosisz ju\u017c op\u0142at za op\u00f3\u017anienia ani kar. Og\u00f3lny wynik automatyzacji dzia\u0142u przetwarzania faktur zapewnia szybki zwrot z inwestycji, a z czasem prowadzi do znacznych oszcz\u0119dno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n Potrzebujesz zautomatyzowanego oprogramowania do przetwarzania faktur, takiego jak Graip.AI, i ch\u0119ci nad\u0105\u017cenia za przysz\u0142o\u015bci\u0105. Jak to dzia\u0142a?<\/p>\n\n\n\n Oprogramowanie to zosta\u0142o zaprojektowane z my\u015bl\u0105 o dok\u0142adnym i wydajnym rejestrowaniu ka\u017cdej transakcji. Mo\u017ce by\u0107 u\u017cywany do \u015bledzenia zam\u00f3wie\u0144 klient\u00f3w, poziom\u00f3w zapas\u00f3w, sprzeda\u017cy itp.<\/p>\n\n\n\n Pierwszym krokiem w zbieraniu danych z faktur jest zaimportowanie ich do oprogramowania. Proces ten nazywany jest “przechwytywaniem danych” lub przechwytywaniem faktur. Dane b\u0119d\u0105 nast\u0119pnie wy\u015bwietlane w wygodny spos\u00f3b dla najwa\u017cniejszych warto\u015bci, takich jak “Nazwa firmy, kwota faktury, data i liczba jednostek”.<\/p>\n\n\n\n Mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c przechwytywa\u0107 te wa\u017cne szczeg\u00f3\u0142y za po\u015brednictwem faktur elektronicznych przychodz\u0105cych na Tw\u00f3j adres e-mail od ostatnich sprzedawc\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n Nast\u0119pnie oprogramowanie przeanalizuje szczeg\u00f3\u0142y zam\u00f3wienia, obliczy podatek i stawk\u0119 wysy\u0142ki w oparciu o regu\u0142y biznesowe i wygeneruje faktur\u0119 do sprawdzenia.<\/p>\n\n\n\n Te informacje przechwycone przez oprogramowanie do automatyzacji faktur s\u0105 istotn\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 wprowadzania danych, kt\u00f3ra pomaga w \u015bledzeniu r\u00f3\u017cnych aspekt\u00f3w dzia\u0142alno\u015bci firmy.<\/p>\n\n\n\n Proces ekstrakcji jest nast\u0119puj\u0105cy:<\/p>\n\n\n\n Dokument jest skanowany przez automatyczny skaner zasilany przez sztuczn\u0105 inteligencj\u0119, kt\u00f3ry nast\u0119pnie generuje numer identyfikacyjny dla ka\u017cdego zeskanowanego dokumentu.<\/p>\n\n\n\n Numery identyfikacyjne s\u0105 przesy\u0142ane do centralnej bazy danych, gdzie s\u0105 przechowywane w celu p\u00f3\u017aniejszego odzyskania w razie potrzeby; ta baza danych zawiera informacje o wszystkich dokumentach, kt\u00f3re zosta\u0142y wcze\u015bniej przechwycone.<\/p>\n\n\n\n Nast\u0119pnie tworzona jest lista wszystkich zeskanowanych dokument\u00f3w; lista ta zawiera numer identyfikacyjny ka\u017cdego dokumentu, a tak\u017ce jego typ (na przyk\u0142ad: typy faktur).<\/p>\n\n\n\n Zatwierdzenie faktury to proces sprawdzania dok\u0142adno\u015bci faktury, upewniaj\u0105c si\u0119, \u017ce wszystkie szczeg\u00f3\u0142y s\u0105 prawid\u0142owe. Faktury s\u0105 dopasowywane do zlece\u0144 zap\u0142aty przed wys\u0142aniem do zatwierdzenia.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli wyst\u0105pi jakakolwiek niezgodno\u015b\u0107 mi\u0119dzy faktur\u0105 a zleceniem p\u0142atno\u015bci, u\u017cytkownik zostanie powiadomiony o szczeg\u00f3\u0142ach b\u0142\u0119du. System por\u00f3wnuje numery faktur ze zleceniami p\u0142atno\u015bci przy u\u017cyciu unikalnego identyfikatora dla ka\u017cdego zlecenia.<\/p>\n\n\n\n Mo\u017cesz ustawi\u0107 zasady biznesowe, aby upewni\u0107 si\u0119, \u017ce system automatyzacji dzia\u0142a w spos\u00f3b wolny od b\u0142\u0119d\u00f3w. Je\u015bli nie masz pewno\u015bci, zarezerwuj po\u0142\u0105czenie.<\/p>\n\n\n\n Je\u015bli w danych p\u0142atno\u015bci wyst\u0105pi\u0142 b\u0142\u0105d, mo\u017cna go poprawi\u0107 przed wys\u0142aniem faktury. System zosta\u0142 zaprojektowany w taki spos\u00f3b, aby w ka\u017cdej chwili mo\u017cna by\u0142o wy\u015bwietli\u0107 szczeg\u00f3\u0142y faktury w systemie.<\/p>\n\n\n\n Nast\u0119pnie program do ekstrakcji danych wyodr\u0119bnia dane faktury i bez wysi\u0142ku wprowadza je do systemu ERP (Enterprise Resource Planning) lub AP (accounts payable), umo\u017cliwiaj\u0105c przetwarzanie p\u0142atno\u015bci za pomoc\u0105 zaledwie kilku klikni\u0119\u0107.<\/p>\n\n\n\nSpis tre\u015bci<\/h2>
Proces obs\u0142ugi zobowi\u0105za\u0144<\/h2>\n\n\n\n
\u015acie\u017cka podr\u00f3\u017cy faktur<\/h2>\n\n\n\n
Rodzaje faktur<\/h2>\n\n\n\n
1. Nota kredytowa<\/h3>\n\n\n\n
Do czego s\u0142u\u017cy?<\/h4>\n\n\n\n
Zamiast usuwa\u0107 pierwotne faktury, wystawienie noty kredytowej w stosunku do pocz\u0105tkowej rozwi\u0105\u017ce problem z bilansowaniem ksi\u0105g lub sk\u0142adaniem deklaracji podatkowych.<\/p>\n\n\n\n2. Nota obci\u0105\u017ceniowa<\/h3>\n\n\n\n
3. Faktury proforma<\/h3>\n\n\n\n
4. Faktury przej\u015bciowe<\/h3>\n\n\n\n
Wady r\u0119cznego fakturowania<\/h2>\n\n\n\n
1. Przep\u0142yw got\u00f3wki jest zak\u0142\u00f3cony<\/h3>\n\n\n\n
2. Nieefektywna kalkulacja koszt\u00f3w<\/h3>\n\n\n\n
3. B\u0142\u0119dy przetwarzania<\/h3>\n\n\n\n
4. \u017bmudny proces<\/h3>\n\n\n\n
5. Zmniejsza produktywno\u015b\u0107<\/h3>\n\n\n\n
6. Naruszenie bezpiecze\u0144stwa<\/h3>\n\n\n\n
7. Brakuj\u0105ce lub zduplikowane faktury<\/h3>\n\n\n\n
Dlaczego istnieje potrzeba przej\u015bcia z r\u0119cznego fakturowania na zautomatyzowane?<\/h3>\n\n\n\n
Czym jest zautomatyzowane fakturowanie?<\/h2>\n\n\n\n
Kto mo\u017ce skorzysta\u0107 na automatycznym fakturowaniu?<\/h3>\n\n\n\n
Korzy\u015bci z automatyzacji zarz\u0105dzania fakturami<\/h2>\n\n\n\n
1. Szybsze przetwarzanie faktur<\/h3>\n\n\n\n
2. Minimalizacja b\u0142\u0119d\u00f3w<\/h3>\n\n\n\n
3. Unikanie op\u0142at za zw\u0142ok\u0119 i op\u00f3\u017anie\u0144<\/h3>\n\n\n\n
4. Maksymalizacja przejrzysto\u015bci<\/h3>\n\n\n\n
5. Raportowanie i monitorowanie<\/h3>\n\n\n\n
6. Wzmocnienie kontakt\u00f3w z dostawcami<\/h3>\n\n\n\n
7. Odroczenie nowego zatrudnienia<\/h3>\n\n\n\n
8. Szybki zwrot z inwestycji i wi\u0119ksze oszcz\u0119dno\u015bci<\/h3>\n\n\n\n
Jak zautomatyzowa\u0107 zarz\u0105dzanie fakturami?<\/h2>\n\n\n\n
Krok 1: Przechwytywanie danych z faktur<\/h3>\n\n\n\n
Krok 2: Ekstrakcja danych<\/h3>\n\n\n\n
Krok 3: Weryfikacja danych<\/h3>\n\n\n\n
Krok 4: Eksport danych<\/h3>\n\n\n\n