Las empresas se benefician de la implantaci\u00f3n de sistemas de automatizaci\u00f3n de cuentas a pagar, ya que el procesamiento manual de facturas requiere mucho tiempo y es vulnerable a errores y robos. Los m\u00e9todos de AP heredados reducen la producci\u00f3n, la eficacia y la rentabilidad.<\/p>\n\n\n\n
A medida que una empresa crece, estos procesos se vuelven m\u00e1s complejos y engorrosos. Muchas empresas contratan personal financiero adicional para ayudarles a hacer frente a la situaci\u00f3n. Sin embargo, se trata de un remedio caro que puede evitarse aplicando la automatizaci\u00f3n AP.<\/p>\n\n\n\n
Graip.AI<\/a> puede ayudarte a automatizar tus cuentas por pagar. Mira el sistema en Acci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Vayamos al fondo del asunto.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n El proceso de cuentas a pagar<\/a> (AP) comienza con una factura, que debe registrarse en un libro de cuentas. Despu\u00e9s de recibir el pago del cliente, hay que volver a enviar una factura -esta vez como vencimiento de factura- para que se puedan crear otras facturas por cada nueva que se reciba durante el mismo periodo de tiempo. Una vez registradas todas estas facturas en sus respectivas cuentas, pueden sumarse para determinar los ingresos totales recaudados durante ese periodo de tiempo.<\/p>\n\n\n\n El proceso de facturaci\u00f3n suele ser sencillo y directo. La empresa genera una factura cuando un cliente realiza un pago. Como registro de las transacciones, las facturas pueden consultarse en cualquier momento para ver qu\u00e9 se compr\u00f3, cu\u00e1ndo se compr\u00f3, cu\u00e1l fue el coste, qui\u00e9n lo vendi\u00f3, a qui\u00e9n se vendi\u00f3 y c\u00f3mo ponerse en contacto con cualquiera de las partes.<\/p>\n\n\n\n Las empresas tienen que tratar con numerosos tipos de facturas, cada una de las cuales tiene una finalidad \u00fanica.<\/p>\n\n\n\n Una factura de cr\u00e9dito, tambi\u00e9n conocida como nota de cr\u00e9dito o abono, es una observaci\u00f3n que muestra el dinero que se ha abonado de nuevo a la factura original. El ejemplo m\u00e1s com\u00fan de la definici\u00f3n de factura de cr\u00e9dito es el reembolso a un cliente.<\/p>\n\n\n\n Las facturas de cr\u00e9dito te permiten modificar tu cuenta de cliente y cambiar las cuentas por cobrar sin eliminar la factura inicial de tus registros. Entonces, \u00bfpara qu\u00e9 sirve exactamente una factura de cr\u00e9dito en el mundo de la contabilidad? Es el nuevo documento que se emiti\u00f3 como complemento de la factura inicial. Es beneficioso tanto para los compradores como para los vendedores, ya que garantiza la exactitud de los registros.<\/p>\n\n\n\n Hay numerosas razones por las que pueden pedirte que modifiques tu factura original para indicar un reembolso en la cuenta del cliente. Al considerar para qu\u00e9 se utiliza una factura de cr\u00e9dito, es probable que te encuentres con causas habituales como las siguientes:<\/p>\n\n\n\n Descuentos y promociones<\/strong> – El comerciante desea recompensar al consumidor por su devoci\u00f3n ofreci\u00e9ndole un descuento. Esto puede abonarse en su cuenta como una nota de cr\u00e9dito en una factura.<\/p>\n\n\n\n Devoluciones de consumidores<\/strong> – Si un cliente desea devolver las cosas que ya ha comprado. A cambio, el vendedor tiene que dar una nota de cr\u00e9dito para ajustar el importe de la factura original.<\/p>\n\n\n\n Desacuerdo sobre la factura<\/strong> – El comprador cree que le han cobrado de m\u00e1s por los art\u00edculos iniciales, y el vendedor acepta bajar el precio. La factura de cr\u00e9dito se da para reflejar la reducci\u00f3n de precio.<\/p>\n\n\n\n \u00bfQu\u00e9 ventajas conlleva?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Si hablamos de las ventajas de los Pagar\u00e9s de Cr\u00e9dito, son numerosas. La prevenci\u00f3n de errores se clasifica como el uso m\u00e1s com\u00fan y beneficioso de las facturas de cr\u00e9dito. En lugar de eliminar las facturas originales, si se hace una factura de cr\u00e9dito contra la inicial, se eliminar\u00e1 el error de cuadrar los libros o declarar impuestos.<\/p>\n\n\n\n Una nota de adeudo, tambi\u00e9n conocida como nota de d\u00e9bito, es un tipo de notificaci\u00f3n de deuda entre un vendedor y un comprador. Las notas de cargo se utilizan a menudo en las transacciones B2B, cuando una empresa puede proporcionar a otra sus bienes o servicios antes de enviar la factura oficial. La operaci\u00f3n se documenta en la nota de cargo, que “toma nota” de ella.<\/p>\n\n\n\n En los intercambios entre empresas y consumidores, por ejemplo, cuando un cliente devuelve una mercanc\u00eda comprada originalmente a cr\u00e9dito, se utilizan notas de d\u00e9bito. En esta operaci\u00f3n, el comprador emite al vendedor una nota de d\u00e9bito.<\/p>\n\n\n\n Una factura pro forma es una factura de venta que se proporciona a los clientes antes de enviar un producto. Normalmente, detallar\u00e1 la mercanc\u00eda adquirida y otros datos pertinentes, como el peso del env\u00edo y los gastos asociados.<\/p>\n\n\n\n La importaci\u00f3n de mercanc\u00edas a un pa\u00eds requiere la presentaci\u00f3n de facturas pro forma en la aduana. A diferencia de una mera oferta de precios, una factura pro forma constituye un acuerdo jur\u00eddicamente vinculante, aunque las condiciones de venta subyacentes sean flexibles.<\/p>\n\n\n\n Las facturas pro forma se utilizan para facilitar el proceso interno de obtenci\u00f3n de permisos de compra en empresas de todos los sectores. Como todas las condiciones de una venta se establecen de antemano en una factura pro forma, no hay necesidad de negociar m\u00e1s una vez finalizada la venta.<\/p>\n\n\n\n Una factura intermedia es una forma estupenda de distribuir el coste total de un proyecto masivo a lo largo de un periodo m\u00e1s prolongado. En lugar de emitir una gran factura tras la duraci\u00f3n del proyecto, emite una serie de facturas en distintas fases.<\/p>\n\n\n\n Cuando trabajas en un proyecto a largo plazo, puede ser beneficioso emitir facturas provisionales para que puedas seguir recibiendo pagos mientras el proyecto sigue en marcha. Tus clientes pueden beneficiarse de las facturas provisionales, ya que les permiten presupuestar y seguir m\u00e1s f\u00e1cilmente el progreso del proyecto.<\/p>\n\n\n\n La facturaci\u00f3n manual es tediosa y requiere mucho tiempo, lo que puede causar problemas de precisi\u00f3n y puntualidad en la entrega de las facturas a los clientes. Lo que a su vez puede retrasar el pago y perjudicar el flujo de fondos de tu empresa. Como las facturas impagadas no se ven f\u00e1cilmente, tambi\u00e9n es dif\u00edcil controlar los pagos atrasados.<\/p>\n\n\n\n Por regla general, costar\u00e1 m\u00e1s dinero gestionar una sola factura a mano. Haz cuentas si tu empresa gestiona manualmente decenas de miles de facturas recibidas. Ya no es prudente confiar en el trabajo manual.<\/p>\n\n\n\n En un sistema manual, es m\u00e1s probable que se produzcan errores, ya que los manejan personas. Son una p\u00e9rdida de dinero y de tiempo para tu empresa, e incluso pueden causar problemas peores. Adem\u00e1s, para la facturaci\u00f3n manual es probable que, como empresa, tengas que contratar a m\u00e1s personas.<\/p>\n\n\n\n Sin embargo, procesar una factura en papel manualmente a\u00f1ade mucho tiempo al proceso. Parece que tu personal dedica m\u00e1s tiempo a tareas menos significativas. Tendr\u00edas que pagar a m\u00e1s trabajadores por trabajar m\u00e1s horas, lo que se suma a los ya elevados gastos operativos. Pero, \u00bfno ser\u00eda preferible lograr m\u00e1s en menos tiempo con la menor interferencia posible de los seres humanos?<\/p>\n\n\n\n La facturaci\u00f3n manual es un proceso tedioso que requiere estar sentado en un escritorio durante horas, todos los d\u00edas laborables. El rendimiento de tu equipo se resiente por ello, adem\u00e1s de ser frecuentemente irritante hasta el extremo.<\/p>\n\n\n\n Adem\u00e1s, suele ser dif\u00edcil e inc\u00f3modo. Las facturas requieren mucho trabajo complicado, como extracci\u00f3n de datos, cotejo, flujos de trabajo de aprobaci\u00f3n, preparaci\u00f3n de facturas y mucho m\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n Los sistemas manuales suelen implicar copias en papel de las facturas guardadas en un \u00fanico lugar. No podr\u00e1s utilizarlo cuando no est\u00e9s en el lugar de trabajo. Un equipo no puede colaborar eficazmente en un entorno tan remoto. Tus empleados estar\u00e1n atrapados en el mismo escritorio, introduciendo datos o ejecutando otras tareas relacionadas, lo que les impedir\u00e1 centrarse en otras responsabilidades m\u00e1s valiosas u orientadas al crecimiento.<\/p>\n\n\n\n La consiguiente lentitud en la innovaci\u00f3n y el desarrollo dificulta el lanzamiento de nuevas t\u00e1cticas y el avance en otras \u00e1reas.<\/p>\n\n\n\n El robo de datos, la p\u00e9rdida de datos y otros problemas de seguridad similares son objetivos f\u00e1ciles para un sistema manual. Los datos guardados localmente son vulnerables al acceso y uso no autorizados. Las transacciones financieras se reflejan en los datos de tu empresa, por lo que protegerlos es crucial.<\/p>\n\n\n\n Las facturas en papel tienden a extraviarse de camino a la oficina o una vez que llegan. Como consecuencia, se acumular\u00e1n retrasos en los pagos hasta que se localicen todas las facturas. Intentar localizarlos ser\u00e1 una tarea que consumir\u00e1 mucho tiempo y estr\u00e9s para el equipo de AP.<\/p>\n\n\n\n Esto no s\u00f3lo perjudica la capacidad de tu proveedor para pagar sus facturas, sino que tambi\u00e9n puede afectar negativamente a tu relaci\u00f3n con esa empresa. Cuando una factura en papel y una orden de compra no coinciden, puede ser dif\u00edcil verificar que se acord\u00f3 el importe correcto.<\/p>\n\n\n\n Utilizar un sistema de facturaci\u00f3n automatizado tiene muchos aspectos positivos. En concreto, el tiempo que tarda una empresa desde que presenta una factura hasta que se le ingresa el dinero en su cuenta podr\u00eda reducirse en m\u00faltiples veces. Reduce el n\u00famero de errores con menos pulsaciones y tambi\u00e9n se reducen los errores de transcripci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Con las facturas online, es sencillo, r\u00e1pido y barato introducir nuevas plantillas de facturas. Esto significa que el cliente no tendr\u00e1 que lidiar con una monta\u00f1a de facturas en papel innecesarias, porque s\u00f3lo hay que hacer el cambio una vez para que se refleje en todas las facturas posteriores.<\/p>\n\n\n\n La automatizaci\u00f3n del procesamiento de facturas, en t\u00e9rminos m\u00e1s sencillos, es la acci\u00f3n de configurar tu proceso de facturaci\u00f3n para que funcione mec\u00e1nicamente. Sin ninguna intervenci\u00f3n humana,el “procesamiento automatizado de facturas<\/a>” (o “automatizaci\u00f3n AP”) utiliza los datos recopilados de las cuentas a pagar para generar solicitudes de pago.<\/p>\n\n\n\n Con los procesos de facturaci\u00f3n automatizados, las facturas se crean digitalmente, se transmiten y reciben en cuesti\u00f3n de segundos, y se almacenan de forma segura en un servidor o en la nube. La correcta aplicaci\u00f3n de la automatizaci\u00f3n de facturas, que es un potente instrumento, puede facilitar la agilizaci\u00f3n del proceso de facturaci\u00f3n. Como consecuencia del tiempo y dinero que ahorra y del aumento del flujo de caja, las empresas deber\u00edan plantearse adoptar esta automatizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Empresas de todos los tama\u00f1os pueden beneficiarse del procesamiento automatizado de facturas, ya que la tecnolog\u00eda se encarga de todo el proceso de facturaci\u00f3n, desde la producci\u00f3n de facturas de proveedores hasta la conciliaci\u00f3n de pagos, ahorrando tiempo y dinero. Los programas inform\u00e1ticos de procesamiento de facturas m\u00e1s convencionales requieren la entrega f\u00edsica de las facturas antes de que los datos puedan registrarse (electr\u00f3nica o manualmente) en un sistema contable o, en algunas situaciones, en los libros de contabilidad.<\/p>\n\n\n\n Un software automatizado de gesti\u00f3n de facturas agiliza tus procedimientos de Cuentas a Pagar y permite procesar r\u00e1pidamente los pagos extrayendo, validando y manteniendo los datos de tus facturas. Debido a los elevados gastos de funcionamiento, un volumen masivo de facturas y un aumento de los errores manuales, el procesamiento de facturas puede suponer un peligro para algunas empresas B2B.<\/p>\n\n\n\n Procesar las facturas, confirmar las cifras y obtener los permisos necesarios podr\u00eda llevar hasta dos semanas, sin un sistema automatizado. Al crear un flujo de trabajo simplificado para el procedimiento, un sistema automatizado puede reducir dr\u00e1sticamente la cantidad de tiempo.<\/p>\n\n\n\n Debido a la introducci\u00f3n de datos necesaria y a los diversos niveles de comunicaci\u00f3n entre departamentos, los procedimientos manuales son propensos a cometer errores. Cualquier momento puede ser malo para las facturas perdidas, los c\u00e1lculos incorrectos y los problemas de proceso. Puedes eliminar errores, evitar facturas duplicadas y aumentar la precisi\u00f3n utilizando un sistema automatizado.<\/p>\n\n\n\n Un m\u00e9todo manual es propenso a varios aciertos y errores cuando se trata de numerosas facturas de vendedores y proveedores. Los acuerdos con los proveedores pueden incluir recargos y penalizaciones por demora, lo que elevar\u00e1 a\u00fan m\u00e1s tus precios. Puedes evitar estas multas y procesar las facturas m\u00e1s r\u00e1pidamente utilizando un sistema automatizado de procesamiento de facturas.<\/p>\n\n\n\n La falta de transparencia puede dar lugar a problemas no resueltos, como procedimientos ineficaces, costes infradeclarados y devengos incompletos, entre otras cosas. La automatizaci\u00f3n aumenta la visibilidad de la cadena de procesos, proporcion\u00e1ndote todos los datos que necesitas para gestionar los problemas a medida que se producen.<\/p>\n\n\n\n La automatizaci\u00f3n aumenta la transparencia, permitiendo a tu empresa hacer un seguimiento m\u00e1s f\u00e1cil de los gastos. La mayor\u00eda de las plataformas de procesamiento de facturas vienen con s\u00f3lidas funciones de informes y an\u00e1lisis que te proporcionan una representaci\u00f3n visual de los datos en tiempo real para ayudarte en la toma de decisiones corporativas.<\/p>\n\n\n\n Las relaciones tensas pueden ser consecuencia de retrasos en los pagos o de un procesamiento inexacto de las facturas, que en \u00faltima instancia repercuten negativamente en tu negocio. Por tanto, al garantizar los pagos a tiempo y eliminar las llamadas de ida y vuelta y los problemas a los que suelen estar sometidos los proveedores, un sistema automatizado puede ayudar a establecer relaciones s\u00f3lidas.<\/p>\n\n\n\n La Automatizaci\u00f3n Rob\u00f3tica de Procesos<\/a> ayuda a aumentar la productividad del personal. Se puede hacer m\u00e1s trabajo en menos tiempo, as\u00ed que puedes posponer la adici\u00f3n de nuevos recursos durante un tiempo. Tus empleados ser\u00e1n mucho m\u00e1s capaces de gestionar un aumento de volumen.<\/p>\n\n\n\n Considera el tiempo ahorrado en procesar cada factura y el n\u00famero de recursos utilizados para el trabajo. Adem\u00e1s, ya no tendr\u00e1s que pagar multas ni recargos por demora. El resultado global de automatizar tu departamento de procesamiento de facturas produce un r\u00e1pido retorno de la inversi\u00f3n y, con el tiempo, se traduce en un ahorro significativo.<\/p>\n\n\n\n Necesitas un software de procesamiento automatizado de facturas como Graip.AI y la voluntad de ponerte al d\u00eda con el futuro. \u00bfC\u00f3mo funciona?<\/p>\n\n\n\n Este programa est\u00e1 dise\u00f1ado para garantizar que todas las transacciones se registren con precisi\u00f3n y eficacia. Puede utilizarse para hacer un seguimiento de los pedidos de los clientes, los niveles de inventario, las ventas, etc.<\/p>\n\n\n\n El primer paso para recopilar datos de las facturas es importarlas al programa inform\u00e1tico. Este proceso se denomina “captura de datos” o captura de facturas. Los datos se mostrar\u00e1n de forma conveniente para los valores m\u00e1s importantes como “Nombre de la empresa, Importe de la factura, Fecha y N\u00famero de unidades”.<\/p>\n\n\n\n Tambi\u00e9n puede capturar estos detalles importantes a trav\u00e9s de facturas electr\u00f3nicas que llegan a tu correo electr\u00f3nico procedentes de vendedores recientes.<\/p>\n\n\n\n A continuaci\u00f3n, el software analizar\u00e1 los detalles del pedido, calcular\u00e1 los impuestos y la tarifa de env\u00edo en funci\u00f3n de las reglas de tu empresa y generar\u00e1 una factura para que la revises.<\/p>\n\n\n\n Esta informaci\u00f3n capturada por el software de automatizaci\u00f3n de facturas es la parte esencial de la entrada de datos que ayuda en el seguimiento de los diferentes aspectos de un negocio.<\/p>\n\n\n\n El proceso de extracci\u00f3n es el siguiente:<\/p>\n\n\n\n El documento es escaneado por un esc\u00e1ner automatizado impulsado por AI, que luego genera un n\u00famero de identificaci\u00f3n para cada documento escaneado.<\/p>\n\n\n\n Los n\u00fameros de identificaci\u00f3n se transmiten a una base de datos central donde se almacenan para recuperarlos m\u00e1s tarde si es necesario; esta base de datos contiene informaci\u00f3n sobre todos los documentos que se han capturado antes.<\/p>\n\n\n\n A continuaci\u00f3n, se crea una lista de todos los documentos que se han escaneado; esta lista contiene el n\u00famero de identificaci\u00f3n de cada documento, as\u00ed como su tipo (por ejemplo: tipos de facturas).<\/p>\n\n\n\n La aprobaci\u00f3n de facturas es el proceso de comprobar la exactitud de la factura, asegur\u00e1ndose de que todos los datos son correctos. Las facturas se cotejan con las \u00d3rdenes de Pago antes de enviarlas para su aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Si hay alguna discordancia entre la factura y la orden de pago, se te notificar\u00e1n los detalles del error. El sistema compara los n\u00fameros de factura con las \u00f3rdenes de pago utilizando un identificador \u00fanico para cada orden.<\/p>\n\n\n\n Puedes establecer las Reglas de Negocio para asegurarte de que el sistema de automatizaci\u00f3n funciona sin errores. Si no est\u00e1s seguro de ello, reserva una llamada.<\/p>\n\n\n\n Si hay alg\u00fan error en los datos de pago, se pueden corregir antes de enviar la factura. El sistema est\u00e1 dise\u00f1ado para que puedas ver los detalles de tus facturas en el sistema en cualquier momento.<\/p>\n\n\n\n A continuaci\u00f3n, el programa de extracci\u00f3n de datos extrae los datos de la factura y los introduce sin esfuerzo en el sistema ERP (planificaci\u00f3n de recursos empresariales) o AP (cuentas a pagar), lo que permite procesar el pago con s\u00f3lo unos clics.<\/p>\n\n\n\nContenido<\/h2>
El proceso de cuentas a pagar<\/h2>\n\n\n\n
El recorrido de las facturas<\/h2>\n\n\n\n
Tipos de facturas<\/h2>\n\n\n\n
1. Factura de cr\u00e9dito<\/h3>\n\n\n\n
\u00bfPara qu\u00e9 sirve?<\/h4>\n\n\n\n
2. Factura de cargo<\/h3>\n\n\n\n
3. Facturas Proforma<\/h3>\n\n\n\n
4. Facturas provisionales<\/h3>\n\n\n\n
Inconvenientes de la facturaci\u00f3n manual<\/h2>\n\n\n\n
1. El flujo de fondos se interrumpe<\/h3>\n\n\n\n
2. Coste ineficaz<\/h3>\n\n\n\n
3. Errores de procesamiento<\/h3>\n\n\n\n
4. Proceso tedioso<\/h3>\n\n\n\n
5. Impide la productividad<\/h3>\n\n\n\n
6. Violaci\u00f3n de la seguridad<\/h3>\n\n\n\n
7. Facturas que faltan o duplicadas<\/h3>\n\n\n\n
\u00bfPor qu\u00e9 es necesario pasar de la facturaci\u00f3n manual a la automatizada?<\/h3>\n\n\n\n
\u00bfQu\u00e9 es la facturaci\u00f3n automatizada?<\/h2>\n\n\n\n
\u00bfQui\u00e9n puede beneficiarse de la facturaci\u00f3n automatizada?<\/h3>\n\n\n\n
Ventajas de la automatizaci\u00f3n de la gesti\u00f3n de facturas<\/h2>\n\n\n\n
1. Procesamiento m\u00e1s r\u00e1pido de las facturas<\/h3>\n\n\n\n
2. Minimizar los errores<\/h3>\n\n\n\n
3. Evita recargos y retrasos<\/h3>\n\n\n\n
4. Maximizar la transparencia<\/h3>\n\n\n\n
5. Informes y seguimiento<\/h3>\n\n\n\n
6. Reforzar las conexiones con los vendedores<\/h3>\n\n\n\n
7. Aplazar la nueva contrataci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n
8. R\u00e1pido retorno de la inversi\u00f3n y aumento del ahorro<\/h3>\n\n\n\n
\u00bfC\u00f3mo automatizar la gesti\u00f3n de facturas?<\/h2>\n\n\n\n
Paso 1: Captura de datos de la factura<\/h3>\n\n\n\n
Paso 2: Extracci\u00f3n de datos<\/h3>\n\n\n\n
Paso 3: Verificaci\u00f3n de datos<\/h3>\n\n\n\n
Paso 4: Exportaci\u00f3n de datos<\/h3>\n\n\n\n