<\/p>\n\n\n\n
Contenuto<\/h2>- Cos’\u00e8 l’elaborazione automatica delle fatture?<\/a><\/li>
- Confronto tra i processi di fatturazione:<\/a><\/li>
- Necessit\u00e0 contabili<\/a><\/li>
- Processo di automazione passo dopo passo<\/a><\/li>
- Vantaggi dell’automazione<\/a><\/li>
- Perch\u00e9 le aziende stanno passando all’automazione?<\/a><\/li>
- Fatturazione automatizzata – Casi studio<\/a><\/li>
- Conclusione<\/a><\/li>
- Domande frequenti<\/a><\/li>
- Cosa succeder\u00e0?<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n
Cos’\u00e8 l’elaborazione automatica delle fatture?<\/h2>\n\n\n\n
L’elaborazione automatizzata delle fatture \u00e8 l’integrazione perfetta dei dati raccolti dalla contabilit\u00e0 fornitori nella generazione di richieste di pagamento senza interferenze manuali. L’unica cosa che resta da fare all’ufficio pagamenti \u00e8 verificare e rilasciare i pagamenti.<\/p>\n\n\n\n
Con la fatturazione automatica, puoi ottenere l’approvazione delle fatture in pochi minuti senza l’intervento umano.<\/p>\n\n\n\n
L’automazione dell’elaborazione delle fatture aiuta le aziende a semplificare la loro contabilit\u00e0 passiva automatizzando attivit\u00e0 come l’estrazione dei dati dalle fatture, la convalida dei dati e l’inserimento dei dati in un’applicazione aziendale preferita per un’ulteriore analisi ed elaborazione.<\/p>\n\n\n\n
L’elaborazione delle fatture \u00e8 uno dei compiti pi\u00f9 impegnativi in termini di tempo. L’automazione affronta il problema accorciando i tempi di elaborazione delle fatture e migliorando la qualit\u00e0 dei dati.<\/p>\n\n\n\n
Il problema<\/h3>\n\n\n\n
Tradizionalmente, l’elaborazione delle fatture inizia quando il responsabile della contabilit\u00e0 riceve una fattura da un fornitore per l’importo dovuto per i beni o i servizi forniti. Il reparto contabilit\u00e0<\/a> confronta poi la fattura con i beni\/servizi ricevuti.<\/p>\n\n\n\nUna volta che le fatture sono state totalizzate, le informazioni di pagamento vengono aggiunte al sistema e sono pronte per l’approvazione. Quando il pagamento viene approvato, l’importo viene trasferito al fornitore. A seconda della struttura organizzativa, i gradi di autorizzazione richiesti prima del pagamento sono diversi.<\/p>\n\n\n\n
Formati variabili:<\/h3>\n\n\n\n
Le fatture dei fornitori possono avere design, dati o formati diversi.<\/p>\n\n\n\n
Come viene identificata la fattura del fornitore? Sia che si tratti di un nome personale o di un’azienda, questo particolare campo \u00e8 evidenziato per consentirti di determinare rapidamente se si tratta di qualcosa di cui ti sei occupato.<\/p>\n\n\n\n
Inserimento manuale dei dati<\/h3>\n\n\n\n
L’elaborazione manuale delle fatture aumenta la probabilit\u00e0 di errori o doppi pagamenti.<\/p>\n\n\n\n
Non solo, il rischio di frode da parte dei dipendenti e di uso improprio di fondi e risorse incombe su molte organizzazioni, con oltre il 74% che sar\u00e0 bersaglio di truffe di fatturazione nel 2020.<\/p>\n\n\n\n
Questi fattori si traducono in ritardi nell’elaborazione delle fatture e in tensioni nelle catene di approvvigionamento<\/a>, che finiscono per incidere sulla produttivit\u00e0 aziendale.<\/p>\n\n\n\nPer garantire che l’intero processo sia preciso, efficiente e privo di errori, la sostituzione dei processi manuali con la fatturazione automatica diventa inevitabile.<\/p>\n\n\n\n
La soluzione<\/h3>\n\n\n\n
L’elaborazione automatizzata delle fatture si basa sul flusso di lavoro descritto in precedenza, ma elimina le operazioni manuali ripetitive, nonch\u00e9 gli errori e i ritardi che esse generano. Questo \u00e8 un esempio di flusso di lavoro automatizzato per l’elaborazione delle fatture:<\/p>\n\n\n\n
\n- Quando arriva una fattura, viene analizzata elettronicamente e il contenuto viene caricato automaticamente nel sistema di contabilit\u00e0 basato sul cloud nel formato corretto.<\/li>\n\n\n\n
- Una volta inseriti i dati nel dataset, la fattura viene trasformata in un documento leggibile che viene tradotto dall’automazione, consentendo ai dati in entrata nel sistema di essere tracciati attivamente all’interno del sistema ERP.<\/li>\n\n\n\n
- I dati salvati contengono il nome del fornitore, l’importo dell’acquisto, le specifiche dei beni\/servizi forniti e cos\u00ec via, e forniscono un resoconto completo e ben formattato della fattura.<\/li>\n\n\n\n
- Questo verr\u00e0 condiviso con le parti interessate per la valutazione e l’approvazione dei pagamenti.<\/li>\n\n\n\n
- Se un dettaglio raccolto non supera i controlli di convalida dei dati, viene conservato per un’ispezione manuale. In caso contrario, la fattura elaborata viene assegnata al responsabile dell’approvazione e del pagamento.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Confronto tra i processi di fatturazione:<\/h2>\n\n\n\n
Processo di fatturazione normale<\/p>\n\n\n\n
Con il software di elaborazione automatica delle fatture<\/p>\n\n\n\n
\n- Quando si riceve la fattura, si verifica manualmente se il prodotto o il servizio \u00e8 stato acquistato.<\/li>\n\n\n\n
- L’importo fatturato viene abbinato all’ordine di acquisto originale.<\/li>\n\n\n\n
- Si inoltrano le fatture ai membri del personale competenti per l’approvazione<\/li>\n\n\n\n
- Si verifica qualsiasi discrepanza tra l’importo addebitato e quello riportato sull’ordine di pagamento.<\/li>\n\n\n\n
- Si imposta la fattura per il pagamento e l’approvazione finale.<\/li>\n\n\n\n
- Si effettua il pagamento<\/li>\n\n\n\n
- La fattura viene ricevuta via e-mail come allegato<\/li>\n\n\n\n
- Il software estrae i dati richiesti e li convalida con le regole del fornitore.<\/li>\n\n\n\n
- Si invia la fattura per revisione e Voil\u00e0! Tutto fatto.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Necessit\u00e0 contabili<\/h2>\n\n\n\n
La stragrande maggioranza dei professionisti della contabilit\u00e0 fornitori concorda sul fatto che sia necessario un qualche tipo di automazione per visualizzare i dati troppo confusi in forma semplice e fruibile. Il modo migliore per farlo \u00e8 migliorare il processo di fatturazione aziendale.<\/p>\n\n\n\n
Con un software per l’elaborazione delle fatture che visualizza i dati principali, tra cui il nome del fornitore, l’importo e la data, il team AP pu\u00f2 effettuare i pagamenti rapidamente e concentrarsi sulla strategia finanziaria, sulla revisione e sulla pianificazione.<\/p>\n\n\n\n
L’automazione della contabilit\u00e0 fornitori ha dimostrato di far risparmiare enormi costi e manodopera nel rapporto di EY sull’indagine economica mondiale. Mentre le fatture cartacee ricevute nelle cassette postali richiedevano un pesante tributo in termini di trasporto, carburante e tempo, l’elaborazione elettronica delle fatture costa in media solo 0,40 dollari.<\/p>\n\n\n\n
Hai un’enorme quantit\u00e0 di fatture e non sai da dove cominciare?<\/p>\n\n\n\n
Processo di automazione passo dopo passo<\/h2>\n\n\n\n
1. Analizzare la situazione attuale<\/strong><\/p>\n\n\n\nIn che modo la tua azienda gestisce le fatture? Chi \u00e8 il destinatario? Come vengono convalidate? Che formato hanno le fatture (elettroniche o stampate)? Quanto tempo impiega la tua organizzazione per pagarle?<\/p>\n\n\n\n
Con queste domande otterrai un’immagine completa della tua attuale procedura di elaborazione delle fatture. In alcune circostanze, potresti notare varie discrepanze, intoppi e una palese mancanza di responsabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Questo porta spesso a processi non all’altezza, a ritardi nei pagamenti e a potenziali frodi ed errori. In un sistema non automatizzato, anche le spese di gestione delle fatture saranno probabilmente considerevoli.<\/p>\n\n\n\n
Anche prima dell’automazione, questa analisi ti permetter\u00e0 di affrontare alcuni colli di bottiglia.<\/p>\n\n\n\n
2. Ottimizzare la consegna delle fatture<\/strong><\/p>\n\n\n\nPrima di implementare l’automazione completa delle fatture, istruisci tutti i tuoi fornitori a consegnare le fatture a un indirizzo elettronico. In seguito, acquisisci le informazioni sulla fattura non appena la ricevi. Questo pu\u00f2 essere fatto caricando le fatture su un software di automazione come Graip.AI.<\/a><\/p>\n\n\n\nUna volta che questo \u00e8 stato stabilito, la tua organizzazione dovr\u00e0 definire delle chiare politiche di elaborazione delle fatture. Ad esempio, quale convalida \u00e8 necessaria quando si tratta di una fattura di un ordine di acquisto? Quali sono i tipi di controllo nel caso di una fattura di spesa? All’interno dell’azienda, chi ha l’autorit\u00e0 di firmare le fatture? Cosa succede se ci sono incongruenze tra i numeri delle fatture e i documenti degli ordini di acquisto?<\/p>\n\n\n\n
Stabilire criteri chiari aiuter\u00e0 a creare un flusso di lavoro eccellente.<\/p>\n\n\n\n
3. Analisi dei dati<\/strong><\/p>\n\n\n\nDopo che il tuo sistema avr\u00e0 funzionato per un paio di mesi, potrai utilizzare i dati ottenuti per migliorare il tuo processo di acquisto. Puoi monitorare i progressi osservando aspetti come il tempo medio di elaborazione delle fatture. Puoi anche esaminare i venditori con cui fai pi\u00f9 affari e cercare dei metodi per migliorare il vostro rapporto.<\/p>\n\n\n\n
\u00c8 possibile ottenere prezzi superiori e modalit\u00e0 di pagamento flessibili razionalizzando la catena di fornitura e affidando il commercio a fornitori pi\u00f9 affidabili. Infine, un solido sistema di gestione delle fatture pu\u00f2 aiutarti a crearti una reputazione per l’elaborazione delle fatture in tempo e per il rispetto di tutti i termini concordati con i fornitori.<\/p>\n\n\n\n
Un’altra area da esaminare \u00e8 la determinazione dei costi diminuiti in seguito all’elaborazione automatizzata delle fatture.<\/p>\n\n\n\n
La possibilit\u00e0 di generare riepiloghi e ricerche pu\u00f2 aiutare a rintracciare strani aumenti o cali nei pagamenti delle fatture. Se una fattura presenta una strana differenza rispetto al mese precedente, \u00e8 opportuno indagare. \u00c8 possibile creare delle query all’interno del sistema per individuare tali anomalie.<\/p>\n\n\n\n
Cos’\u00e8 l’elaborazione automatica delle fatture?<\/h2>\n\n\n\n
L’elaborazione automatizzata delle fatture \u00e8 l’integrazione perfetta dei dati raccolti dalla contabilit\u00e0 fornitori nella generazione di richieste di pagamento senza interferenze manuali. L’unica cosa che resta da fare all’ufficio pagamenti \u00e8 verificare e rilasciare i pagamenti.<\/p>\n\n\n\n
Con la fatturazione automatica, puoi ottenere l’approvazione delle fatture in pochi minuti senza l’intervento umano.<\/p>\n\n\n\n
L’automazione dell’elaborazione delle fatture aiuta le aziende a semplificare la loro contabilit\u00e0 passiva automatizzando attivit\u00e0 come l’estrazione dei dati dalle fatture, la convalida dei dati e l’inserimento dei dati in un’applicazione aziendale preferita per un’ulteriore analisi ed elaborazione.<\/p>\n\n\n\n
L’elaborazione delle fatture \u00e8 uno dei compiti pi\u00f9 impegnativi in termini di tempo. L’automazione affronta il problema accorciando i tempi di elaborazione delle fatture e migliorando la qualit\u00e0 dei dati.<\/p>\n\n\n\n
Il problema<\/h3>\n\n\n\n
Tradizionalmente, l’elaborazione delle fatture inizia quando il responsabile della contabilit\u00e0 riceve una fattura da un fornitore per l’importo dovuto per i beni o i servizi forniti. Il reparto contabilit\u00e0<\/a> confronta poi la fattura con i beni\/servizi ricevuti.<\/p>\n\n\n\n Una volta che le fatture sono state totalizzate, le informazioni di pagamento vengono aggiunte al sistema e sono pronte per l’approvazione. Quando il pagamento viene approvato, l’importo viene trasferito al fornitore. A seconda della struttura organizzativa, i gradi di autorizzazione richiesti prima del pagamento sono diversi.<\/p>\n\n\n\n Le fatture dei fornitori possono avere design, dati o formati diversi.<\/p>\n\n\n\n Come viene identificata la fattura del fornitore? Sia che si tratti di un nome personale o di un’azienda, questo particolare campo \u00e8 evidenziato per consentirti di determinare rapidamente se si tratta di qualcosa di cui ti sei occupato.<\/p>\n\n\n\n L’elaborazione manuale delle fatture aumenta la probabilit\u00e0 di errori o doppi pagamenti.<\/p>\n\n\n\n Non solo, il rischio di frode da parte dei dipendenti e di uso improprio di fondi e risorse incombe su molte organizzazioni, con oltre il 74% che sar\u00e0 bersaglio di truffe di fatturazione nel 2020.<\/p>\n\n\n\n Questi fattori si traducono in ritardi nell’elaborazione delle fatture e in tensioni nelle catene di approvvigionamento<\/a>, che finiscono per incidere sulla produttivit\u00e0 aziendale.<\/p>\n\n\n\n Per garantire che l’intero processo sia preciso, efficiente e privo di errori, la sostituzione dei processi manuali con la fatturazione automatica diventa inevitabile.<\/p>\n\n\n\n L’elaborazione automatizzata delle fatture si basa sul flusso di lavoro descritto in precedenza, ma elimina le operazioni manuali ripetitive, nonch\u00e9 gli errori e i ritardi che esse generano. Questo \u00e8 un esempio di flusso di lavoro automatizzato per l’elaborazione delle fatture:<\/p>\n\n\n\n Processo di fatturazione normale<\/p>\n\n\n\n Con il software di elaborazione automatica delle fatture<\/p>\n\n\n\n La stragrande maggioranza dei professionisti della contabilit\u00e0 fornitori concorda sul fatto che sia necessario un qualche tipo di automazione per visualizzare i dati troppo confusi in forma semplice e fruibile. Il modo migliore per farlo \u00e8 migliorare il processo di fatturazione aziendale.<\/p>\n\n\n\n Con un software per l’elaborazione delle fatture che visualizza i dati principali, tra cui il nome del fornitore, l’importo e la data, il team AP pu\u00f2 effettuare i pagamenti rapidamente e concentrarsi sulla strategia finanziaria, sulla revisione e sulla pianificazione.<\/p>\n\n\n\n L’automazione della contabilit\u00e0 fornitori ha dimostrato di far risparmiare enormi costi e manodopera nel rapporto di EY sull’indagine economica mondiale. Mentre le fatture cartacee ricevute nelle cassette postali richiedevano un pesante tributo in termini di trasporto, carburante e tempo, l’elaborazione elettronica delle fatture costa in media solo 0,40 dollari.<\/p>\n\n\n\n Hai un’enorme quantit\u00e0 di fatture e non sai da dove cominciare?<\/p>\n\n\n\n 1. Analizzare la situazione attuale<\/strong><\/p>\n\n\n\n In che modo la tua azienda gestisce le fatture? Chi \u00e8 il destinatario? Come vengono convalidate? Che formato hanno le fatture (elettroniche o stampate)? Quanto tempo impiega la tua organizzazione per pagarle?<\/p>\n\n\n\n Con queste domande otterrai un’immagine completa della tua attuale procedura di elaborazione delle fatture. In alcune circostanze, potresti notare varie discrepanze, intoppi e una palese mancanza di responsabilit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n Questo porta spesso a processi non all’altezza, a ritardi nei pagamenti e a potenziali frodi ed errori. In un sistema non automatizzato, anche le spese di gestione delle fatture saranno probabilmente considerevoli.<\/p>\n\n\n\n Anche prima dell’automazione, questa analisi ti permetter\u00e0 di affrontare alcuni colli di bottiglia.<\/p>\n\n\n\n 2. Ottimizzare la consegna delle fatture<\/strong><\/p>\n\n\n\n Prima di implementare l’automazione completa delle fatture, istruisci tutti i tuoi fornitori a consegnare le fatture a un indirizzo elettronico. In seguito, acquisisci le informazioni sulla fattura non appena la ricevi. Questo pu\u00f2 essere fatto caricando le fatture su un software di automazione come Graip.AI.<\/a><\/p>\n\n\n\n Una volta che questo \u00e8 stato stabilito, la tua organizzazione dovr\u00e0 definire delle chiare politiche di elaborazione delle fatture. Ad esempio, quale convalida \u00e8 necessaria quando si tratta di una fattura di un ordine di acquisto? Quali sono i tipi di controllo nel caso di una fattura di spesa? All’interno dell’azienda, chi ha l’autorit\u00e0 di firmare le fatture? Cosa succede se ci sono incongruenze tra i numeri delle fatture e i documenti degli ordini di acquisto?<\/p>\n\n\n\n Stabilire criteri chiari aiuter\u00e0 a creare un flusso di lavoro eccellente.<\/p>\n\n\n\n 3. Analisi dei dati<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dopo che il tuo sistema avr\u00e0 funzionato per un paio di mesi, potrai utilizzare i dati ottenuti per migliorare il tuo processo di acquisto. Puoi monitorare i progressi osservando aspetti come il tempo medio di elaborazione delle fatture. Puoi anche esaminare i venditori con cui fai pi\u00f9 affari e cercare dei metodi per migliorare il vostro rapporto.<\/p>\n\n\n\n \u00c8 possibile ottenere prezzi superiori e modalit\u00e0 di pagamento flessibili razionalizzando la catena di fornitura e affidando il commercio a fornitori pi\u00f9 affidabili. Infine, un solido sistema di gestione delle fatture pu\u00f2 aiutarti a crearti una reputazione per l’elaborazione delle fatture in tempo e per il rispetto di tutti i termini concordati con i fornitori.<\/p>\n\n\n\n Un’altra area da esaminare \u00e8 la determinazione dei costi diminuiti in seguito all’elaborazione automatizzata delle fatture.<\/p>\n\n\n\n La possibilit\u00e0 di generare riepiloghi e ricerche pu\u00f2 aiutare a rintracciare strani aumenti o cali nei pagamenti delle fatture. Se una fattura presenta una strana differenza rispetto al mese precedente, \u00e8 opportuno indagare. \u00c8 possibile creare delle query all’interno del sistema per individuare tali anomalie.<\/p>\n\n\n\nFormati variabili:<\/h3>\n\n\n\n
Inserimento manuale dei dati<\/h3>\n\n\n\n
La soluzione<\/h3>\n\n\n\n
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Confronto tra i processi di fatturazione:<\/h2>\n\n\n\n
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Necessit\u00e0 contabili<\/h2>\n\n\n\n
Processo di automazione passo dopo passo<\/h2>\n\n\n\n
![\"L'elaborazione](\"https:\/\/wp.graip.ai\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/image3_2d1b235685.png\")
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