Le aziende traggono vantaggio dall’implementazione di sistemi di automazione della contabilit\u00e0, poich\u00e9 l’elaborazione manuale delle fatture richiede molto tempo ed \u00e8 soggetta a errori. I metodi AP tradizionali riducono la produzione, l’efficienza e la redditivit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n
Quando un’azienda cresce, questi processi diventano pi\u00f9 complessi e ingombranti. Molte aziende assumono personale finanziario aggiuntivo per aiutarle a far fronte alla situazione. Tuttavia, si tratta di un rimedio costoso che pu\u00f2 essere evitato implementando l’automazione degli AP.<\/p>\n\n\n\n
Graip.AI<\/a> pu\u00f2 aiutarti ad automatizzare la tua contabilit\u00e0 fornitori. Guarda il sistema in azione.<\/p>\n\n\n\n Andiamo a fondo della questione.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Il processo di contabilit\u00e0<\/a> passiva (AP) inizia con una fattura, che deve essere registrata su un registro contabile. Dopo aver ricevuto il pagamento dal cliente, \u00e8 necessario inviare nuovamente una fattura – questa volta con scadenza – in modo da poter creare altre fatture per ogni nuova ricevuta nello stesso periodo di tempo. Una volta che tutte le fatture sono state registrate nei rispettivi conti, possono essere sommate per determinare il totale delle entrate raccolte in quel periodo di tempo.<\/p>\n\n\n\n Il processo di fatturazione \u00e8 spesso semplice e lineare. Una fattura viene generata dall’azienda quando un cliente effettua un pagamento. Come registro delle transazioni, le fatture possono essere consultate in qualsiasi momento per vedere cosa \u00e8 stato acquistato, quando \u00e8 stato acquistato, qual \u00e8 stato il costo, chi lo ha venduto, a chi \u00e8 stato venduto e come mettersi in contatto con entrambe le parti.<\/p>\n\n\n\n Le aziende hanno a che fare con numerosi tipi di fatture, ognuna delle quali ha uno scopo ben preciso.<\/p>\n\n\n\n Una nota di credito, o nota di accredito, \u00e8 un’annotazione che mostra il denaro che \u00e8 stato riaccreditato sulla fattura originale. L’esempio pi\u00f9 comune della definizione di nota di credito \u00e8 il rimborso di un cliente.<\/p>\n\n\n\n Le note di credito ti permettono di modificare il conto del cliente e di cambiare i crediti senza rimuovere la fattura iniziale dai tuoi registri. Quindi, a cosa serve esattamente una nota di credito nel mondo della contabilit\u00e0? \u00c8 il nuovo documento emesso in aggiunta alla fattura iniziale. \u00c8 vantaggioso sia per gli acquirenti che per i venditori, poich\u00e9 garantisce che i registri siano accurati.<\/p>\n\n\n\n Ci sono numerosi motivi per cui potrebbe esserti richiesto di modificare la fattura originale per indicare un rimborso sul conto del cliente. Quando si considera a cosa serve una nota di credito, \u00e8 probabile che ci si imbatta in cause comuni come le seguenti:<\/p>\n\n\n\n Sconti e promozioni<\/strong> – Il commerciale desidera premiare il consumatore per la sua devozione offrendo uno sconto. Questo pu\u00f2 essere accreditato sul loro conto come nota di credito su una fattura.<\/p>\n\n\n\n Restituzione dei prodotti da parte dei consumatori<\/strong> – Se un cliente desidera restituire i prodotti che ha gi\u00e0 acquistato. In cambio, il venditore deve fornire una nota di credito per adeguare l’importo della fattura originale.<\/p>\n\n\n\n Disaccordo sulla fattura<\/strong> – L’acquirente ritiene di aver pagato troppo per gli articoli iniziali e il venditore accetta di abbassare il prezzo. La nota di credito viene emessa per riflettere la riduzione del prezzo.<\/p>\n\n\n\n Quali sono i vantaggi che comporta?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Se parliamo dei vantaggi delle note di credito, sono numerosi. La prevenzione degli errori \u00e8 l’uso pi\u00f9 comune e vantaggioso delle fatture di credito. Invece di eliminare le fatture originali, se si effettua una nota di credito a fronte di quella iniziale, si eliminer\u00e0 l’errore di far quadrare i conti o di presentare le tasse.<\/p>\n\n\n\n Una nota di addebito, nota anche come nota di debito, \u00e8 un tipo di notifica di debito tra un venditore e un acquirente. Le note di debito sono spesso utilizzate nelle transazioni B2B, quando un’azienda pu\u00f2 fornire a un’altra i propri beni o servizi prima di inviare la fattura ufficiale. La transazione \u00e8 documentata nella nota di addebito, che ne “prende nota”.<\/p>\n\n\n\n Negli scambi tra aziende e consumatori, ad esempio, quando un cliente restituisce la merce originariamente acquistata a credito, si utilizzano le note di addebito. In questa transazione l’acquirente emette al venditore una nota di debito.<\/p>\n\n\n\n Una fattura proforma \u00e8 una fattura di vendita fornita ai clienti prima dell’invio di un prodotto. In genere, il documento riporta i dettagli della merce acquistata e altre informazioni pertinenti, come il peso della spedizione e i costi associati.<\/p>\n\n\n\n L’importazione di merci in un paese richiede la presentazione di fatture proforma alla dogana. A differenza di un semplice preventivo, una fattura proforma costituisce un accordo legalmente vincolante, anche se le condizioni di vendita sottostanti sono flessibili.<\/p>\n\n\n\n Le fatture proforma sono utilizzate per semplificare il processo di autorizzazione agli acquisti interni delle aziende di tutti i settori. Poich\u00e9 tutti i termini di una vendita sono stabiliti in anticipo in una fattura proforma, non c’\u00e8 bisogno di ulteriori negoziazioni dopo che la vendita \u00e8 stata finalizzata.<\/p>\n\n\n\n Una fattura intermedia \u00e8 un ottimo modo per distribuire il costo complessivo di un progetto massiccio su un periodo pi\u00f9 lungo. Invece di emettere un’unica grande fattura al termine del progetto, emetti una serie di fatture in fasi diverse.<\/p>\n\n\n\n Quando si lavora su un progetto a lungo termine, pu\u00f2 essere utile emettere fatture intermedie in modo da continuare a ricevere i pagamenti mentre il progetto \u00e8 ancora in corso. I tuoi clienti possono trarre vantaggio dalle fatture intermedie, in quanto consentono loro di preventivare e monitorare pi\u00f9 facilmente i progressi del progetto.<\/p>\n\n\n\n La fatturazione manuale \u00e8 noiosa e richiede molto tempo, il che pu\u00f2 causare problemi di accuratezza e tempestivit\u00e0 nella consegna delle fatture ai clienti. Il che a sua volta pu\u00f2 ritardare i pagamenti e danneggiare il flusso di cassa della tua azienda. Poich\u00e9 le fatture non pagate non sono immediatamente visibili, \u00e8 anche difficile tenere sotto controllo i pagamenti in ritardo.<\/p>\n\n\n\n In linea di massima, costa di pi\u00f9 gestire una singola fattura a mano. Fai i conti se la tua azienda gestisce manualmente decine di migliaia di fatture in entrata. Non \u00e8 pi\u00f9 prudente affidarsi al lavoro manuale.<\/p>\n\n\n\n In un sistema manuale, \u00e8 pi\u00f9 probabile che si verifichino degli errori perch\u00e9 sono gestiti da persone. Sono uno spreco di denaro e di tempo per la tua azienda e potrebbero addirittura causare problemi peggiori. Inoltre, per la fatturazione manuale \u00e8 probabile che l’azienda debba assumere pi\u00f9 persone.<\/p>\n\n\n\n Tuttavia, l’elaborazione manuale di una fattura cartacea comporta un notevole dispendio di tempo. Sembra che il tuo staff stia dedicando pi\u00f9 tempo a compiti meno significativi. Dovresti pagare pi\u00f9 lavoratori per lavorare pi\u00f9 ore, il che si aggiunge ai gi\u00e0 alti costi operativi. Ma non sarebbe preferibile ottenere di pi\u00f9 in meno tempo e con la minore interferenza possibile da parte degli esseri umani?<\/p>\n\n\n\n La fatturazione manuale \u00e8 un processo noioso che richiede di stare seduti alla scrivania per ore e ore, ogni giorno lavorativo. Le prestazioni del tuo team ne risentono, oltre ad essere spesso irritanti all’estremo.<\/p>\n\n\n\n Inoltre, in genere \u00e8 difficile e scomodo. Le fatture richiedono un lavoro molto complesso, che comprende l’estrazione dei dati, la corrispondenza, i flussi di lavoro di approvazione, la preparazione degli assegni e altro ancora.<\/p>\n\n\n\n I sistemi manuali spesso prevedono copie cartacee delle fatture conservate in un unico luogo. Non potrai utilizzarlo quando non sei sul posto di lavoro. Un team non pu\u00f2 collaborare efficacemente in un ambiente cos\u00ec remoto. I tuoi dipendenti rimarranno bloccati alla stessa scrivania, a inserire dati o a svolgere altre attivit\u00e0 correlate, impedendo loro di concentrarsi su altre responsabilit\u00e0 di maggior valore o orientate alla crescita.<\/p>\n\n\n\n La conseguente lentezza nell’innovazione e nello sviluppo rende difficile lanciare nuove tattiche e fare progressi in altre aree.<\/p>\n\n\n\n Furti di dati, perdite di dati e problemi di sicurezza simili sono facili bersagli per un sistema manuale. I dati salvati localmente sono vulnerabili all’accesso e all’utilizzo non autorizzato. Le transazioni finanziarie si riflettono nei dati della tua azienda, quindi \u00e8 fondamentale proteggerli.<\/p>\n\n\n\n Le fatture cartacee sono soggette a essere smarrite durante il viaggio verso l’ufficio o una volta arrivate. Di conseguenza, i pagamenti in ritardo si accumuleranno fino a quando non saranno individuate tutte le fatture. Cercare di rintracciarli sar\u00e0 un’impresa lunga e stressante per il team AP.<\/p>\n\n\n\n Questo non solo danneggia la capacit\u00e0 del tuo fornitore di pagare le fatture, ma pu\u00f2 anche avere un impatto negativo sul tuo rapporto con l’azienda. Quando la fattura cartacea e l’ordine di acquisto non corrispondono, pu\u00f2 essere difficile verificare che sia stato concordato l’importo corretto.<\/p>\n\n\n\n Gli aspetti positivi dell’utilizzo di un sistema di fatturazione automatica sono molteplici. In particolare, il tempo necessario a un’azienda per passare dall’invio di una fattura al versamento di denaro sul suo conto potrebbe essere ridotto di molte volte. Riduce il numero di errori con un minor numero di battute e riduce anche gli errori di trascrizione.<\/p>\n\n\n\n Con le fatture online \u00e8 semplice, veloce ed economico introdurre nuovi modelli di fattura. Ci\u00f2 significa che il cliente non dovr\u00e0 gestire una montagna di fatture cartacee inutili, perch\u00e9 la modifica deve essere effettuata una sola volta e si rifletter\u00e0 su tutte le fatture successive.<\/p>\n\n\n\n L’automazione dell’elaborazione delle fatture, in termini pi\u00f9 semplici, consiste nell’impostare il processo di fatturazione in modo che si svolga meccanicamente. Senza alcun intervento umano, l’“elaborazione automatizzata delle fatture<\/a>” (o “automazione AP”) utilizza i dati raccolti dalla contabilit\u00e0 fornitori per generare richieste di pagamento.<\/p>\n\n\n\n Con i processi di fatturazione automatizzati, le fatture vengono create digitalmente, trasmesse e ricevute in pochi secondi e archiviate in modo sicuro su un server o nel cloud. L’applicazione corretta dell’automazione delle fatture, che \u00e8 uno strumento potente, pu\u00f2 facilitare lo snellimento del processo di fatturazione. Grazie al risparmio di tempo e denaro e all’aumento del flusso di cassa, le aziende dovrebbero prendere in considerazione l’adozione di questa automazione.<\/p>\n\n\n\n Aziende di tutte le dimensioni possono trarre vantaggio dall’elaborazione automatizzata delle fatture, poich\u00e9 la tecnologia gestisce l’intero processo di fatturazione, dalla produzione delle fatture dei fornitori alla riconciliazione dei pagamenti, facendo risparmiare tempo e denaro. I software di elaborazione delle fatture pi\u00f9 convenzionali richiedono la consegna fisica delle fatture prima che i dati possano essere registrati (elettronicamente o manualmente) in un sistema contabile o, in alcune situazioni, in un libro mastro.<\/p>\n\n\n\n Un software automatizzato per la gestione delle fatture snellisce le procedure di contabilit\u00e0 e consente una rapida elaborazione dei pagamenti estraendo, convalidando e conservando i dati delle fatture. A causa delle elevate spese operative, dell’enorme volume di fatture e dell’aumento degli errori manuali, l’elaborazione delle fatture pu\u00f2 rappresentare un pericolo per alcune aziende B2B.<\/p>\n\n\n\n L’elaborazione delle fatture, la conferma delle cifre e l’ottenimento delle autorizzazioni necessarie potrebbero richiedere fino a due settimane, senza un sistema automatizzato. Creando un flusso di lavoro semplificato per la procedura, un sistema automatizzato pu\u00f2 ridurre drasticamente la quantit\u00e0 di tempo.<\/p>\n\n\n\n A causa dell’inserimento dei dati richiesti e dei diversi livelli di comunicazione tra i reparti, le procedure manuali sono soggette a errori. Ogni momento pu\u00f2 essere negativo per fatture perse, calcoli errati e problemi di processo. Con un sistema automatizzato puoi eliminare gli errori, evitare le fatture doppie e aumentare l’accuratezza.<\/p>\n\n\n\n Un metodo manuale \u00e8 soggetto a diversi errori quando si ha a che fare con numerose fatture di venditori e fornitori. I contratti con i fornitori potrebbero includere penali e spese di mora, che faranno lievitare ulteriormente i tuoi prezzi. Puoi evitare queste multe ed elaborare le fatture pi\u00f9 velocemente utilizzando un sistema di elaborazione automatica delle fatture.<\/p>\n\n\n\n La mancanza di trasparenza pu\u00f2 portare a problemi irrisolti come procedure inefficaci, costi non dichiarati e rateizzazioni incomplete, tra le altre cose. L’automazione aumenta la visibilit\u00e0 della catena dei processi, fornendoti tutti i dati necessari per gestire i problemi nel momento in cui si verificano.<\/p>\n\n\n\n L’automazione aumenta la trasparenza, consentendo alla tua azienda di monitorare pi\u00f9 facilmente i costi. La maggior parte delle piattaforme per l’elaborazione delle fatture \u00e8 dotata di efficienti funzioni di reporting e analisi che forniscono una rappresentazione visiva dei dati in tempo reale per aiutare il processo decisionale aziendale.<\/p>\n\n\n\n Le relazioni tese potrebbero essere la conseguenza di pagamenti ritardati o di un’elaborazione imprecisa delle fatture, che in ultima analisi hanno un impatto negativo sulla tua attivit\u00e0. Quindi, garantendo pagamenti puntuali ed eliminando le chiamate e i problemi che i fornitori devono affrontare, un sistema automatizzato pu\u00f2 aiutare a stabilire relazioni solide.<\/p>\n\n\n\n L’automazione robotica dei processi<\/a> aiuta ad aumentare la produttivit\u00e0 del personale. Si pu\u00f2 fare pi\u00f9 lavoro in meno tempo e quindi si pu\u00f2 rimandare l’aggiunta di nuove risorse per un po’. I tuoi dipendenti saranno molto pi\u00f9 abili nel gestire un aumento di volume.<\/p>\n\n\n\n Considera il tempo risparmiato per l’elaborazione di ogni fattura e il numero di risorse utilizzate per il lavoro. Inoltre, non dovrai pi\u00f9 sostenere spese di mora o penali. Il risultato complessivo dell’automazione del tuo reparto di elaborazione delle fatture produce un rapido ritorno sull’investimento e, nel tempo, si traduce in un risparmio significativo.<\/p>\n\n\n\n Hai bisogno di un software di elaborazione automatica delle fatture come Graip.AI e della volont\u00e0 di metterti al passo con il futuro. Come funziona?<\/p>\n\n\n\n Questo software \u00e8 stato progettato per assicurarsi che ogni transazione venga registrata in modo accurato ed efficiente. Pu\u00f2 essere utilizzato per monitorare gli ordini dei clienti, i livelli di inventario, le vendite e cos\u00ec via.<\/p>\n\n\n\n Il primo passo per raccogliere i dati dalle fatture \u00e8 importarli nel software. Questo processo \u00e8 chiamato “acquisizione dei dati” o acquisizione delle fatture. I dati verranno quindi visualizzati in modo pratico per i valori pi\u00f9 importanti come “Nome dell’azienda, importo della fattura, data e numero di unit\u00e0”.<\/p>\n\n\n\n Pu\u00f2 anche acquisire questi importanti dettagli attraverso le fatture elettroniche che ti arrivano via e-mail dai venditori pi\u00f9 recenti.<\/p>\n\n\n\n Il software analizzer\u00e0 quindi i dettagli dell’ordine, calcoler\u00e0 le tasse e la tariffa di spedizione in base alle tue regole aziendali e generer\u00e0 una fattura che potrai esaminare.<\/p>\n\n\n\n Queste informazioni acquisite dal software di automazione delle fatture sono la parte essenziale dell’inserimento dei dati che aiuta a tracciare i diversi aspetti di un’azienda.<\/p>\n\n\n\n Il processo di estrazione \u00e8 il seguente:<\/p>\n\n\n\n Il documento viene scansionato da uno scanner automatico alimentato dall’intelligenza artificiale, che genera un numero identificativo per ogni documento scansionato.<\/p>\n\n\n\n I numeri identificativi vengono trasmessi a un database centrale dove vengono memorizzati per essere recuperati in seguito, se necessario; questo database contiene informazioni su tutti i documenti che sono stati acquisiti in precedenza.<\/p>\n\n\n\n Viene quindi creato un elenco di tutti i documenti che sono stati scansionati; questo elenco contiene il numero di identificazione di ogni documento e il suo tipo (ad esempio: tipi di fattura).<\/p>\n\n\n\n L’approvazione della fattura \u00e8 il processo di verifica dell’accuratezza della fattura, assicurandosi che tutti i dettagli siano corretti. Le fatture vengono abbinate agli ordini di pagamento prima di essere inviate per l’approvazione.<\/p>\n\n\n\n In caso di mancata corrispondenza tra la fattura e l’ordine di pagamento, ti verranno comunicati i dettagli dell’errore. Il sistema confronta i numeri delle fatture con gli ordini di pagamento utilizzando un identificativo unico per ogni ordine.<\/p>\n\n\n\n Puoi impostare le Business Rules per assicurarti che il sistema di automazione funzioni senza errori. Se non sei sicuro, prenota una chiamata.<\/p>\n\n\n\n Se ci sono errori nei dati di pagamento, possono essere corretti prima dell’invio della fattura. Il sistema \u00e8 stato progettato in modo che tu possa visualizzare i dettagli della tua fattura in qualsiasi momento.<\/p>\n\n\n\n Il programma di estrazione dei dati estrae i dati delle fatture e li inserisce senza problemi nel sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o AP (account payable), consentendo l’elaborazione dei pagamenti in pochi clic.<\/p>\n\n\n\nContenuto<\/h2>
Il processo di gestione della contabilit\u00e0<\/h2>\n\n\n\n
Il percorso delle fatture<\/h2>\n\n\n\n
Tipi di fatture<\/h2>\n\n\n\n
1. Nota di credito<\/h3>\n\n\n\n
A cosa serve?<\/h4>\n\n\n\n
2. Nota di addebito<\/h3>\n\n\n\n
3. Fatture Proforma<\/h3>\n\n\n\n
4. Fatture intermedie o per stati di avanzamento<\/h3>\n\n\n\n
Svantaggi della fatturazione manuale<\/h2>\n\n\n\n
1. Il flusso di cassa viene interrotto<\/h3>\n\n\n\n
2. Costi inefficienti<\/h3>\n\n\n\n
3. Errori di elaborazione<\/h3>\n\n\n\n
4. Processo noioso<\/h3>\n\n\n\n
5. Impedisce la produttivit\u00e0<\/h3>\n\n\n\n
6. Violazione della sicurezza<\/h3>\n\n\n\n
7. Fatture mancanti o duplicate<\/h3>\n\n\n\n
Perch\u00e9 \u00e8 necessario passare dalla fatturazione manuale a quella automatizzata?<\/h3>\n\n\n\n
Cos’\u00e8 la fatturazione automatica?<\/h2>\n\n\n\n
Chi pu\u00f2 trarre vantaggio dalla fatturazione automatica?<\/h3>\n\n\n\n
Vantaggi dell’automazione della gestione delle fatture<\/h2>\n\n\n\n
1. Elaborazione pi\u00f9 rapida delle fatture<\/h3>\n\n\n\n
2. Ridurre al minimo gli errori<\/h3>\n\n\n\n
3. Evita le tasse e i ritardi<\/h3>\n\n\n\n
4. Massimizzare la trasparenza<\/h3>\n\n\n\n
5. Reporting e monitoraggio<\/h3>\n\n\n\n
6. Rafforzare i legami con i venditori<\/h3>\n\n\n\n
7. Sospendere le nuove assunzioni<\/h3>\n\n\n\n
8. ROI rapido e aumento dei risparmi<\/h3>\n\n\n\n
Come automatizzare la gestione delle fatture?<\/h2>\n\n\n\n
Passo 1: Acquisizione dei dati della fattura<\/h3>\n\n\n\n
Fase 2: Estrazione dei dati<\/h3>\n\n\n\n
Fase 3: Verifica dei dati<\/h3>\n\n\n\n
Passo 4: Esportazione dei dati<\/h3>\n\n\n\n