{"id":1507,"date":"2022-11-02T15:19:00","date_gmt":"2022-11-02T15:19:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.graip.ai\/vision-general-de-los-escaneres-de-facturas-definicion-tipos-casos-de-uso-y-proceso"},"modified":"2025-10-24T09:56:50","modified_gmt":"2025-10-24T09:56:50","slug":"vision-general-de-los-escaneres-de-facturas-definicion-tipos-casos-de-uso-y-proceso","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/graip.ai\/blog\/es\/vision-general-de-los-escaneres-de-facturas-definicion-tipos-casos-de-uso-y-proceso","title":{"rendered":"Visi\u00f3n general de los esc\u00e1neres de facturas: Definici\u00f3n, Tipos, Casos de Uso y Proceso"},"content":{"rendered":"\n<p>Hoy en d\u00eda, muchos clientes empresariales est\u00e1n dispuestos a sustituir los documentos en papel por los digitales para optimizar los procesos y los presupuestos. Esta tendencia afecta gravemente al crecimiento mundial del escaneado de facturas. Adem\u00e1s, el uso activo de las tecnolog\u00edas modernas impulsa el desarrollo de soluciones particulares que <a href=\"https:\/\/graip.ai\/es\/plataforma\/idp-pro\">automatizan el tratamiento de los documentos<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Adem\u00e1s, la situaci\u00f3n con COVID-19 ha repercutido en el mercado del escaneado de facturas. Debido al aislamiento social y a las series de encierros, muchas empresas han aplicado soluciones modernas, como esc\u00e1neres de facturas, para procesar documentos de forma m\u00e1s sencilla y remota. En la actualidad, se prev\u00e9 que el tama\u00f1o del mercado mundial de esc\u00e1neres de documentos crezca a un ritmo del 12,86%, hasta alcanzar los 90,40 millones de euros en 2027, seg\u00fan <a href=\"https:\/\/www.industryresearch.biz\/global-document-scanner-industry-research-report-competitive-landscape-market-21382960\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">el informe de Investigaci\u00f3n Industrial<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>En esta publicaci\u00f3n, hacemos un repaso de los esc\u00e1neres de facturas: la definici\u00f3n de la tecnolog\u00eda, los casos de uso, el proceso de trabajo, las ventajas y las limitaciones.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><h2>Contenido<\/h2><ul><li><a href=\"#h-definicion-de-escaner-de-facturas\" data-level=\"2\">Definici\u00f3n de esc\u00e1ner de facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#h-tipos-de-escaner-de-facturas\" data-level=\"2\">Tipos de esc\u00e1ner de facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#h-casos-de-uso-del-escaner-de-facturas\" data-level=\"2\">Casos de uso del esc\u00e1ner de facturas<\/a><ul><li><a href=\"#h-1-formato-de-factura-conocido\" data-level=\"3\">1. Formato de factura conocido <\/a><\/li><li><a href=\"#h-2-formato-de-factura-desconocido\" data-level=\"3\">2. Formato de factura desconocido <\/a><\/li><\/ul><\/li><li><a href=\"#h-proceso-de-escaneado-de-facturas\" data-level=\"2\">Proceso de escaneado de facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#h-ventajas-del-escaneado-automatico-de-facturas\" data-level=\"2\">Ventajas del escaneado autom\u00e1tico de facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#h-alternativas-al-software-de-escaneado-automatico-de-facturas\" data-level=\"2\">Alternativas al software de escaneado autom\u00e1tico de facturas<\/a><\/li><li><a href=\"#h-conclusion\" data-level=\"2\">Conclusi\u00f3n<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-definicion-de-escaner-de-facturas\">Definici\u00f3n de esc\u00e1ner de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Un esc\u00e1ner de facturas es un dispositivo \u00fanico que convierte los datos de los documentos en papel a un formato digital legible por m\u00e1quina. Esta soluci\u00f3n transforma un objeto bidimensional, por ejemplo una factura, en un flujo de bits mediante escaneado rasterizado y cuantizaci\u00f3n. Los esc\u00e1neres de documentos forman parte de los sistemas de tratamiento de im\u00e1genes de documentos (COM), como los faxes, las impresoras multifunci\u00f3n y los archivadores. Los esc\u00e1neres de documentos modernos incluyen dispositivos f\u00edsicos y software especial.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-tipos-de-escaner-de-facturas\">Tipos de esc\u00e1ner de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Seg\u00fan el nivel de una combinaci\u00f3n tecnol\u00f3gica, las soluciones de escaneado de facturas pueden compartirse en grupos espec\u00edficos. Suelen existir tres tipos de soluciones de escaneado de facturas que las empresas suelen implantar:<\/p>\n\n\n\n<p>1. Escanea las facturas y captura los datos del proveedor y el total con el reconocimiento \u00f3ptico de caracteres (OCR). Estas soluciones permiten a las organizaciones a\u00f1adir cierto nivel de automatizaci\u00f3n y eficacia. Escanean las facturas con una fotocopiadora o un esc\u00e1ner y las pasan por una aplicaci\u00f3n determinada. Los usuarios pueden apuntar y hacer clic en la interfaz para rellenar campos, escribir informaci\u00f3n manualmente, aplicar b\u00fasquedas de proveedores en sistemas ERP y contables, y mover facturas escaneadas a carpetas estructuradas, bibliotecas contables u otro sistema de gesti\u00f3n de contenidos.<\/p>\n\n\n\n<p>2. Captura una cabecera de factura con software de an\u00e1lisis de documentos y OCR. Con estas soluciones puedes extraer autom\u00e1ticamente la siguiente informaci\u00f3n: un n\u00famero de factura, una fecha de factura, un nombre de proveedor de factura y un total de factura. Las soluciones modernas utilizan algoritmos anal\u00edticos para mejorar la precisi\u00f3n y reducir las interacciones con el usuario final. Al final, toda la informaci\u00f3n se env\u00eda a un almac\u00e9n contable unificado.<\/p>\n\n\n\n<p>3. Captura la cabecera de una factura y los datos de las partidas con la combinaci\u00f3n de soluciones avanzadas.<\/p>\n\n\n\n<p>El software avanzado de escaneado de facturas captura todos los datos de las facturas autom\u00e1ticamente. Toman todos los datos mencionados anteriormente y los datos de la partida\/tabla de la factura. Entonces este software te permite extraer datos en un sistema y guardarlos utilizando tecnolog\u00eda de almacenamiento. Por ejemplo, puedes utilizar los datos extra\u00eddos para comparar una factura con un pedido. Adem\u00e1s, los datos OCR pueden trasladarse a un sistema ERP o de contabilidad para actualizarlos posteriormente.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-casos-de-uso-del-escaner-de-facturas\">Casos de uso del esc\u00e1ner de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Los casos de uso del escaneado de facturas se dividen en dos grupos teniendo en cuenta los formatos de las facturas. Algunos formatos son conocidos y habituales para el tratamiento de los documentos de la empresa, y otros son desconocidos y nuevos. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-1-formato-de-factura-conocido\">1. Formato de factura conocido <\/h3>\n\n\n\n<p>Algunas empresas trabajan con el grupo definitivo de vendedores y proveedores que no cambian con rapidez. Estas empresas procesan facturas del mismo conjunto de organizaciones mes tras mes. En este caso, las empresas conocen bien los formatos de las facturas y los tienen en cuenta para escanearlas. Este conocido formato de factura est\u00e1 muy extendido en empresas constructoras, jur\u00eddicas, mayoristas y otras grandes empresas. El uso del escaneado autom\u00e1tico de facturas es perfecto en este escenario previsible. Para estas tareas, las empresas pueden elegir entre distintas soluciones:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En el primer paso, las empresas pueden utilizar el escaneado de facturas preentrenado que proporciona el software OCR automatizado.<\/li>\n\n\n\n<li>En el segundo paso, pueden actualizar el esc\u00e1ner de facturas preentrenado para el reconocimiento y la captura de datos de los tipos espec\u00edficos de formatos de factura recibidos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>En ambas situaciones, cuando las diferentes facturas se conocen de antemano, es bastante sencillo para los esc\u00e1neres automatizados de facturas encontrar los campos de datos y extraer los datos relevantes. <\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-2-formato-de-factura-desconocido\">2. Formato de factura desconocido <\/h3>\n\n\n\n<p>Algunas empresas, por ejemplo, del comercio electr\u00f3nico y otros sectores online, a menudo tienen que gestionar una lista de proveedores que cambia r\u00e1pidamente. Estas organizaciones trabajan con muchos formatos de factura diferentes. Pueden recibir facturas en un nuevo formato desconocido para sus soluciones de escaneado de facturas. La ayuda de un esc\u00e1ner de facturas preentrenado podr\u00eda no proporcionar resultados relevantes en este caso con facturas desconocidas. Mejorar un esc\u00e1ner de facturas con un enfoque basado en plantillas no podr\u00eda ser muy \u00fatil. En esta situaci\u00f3n, una forma avanzada de escanear facturas puede ser muy eficaz.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>En primer lugar, el software de escaneado de facturas se entrena en un conjunto representativo de formatos de factura y mejora las capacidades de AI y ML para trabajar con estos formatos desconocidos.<\/li>\n\n\n\n<li>En segundo lugar, el software para escanear facturas aprende permanentemente de las facturas procesadas y se vuelve m\u00e1s preciso con el tiempo.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Cuando el <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/es\/como-elegir-el-mejor-software-de-escaneado-de-facturas\">software de escaneado de facturas<\/a> trata con un formato desconocido, es mejor aplicar una interfaz de validaci\u00f3n para revisar y validar r\u00e1pidamente los datos extra\u00eddos. Est\u00e1 disponible para establecer reglas de validaci\u00f3n que activar\u00e1n banderas de alerta sobre posibles errores y extracciones inexactas.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-proceso-de-escaneado-de-facturas\">Proceso de escaneado de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Puedes compartir f\u00e1cilmente facturas digitalizadas, pero los datos que contienen no son accesibles para el proceso empresarial digital. Las <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/es\/como-extraer-datos-de-documentos-pdf-para-empresas\">facturas representadas en PDF<\/a> o en archivos JPEG escaneados no pueden trasladarse sin problemas a los sistemas ERP porque no son legibles por m\u00e1quina. En este caso, un software especial puede escanear las facturas, extraer los datos en sistemas ERP y proporcionarlos en un formato legible por m\u00e1quina para posteriores iteraciones.<\/p>\n\n\n\n<p>Los esc\u00e1neres de facturas utilizan tecnolog\u00eda OCR para extraer informaci\u00f3n de las versiones digitales de las facturas. El OCR proporciona a los esc\u00e1neres de facturas la capacidad de reconocer y capturar datos. En nuestra publicaci\u00f3n sobre <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/es\/herramientas-ocr-benchmark\">herramientas de OCR<\/a>, puedes obtener informaci\u00f3n m\u00e1s detallada sobre esta soluci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n<p>Los esc\u00e1neres de facturas pueden combinar las capacidades de la AI y el ML con el OCR. En este caso, pueden entrenarse para extraer s\u00f3lo los datos relevantes. Este software de escaneado de facturas puede funcionar &#8220;listo para usar&#8221; utilizando algoritmos de escaneado de facturas preentrenados.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"719\" height=\"1059\" data-src=\"https:\/\/wp.graip.ai\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/is_7e543b7c3c.webp\" alt=\"El proceso de escaneado autom\u00e1tico de facturas, Graip.AI\" class=\"wp-image-365 lazyload\" data-srcset=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/is_7e543b7c3c.webp 719w, https:\/\/graip.ai\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/is_7e543b7c3c-652x960.webp 652w\" data-sizes=\"(max-width: 719px) 100vw, 719px\" src=\"data:image\/gif;base64,R0lGODlhAQABAAAAACH5BAEKAAEALAAAAAABAAEAAAICTAEAOw==\" style=\"--smush-placeholder-width: 719px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 719\/1059;\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Notificaci\u00f3n: El proceso de escaneado autom\u00e1tico de facturas.<\/p>\n\n\n\n<p>Hay pasos generales de su trabajo:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Tienes que cargar las facturas en el esc\u00e1ner.<\/li>\n\n\n\n<li>El esc\u00e1ner de facturas extrae los datos relevantes seg\u00fan tus reglas empresariales.<\/li>\n\n\n\n<li>Los datos se representan como una salida estructurada legible por m\u00e1quina (CSV, JSON, DOC).<\/li>\n\n\n\n<li>Los datos pueden trasladarse al software ERP para otros procesos de negocio digitales.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>El software avanzado de escaneado de facturas te permite construir y entrenar modelos personalizados de escaneado de facturas. Hay algunos pasos habituales para construir y entrenar el OCR de facturas personalizado:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Tienes que subir facturas para utilizarlas como conjunto de entrenamiento.<\/li>\n\n\n\n<li>Ense\u00f1a los algoritmos mediante marcas y anotaciones de los campos de datos clave de la factura en el conjunto de entrenamiento.<\/li>\n\n\n\n<li>Entrena tu esc\u00e1ner de facturas teniendo en cuenta tus entradas personalizadas.<\/li>\n\n\n\n<li>Prueba el esc\u00e1ner de facturas personalizado en tus facturas reales.<\/li>\n\n\n\n<li>Puedes utilizar tu esc\u00e1ner de facturaci\u00f3n personalizado si el resultado es exacto.<\/li>\n\n\n\n<li>Puedes repetir el proceso de preentrenamiento con m\u00e1s facturas de muestra si el resultado no es satisfactorio.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ventajas-del-escaneado-automatico-de-facturas\">Ventajas del escaneado autom\u00e1tico de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>El software de escaneado de facturas proporciona valiosas ventajas. Comprender estas caracter\u00edsticas puede ayudar a las empresas a tomar decisiones equilibradas cuando elijan un software de tratamiento de documentos. Ventajas de los esc\u00e1neres de facturas:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Mayor velocidad y precisi\u00f3n, menos errores en comparaci\u00f3n con las soluciones manuales.<\/li>\n\n\n\n<li>Capacidad para extraer metadatos de facturas (un nombre de proveedor, un n\u00famero de factura y una fecha) y datos de partidas individuales.<\/li>\n\n\n\n<li>Reducci\u00f3n del tiempo de procesamiento de facturas para aceptar descuentos por pronto pago.<\/li>\n\n\n\n<li>Ahorro de costes al eliminar procesos manuales ineficaces.<\/li>\n\n\n\n<li>Optimizaci\u00f3n del tiempo de los empleados en tareas estrat\u00e9gicas que en tareas repetidas y mon\u00f3tonas.<\/li>\n\n\n\n<li>Proceso f\u00e1cilmente escalable en funci\u00f3n de los cambios en el volumen de datos.<\/li>\n\n\n\n<li>Capacidad de integraci\u00f3n con un sistema ERP para crear un flujo de trabajo digital permanente.<\/li>\n\n\n\n<li>Capacidad para automatizar distintos tipos de verificaciones de datos.<\/li>\n\n\n\n<li>Los esc\u00e1neres de facturas avanzados aplican algoritmos que aprenden permanentemente.<\/li>\n\n\n\n<li>Soluciones avanzadas de escaneado no basadas en plantillas. Pueden aprender a trabajar con m\u00e1s precisi\u00f3n y eficacia.<\/li>\n\n\n\n<li>Las tecnolog\u00edas de AI, ML y DL permiten a los esc\u00e1neres de facturas trabajar eficazmente con datos limitados.<\/li>\n\n\n\n<li>Las soluciones de AI y OCR extraen datos tabulares y detalles m\u00e1s precisos sobre las partidas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-alternativas-al-software-de-escaneado-automatico-de-facturas\">Alternativas al software de escaneado autom\u00e1tico de facturas<\/h2>\n\n\n\n<p>Algunas organizaciones no est\u00e1n preparadas para aplicar el software de escaneado autom\u00e1tico de facturas. En este caso, pueden utilizar algunos m\u00e9todos mencionados a continuaci\u00f3n para procesar sus facturas. Estos m\u00e9todos tienen notables limitaciones en comparaci\u00f3n con los programas inform\u00e1ticos automatizados.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Introducci\u00f3n manual de datos. Este m\u00e9todo lleva mucho tiempo y a veces da lugar a errores. Adem\u00e1s, dificulta mucho el postprocesamiento y la validaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Externalizar la introducci\u00f3n de datos. Este m\u00e9todo ayuda a reducir los costes de extracci\u00f3n de datos, pero la seguridad y la calidad de los datos pueden correr un gran riesgo.<\/li>\n\n\n\n<li>Convertidores en l\u00ednea. Esta soluci\u00f3n no puede gestionar muchos archivos simult\u00e1neamente y proporciona poca precisi\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n<li>Herramientas de extracci\u00f3n de tablas. Para su integraci\u00f3n en los flujos de trabajo empresariales actuales, necesita recursos de desarrollo adicionales. Esta soluci\u00f3n funciona con archivos PDF nativos y no puede procesar eficazmente los escaneados de facturas.<\/li>\n\n\n\n<li>Intercambio electr\u00f3nico de datos (EDI). Este proceso permite a las empresas intercambiar facturas electr\u00f3nicamente. Debe ser adoptado por todas las partes vinculadas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-conclusion\">Conclusi\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n<p>Las tecnolog\u00edas de escaneado de facturas han tenido un impacto notable en el mercado del procesamiento de documentos. La mejora de los niveles de precisi\u00f3n y eficacia aporta valiosos resultados a diversos sectores empresariales. Esta tecnolog\u00eda optimiza los gastos de procesamiento de documentos, el tiempo y los recursos humanos necesarios.<\/p>\n\n\n\n<p>Entre los distintos tipos de soluciones para escanear facturas, tu empresa puede elegir la m\u00e1s adecuada en funci\u00f3n de los tipos de facturas, los vol\u00famenes y las posibilidades tecnol\u00f3gicas. Por ejemplo, la <a href=\"https:\/\/graip.ai\/es\">plataforma Graip.AI<\/a> combina la potencia de la <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/es\/automatizacion-robotica-de-procesos-rpa-que-es-como-funciona-y-donde-puede-utilizarse\">automatizaci\u00f3n rob\u00f3tica de procesos<\/a> basada en reglas y la inteligencia artificial de autoaprendizaje. Proporciona Automatizaci\u00f3n de Solicitudes de Venta para las tareas de ventas, que reduce el procesamiento de documentos en un 85%, y Automatizaci\u00f3n de Facturas para la contabilidad, que proporciona un 99% de precisi\u00f3n en el procesamiento de facturas.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Hoy en d\u00eda, muchos clientes empresariales est\u00e1n dispuestos a sustituir los documentos en papel por los digitales para optimizar los procesos y los presupuestos. Esta tendencia afecta gravemente al crecimiento mundial del escaneado de facturas. 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