{"id":1580,"date":"2022-12-07T16:26:00","date_gmt":"2022-12-07T16:26:00","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.graip.ai\/was-ist-automatische-dateneingabe-und-wie-sie-arbeitsablaeufe-optimiert"},"modified":"2024-12-11T11:50:17","modified_gmt":"2024-12-11T11:50:17","slug":"was-ist-automatische-dateneingabe-und-wie-sie-arbeitsablaeufe-optimiert","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/graip.ai\/blog\/de\/was-ist-automatische-dateneingabe-und-wie-sie-arbeitsablaeufe-optimiert","title":{"rendered":"Was ist automatische Dateneingabe und wie sie Arbeitsabl\u00e4ufe optimiert"},"content":{"rendered":"\n<p>Die Dateneingabe besteht aus der Eingabe relevanter Daten in ein digitales System oder eine ERP-Software, nachdem diese aus verschiedenen Dokumenten extrahiert wurden. Es ist der notwendige Teil f\u00fcr Unternehmen, der dabei hilft, die Daten in ein geeignetes computergest\u00fctztes Format zur Optimierung der Arbeitsabl\u00e4ufe umzuwandeln.<\/p>\n\n\n\n<p>Buchhaltungsabteilungen m\u00fcssen zum Beispiel Daten aus bestimmten Teilen von Lieferantenrechnungen extrahieren. Sie k\u00f6nnen spezielle Rechnungsscanner zur Datenextraktion einsetzen und diese Daten dann in ERP-Software f\u00fcr die Buchhaltung oder Finanzberichterstattung eingeben.<\/p>\n\n\n\n<p>Der Prozess der Dateneingabe ist in der Regel manuell und repetitiv. Es braucht viel Zeit und menschliche Ressourcen. Aufgrund dieser Eigenschaft entscheiden sich viele Unternehmen f\u00fcr die Auslagerung der Dateneingabe.<\/p>\n\n\n\n<p>Unabh\u00e4ngig davon, ob die Dateneingabe intern erfolgt oder ausgelagert wird, ist sie nach wie vor ein manueller Prozess, der viele Fehler und Nacharbeiten mit sich bringt. Au\u00dferdem kann es unterschiedliche Datenformate, irrelevante Informationen und Fehler geben. F\u00fcr Unternehmen, die gro\u00dfe Datenmengen verwalten, schlagen sich diese Probleme in zus\u00e4tzlichen Zahlungen und Arbeitsverz\u00f6gerungen nieder.<\/p>\n\n\n\n<p>Aufgrund der Herausforderungen bei der manuellen Dateneingabe kann der Automatisierungsprozess den Unternehmen viel Zeit und Ressourcen sparen. In <a href=\"https:\/\/www.researchandmarkets.com\/reports\/5019068\/global-document-capture-software-market-2021-2025\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">dem Bericht von Research and Markets<\/a> stellen die Analysten fest, dass der globale Markt f\u00fcr Datenerfassung im Zeitraum 2021-2025 voraussichtlich um 3,4 Milliarden Euro wachsen wird.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Automatisierung der Dateneingabe hat sich sp\u00fcrbar auf die Arbeitsabl\u00e4ufe bei den Dienstleistern ausgewirkt. Jetzt k\u00f6nnen diese Unternehmen gr\u00f6\u00dfere Datenmengen als je zuvor verwalten. In dieser Publikation werden wir die Definition, den Prozess, die Anwendungsf\u00e4lle, die Vorteile und die wichtigsten Funktionen der automatischen Dateneingabe er\u00f6rtern.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-yoast-seo-table-of-contents yoast-table-of-contents\"><h2>Inhalt<\/h2><ul><li><a href=\"#h-was-ist-automatische-dateneingabe\" data-level=\"2\">Was ist automatische Dateneingabe?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-welche-phasen-umfasst-die-automatische-dateneingabe\" data-level=\"2\">Welche Phasen umfasst die automatische Dateneingabe?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-sind-die-anwendungsfalle-fur-die-automatische-dateneingabe\" data-level=\"2\">Was sind die Anwendungsf\u00e4lle f\u00fcr die automatische Dateneingabe?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-sind-die-vorteile-der-automatischen-dateneingabe\" data-level=\"2\">Was sind die Vorteile der automatischen Dateneingabe?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-was-sind-die-wichtigsten-funktionen-einer-software-zur-automatischen-dateneingabe\" data-level=\"2\">Was sind die wichtigsten Funktionen einer Software zur automatischen Dateneingabe?<\/a><\/li><li><a href=\"#h-fazit\" data-level=\"2\">Fazit<\/a><\/li><\/ul><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-ist-automatische-dateneingabe\">Was ist automatische Dateneingabe?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen die Dateneingabe mit fortschrittlichen Softwareprodukten automatisieren. Sie verbessern den Dateneingabeprozess, indem sie manuelle Aufgaben beseitigen oder reduzieren. Diese Software extrahiert Daten aus verschiedenen Dateitypen: <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/de\/wie-man-daten-aus-pdf-dokumenten-fuer-unternehmen-extrahiert\">PDFs<\/a>, E-Mails, Websites und Bilder. Anschlie\u00dfend pr\u00e4sentiert die Software die relevanten Daten aus diesen Dokumenten in einem strukturierten Format: XML, JSON oder CSV.<\/p>\n\n\n\n<p>Automatische Dateneingabesoftware verwendet verschiedene moderne Technologien wie <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/de\/ocr-tools-benchmark\">optische Zeichenerkennung<\/a> (OCR), <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/de\/robotergestuetzte-prozessautomatisierung-rpa-was-sie-ist-wie-sie-funktioniert-und-wo-sie-eingesetzt-werden-kann\">robotergest\u00fctzte Prozessautomatisierung<\/a> (RPA) und <a href=\"https:\/\/graip.ai\/blog\/de\/5-einfache-wege-wie-ki-automatisierung-ihren-umsatz-steigern-kann\">k\u00fcnstliche Intelligenz<\/a> (KI). Diese L\u00f6sungen verwalten sich wiederholende Aufgaben, analysieren Dokumente in gro\u00dfen Mengen und sind in der Lage, die Arbeit weiter zu verbessern. Ihre wichtigsten Merkmale sind Genauigkeit, Skalierbarkeit, schnelle Verarbeitung und Flexibilit\u00e4t, um Zeit und Ressourcen zu sparen.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img decoding=\"async\" width=\"719\" height=\"251\" data-src=\"https:\/\/wp.graip.ai\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/ade1_485ea4d9a8.webp\" alt=\"Rolle der KI bei der automatischen Dateneingabe, Graip.AI\" class=\"wp-image-336 lazyload\" src=\"data:image\/gif;base64,R0lGODlhAQABAAAAACH5BAEKAAEALAAAAAABAAEAAAICTAEAOw==\" style=\"--smush-placeholder-width: 719px; --smush-placeholder-aspect-ratio: 719\/251;\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Die Rolle der KI bei der automatischen Dateneingabe<\/p>\n\n\n\n<p>Die automatisierte Dateneingabe hilft den Mitarbeitern, sich auf taktische und strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich wiederholende und eint\u00f6nige Arbeiten auszuf\u00fchren. Diese Arbeitsweise erh\u00f6ht die allgemeine Produktivit\u00e4t, die Zeit und das Ergebnis.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-phasen-umfasst-die-automatische-dateneingabe\">Welche Phasen umfasst die automatische Dateneingabe?<\/h2>\n\n\n\n<p>Der effiziente End-to-End-Ansatz zur Automatisierung der Dateneingabe besteht aus den folgenden 5 Schritten:<\/p>\n\n\n\n<p>Der Prozess der automatischen Dateneingabe<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1. Dokumente hochladen<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen erhalten Rohdaten, die unstrukturiert, teilweise unlesbar und irrelevant sein k\u00f6nnen. Diese Daten liegen in verschiedenen Formen vor: Bilder, Dokumente und gescannte Dateien. Im ersten Schritt werden die Daten in ein System oder direkt in die Software zur weiteren Extraktion und Automatisierung importiert.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2. Vorverarbeitung der Dokumente<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>In diesem Schritt bereitet die Software die Rohdaten auf und konvertiert sie in ein maschinenlesbares Format. Dieser Prozess wird durch fortschrittliche OCR-, KI- und ML-Technologien realisiert, deren F\u00e4higkeiten Algorithmen beim Lesen und Analysieren von Dokumenten helfen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3. Erkennen und Extrahieren von relevanten Daten<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Dieser Schritt zielt darauf ab, nur relevante Daten zu erkennen und zu extrahieren. Sie k\u00f6nnen den Algorithmus der Software f\u00fcr die automatische Dateneingabe darauf trainieren, die gew\u00fcnschten Datenfelder zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4. Validierung der extrahierten relevanten Daten<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Zu diesem Zeitpunkt f\u00fchrt die Software eine Daten\u00fcberpr\u00fcfung durch. Sie basiert auf konfigurierten \u00dcberpr\u00fcfungsregeln. Sie k\u00f6nnen diesen Schritt manuell oder halbautomatisch durchf\u00fchren. Die extrahierten Daten k\u00f6nnen auf ihre Richtigkeit \u00fcberpr\u00fcft und bei Bedarf verbessert werden.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>5. \u00dcbertragen der extrahierten relevanten Daten<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Der letzte Schritt der automatischen Dateneingabe besteht im Import der Daten in eine geeignete Datenbank oder ein System. Die Daten k\u00f6nnen als strukturierte Ausgabe in verschiedenen Formaten pr\u00e4sentiert werden: JSON, XML, Exel und CVS. So k\u00f6nnen Sie beispielsweise extrahierte Daten in Buchhaltungsdatenbanken oder ERP-Software f\u00fcr weitere Zahlungen oder Prognosen senden.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sind-die-anwendungsfalle-fur-die-automatische-dateneingabe\">Was sind die Anwendungsf\u00e4lle f\u00fcr die automatische Dateneingabe?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen mit unterschiedlichen Prozessstrukturen und Zielen k\u00f6nnen viele Vorteile aus der Automatisierung der Dateneingabe ziehen. Die h\u00e4ufigsten F\u00e4lle von <a href=\"https:\/\/graip.ai\/de\">Graip.AI<\/a>-Kunden sind:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Datenextraktion aus Rechnungen, Quittungen, <a href=\"https:\/\/graip.ai\/de\/anwendungsfalle\/bestellung\">Bestellungen<\/a> und Kontoausz\u00fcgen zur Durchf\u00fchrung von Buchhaltungs- und Finanzaufgaben;<\/li>\n\n\n\n<li>Erfassung und Speicherung relevanter Daten f\u00fcr den Kundenservice;<\/li>\n\n\n\n<li>Datenextraktion f\u00fcr schnellere und genauere HR-Prozesse;<\/li>\n\n\n\n<li>Erstellung von korrekten Berichten auf der Grundlage der gesammelten Gesch\u00e4ftsdaten;<\/li>\n\n\n\n<li>die Umsetzung des &#8220;Know Your Customer&#8221;-Prozesses (KYC), der die \u00dcberpr\u00fcfung des Personalausweises und anderer Dokumente umfasst, um die Identit\u00e4t, die Eignung und die Risiken einer Gesch\u00e4ftsbeziehung zu \u00fcberpr\u00fcfen;<\/li>\n\n\n\n<li>Scraping von Dokumenten und Websites zur Datensammlung und -analyse.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sind-die-vorteile-der-automatischen-dateneingabe\">Was sind die Vorteile der automatischen Dateneingabe?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen von der Integration der automatischen Dateneingabe auf vielf\u00e4ltige Weise profitieren. Der wichtigste Grund ist die M\u00f6glichkeit, sich auf taktische und strategische Ziele zu konzentrieren, anstatt manuelle Dateneingaben vorzunehmen. Es gibt noch einige andere Vorteile f\u00fcr Unternehmen:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>1. H\u00f6here Genauigkeit<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die Software f\u00fcr die automatische Dateneingabe nutzt fortschrittliche Technologien wie KI und ML f\u00fcr eine hochpr\u00e4zise Extraktion und eine Minimierung der Nachbearbeitung. Die Algorithmen dieser Technologien sind effizient f\u00fcr die Fehlerreduzierung und die Verwaltung von Datenbeschr\u00e4nkungen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>2. Niedrigere Gesamtkosten<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die automatische Dateneingabe tr\u00e4gt dazu bei, die Betriebskosten zu senken, indem manuelle Fehlerprozesse optimiert werden. Unternehmen k\u00f6nnen zus\u00e4tzliche Kosten vermeiden, indem sie die manuelle Dateneingabe auslagern und Spezialisten daf\u00fcr anstellen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>3. Gesparte Zeit<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die automatisierte Dateneingabe reduziert den Zeitaufwand f\u00fcr Dokumente und Datenverarbeitung erheblich. Die Technologie spart 75 % der Zeit f\u00fcr die monotone manuelle Dateneingabe.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>4. H\u00f6here Skalierbarkeit<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die Technologie hilft bei der Verarbeitung unbest\u00e4ndiger Dokumentenmengen im Laufe des Jahres und bei saisonalen oder sogar unvorhergesehenen Schwankungen des Dateneingabebedarfs.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>5. Gesteigerte Produktivit\u00e4t<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen zugewiesene Ressourcen f\u00fcr die automatische Dateneingabe nutzen und erhalten mehr Produktivit\u00e4t und Einfluss auf das Ergebnis.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>6. St\u00e4rkeres Engagement der Mitarbeiter<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>W\u00e4hrend Ihr Unternehmen monotone manuelle Arbeiten reduziert, zeigen Ihre Mitarbeiter mehr Engagement bei taktischen und strategischen Aufgaben.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>7. Intelligente Datenverarbeitung und -speicherung<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Die auf <a href=\"https:\/\/graip.ai\/de\/technologie\" class=\"broken_link\">KI-Technologie<\/a> basierende Software kann bestimmte Dokumenttypen und Quellen klassifizieren.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sind-die-wichtigsten-funktionen-einer-software-zur-automatischen-dateneingabe\">Was sind die wichtigsten Funktionen einer Software zur automatischen Dateneingabe?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unternehmen k\u00f6nnen ihre endg\u00fcltige Entscheidung \u00fcber die Implementierung der automatischen Dateneingabe auf der Grundlage der wichtigsten Merkmale dieser Technologie treffen.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Die F\u00e4higkeit, verschiedene Formen von Daten zu identifizieren und zu klassifizieren.<\/li>\n\n\n\n<li>Integration in ERP-Systeme und Automatisierungstools.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine Schnittstelle zur Datenvalidierung f\u00fcr manuelle \u00dcberpr\u00fcfungen.<\/li>\n\n\n\n<li>\u00dcberpr\u00fcfungsregeln, um Benutzer vor der Notwendigkeit einer manuellen Daten\u00fcberpr\u00fcfung zu warnen.<\/li>\n\n\n\n<li>Eine Low-Code- oder No-Code-Umgebung, die nicht von vielen Entwicklern unterst\u00fctzt werden muss.<\/li>\n\n\n\n<li>Echtzeit-Ausl\u00f6ser zur Organisation und Automatisierung eines Arbeitsprozesses.<\/li>\n\n\n\n<li>Fortschrittliche KI- und ML-Funktionen, die der automatisierten Software helfen, bei jeder Interaktion zu lernen und sich weiterzuentwickeln.<\/li>\n\n\n\n<li>Die M\u00f6glichkeit, verschiedene Dateitypen wie PDF, JPEG, E-Mail, Exel und CSV zu verarbeiten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit\">Fazit<\/h2>\n\n\n\n<p>Laut der <a href=\"https:\/\/www.gartner.com\/en\/newsroom\/press-releases\/2019-10-02-gartner-says-robotic-process-automation-can-save-fina\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">Gartner-Studie<\/a> kann die RPA-Technologie bei Finanzunternehmen mit 40 Vollzeitmitarbeitern in der Buchhaltung fast 25.000 Stunden pro Jahr zu Kosten von 830.000 \u20ac einsparen. Wie wir bereits erw\u00e4hnt haben, ist RPA ein wesentlicher Bestandteil der automatischen Dateneingabe. Diese Ergebnisse zeigen, dass die automatische Dateneingabe f\u00fcr Unternehmen in den n\u00e4chsten Jahrzehnten gro\u00dfe Chancen hat. Die automatisierte Dateneingabe besteht aus 5 einfachen Schritten: Hochladen, Vorprozessierung, Erkennung und Extraktion, Validierung und \u00dcbertragung in Datenbanken oder ERP-Systeme.<\/p>\n\n\n\n<p>Der automatisierte Dateneingabeprozess verbessert die Arbeit verschiedener Gesch\u00e4ftsbereiche erheblich: Finanzwesen, <a href=\"https:\/\/graip.ai\/de\/buchhaltung\">Buchhaltung<\/a>, <a href=\"https:\/\/graip.ai\/de\/hr\">Personalwesen<\/a>, Kundendienst, Berichtswesen, Big Data-Analyse, Sicherheit und Risikomanagement.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Vorteile der automatischen Dateneingabe beeindrucken durch ihre Vielfalt und Notwendigkeit f\u00fcr Unternehmen. Sie profitieren von h\u00f6herer Genauigkeit, geringeren Gesamtkosten, Zeitersparnis, h\u00f6herer Skalierbarkeit und Flexibilit\u00e4t, gesteigerter Produktivit\u00e4t, h\u00f6herem Engagement der Mitarbeiter und intelligenter Datenverarbeitung und -speicherung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Dateneingabe besteht aus der Eingabe relevanter Daten in ein digitales System oder eine ERP-Software, nachdem diese aus verschiedenen Dokumenten extrahiert wurden. Es ist der notwendige Teil f\u00fcr Unternehmen, der dabei hilft, die Daten in ein geeignetes computergest\u00fctztes Format zur Optimierung der Arbeitsabl\u00e4ufe umzuwandeln. Buchhaltungsabteilungen m\u00fcssen zum Beispiel Daten aus bestimmten Teilen von Lieferantenrechnungen extrahieren. 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